Stellenbeschreibungen und Organisation: 20 wichtige Anforderungen

Vor Einführung bzw. Erstellung von Stellenbeschreibungen sind einige wichtige grundsätzliche Fragen zu beantworten und Überlegungen anzustellen, welche den Nutzen, den Aufwand und die Qualität von Stellenbeschreibungen erheblich beeinflussen.

Stellenbeschreibungen sind heute, mehr denn je, ein wertvolles und wichtiges Führungs- und Organisationsinstrument. Doch deren Erstellung und Pflege erfordert Zeit, Know-how und personelle Ressourcen.

Die Bedeutung von Stellenbeschreibungen widerspiegelt sich in deren breitem Einsatzspektrum, welches von Arbeitszeugnissen und Stellenbesetzungen über Reorganisationsmassnahmen und Zielvereinbarungen bis hin zu Mitarbeitereinführungen und Personalplanung reicht.

Wichtige vorab zu stellende organisatorische Fragen, auch zur Sicherstellung der Qualität und Aktualität, sind:

1. Welches sollen die Hauptverwendungszwecke sein?
2. Welche Quellen und Informationen stehen zur Verfügung?
3. Wie soll die Struktur/Gliederung aufgebaut sein?
4. Wie kann die Vergleichbarkeit besser ermöglicht werden?
5. Welches sind Muss-Positionen, welches Soll-Positionen?
6. Wer ist federführend und trägt die Verantwortung?
7. Wer ist mit welchen Aufgaben involviert?
8. Wie wird die Aktualisierung sichergestellt und organisiert?
9. Welche Überzeugungsarbeit wird zur Akzeptanz geleistet?
10. Steht die Geschäftsleitung dahinter und nimmt Stellung?
11. Sind die Umfänge nach Positionen/Funktionen definiert?
12. Sind die Detaillierungsgrade grob definiert?
13. Bestehen Instruktionen und Vorgaben zur Erstellung?
14. Wie werden Mitarbeiter/Stelleninhaber einbezogen?
15. Ist jedermann klar, welche Aufgaben und Pflichten er hat?
16. Welches sind die unternehmensspezifischen Positionen?
17. Wie flexibel und ausbaufähig sind Stellenbeschreibungen?
18. Werden nur relevante Informationen erfasst?
19. Bündelung mit welchen anderen Instrumenten?
20. Sind Stellenziele ebenfalls konkret enthalten?

Aktualisierung von Stellenbeschreibungen 

Dieser Aspekt ist äusserst wichtig, damit Stellenbeschreibungen ihren Zweck erfüllen und die notwendige Akzeptanz erzielen können. Veraltete Stellenbeschreibungen können mehr Schaden anrichten, als helfen.

Am besten ist es, wenn beispielsweise die Personalabteilung die Gesamtverantwortung und die Koordination und Organisation übernimmt. Dabei sollten Mitarbeiter und Linienvorgesetzte aufgefordert werden, die Aktualisierung sicherzustellen. Eine Kurzveranstaltung, an der aktuelle Beispiele vorgestellt werden, eine Anlaufstelle für Fragen und klare Verantwortlichkeiten tragen zur gewissenhaften Aktualisierung bei.
Effiziente und kurze Abläufe

Kleine Teams mit klaren Terminen und einfachen wenigen Schritten der Realisierung und Abläufe helfen, die Updatings effizient und zielgerichtet vorzunehmen. Dabei ist eine klare Information, wer, was, wann, womit mit welchem Zweck und Ziel zu machen hat, der jeweils beste Weg.