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Mitarbeitergesprächs-Vorlage für Zielvereinbarungen

Zielvereinbarungen sind ein Führungsinstrument, dessen Grundprinzipien von Mitarbeitern richtig verstanden werden sollten. Dieses Mustergespräch zeigt, wie ein Gespräch mit welchen Informationen und in welcher Struktur ablaufen kann.

Gesprächseröffnung
Im Hinblick auf unsere Zielvereinbarungsgespräche möchte ich Sie nachfolgend über einige wichtige Punkte informieren. Diese sind für das Verständnis und den Ablauf von Zielvereinbarungen wichtig.

Das Prinzip der Zielvereinbarungen
Zielvereinbarungen und das Führen von Zielvereinbarungsgesprächen sind ein modernes und wichtiges Führungs- und Beurteilungsinstrument. Es orientiert sich an quantitativ und qualitativ vereinbarten Zielen. Das Instrument der Zielvereinbarung dient letztlich dazu, eine Ausrichtung auf den Gesamterfolg des Unternehmens auf eine verpflichtende und partnerschaftliche Art und Weise zu erreichen. Wichtig ist dabei, dem Wort „Vereinbarung“ Bedeutung zu geben, d.h. Ziele wirklich gemeinsam, mit beiderseitigem Einverständnis – wie es der Begriff meint – zu vereinbaren. Darauf lege auch ich besonderen Wert.

Informationen zum Ablauf
Nun mehr zum Ablauf und zu den einzelnen Schritten, denn ein systematischer Ablauf ist für das Gelingen sehr wichtig. Er stellt sicher, dass die Prinzipien eingehalten werden und die Zielsetzungen einen wirklich verpflichtenden Charakter haben. Es sind dies vor allem:

  • Ziel-Eruierung und Zielvereinbarung
  • Termine zur Erfolgskontrolle
  • Unterstützende Massnahmen festlegen
  • Überprüfung der Zielerreichung
  • Defizite und deren Ursachen eruieren
  • Massnahmenplan zur Beseitigung von Defiziten

Anforderungen an Ziele

  • Sie sollten spezifisch, möglichst präzise, verständlich sein,
  • Sie sollten umsetzbare Handlungsanweisungen enthalten konstruktiv und positiv formuliert werden
  • messbar sein, weil nur messbare Ziele auch überprüfbar sind
  • fordernd und fördernd sein, denn je anfordernder ein Ziel ist, desto grösser die Herausforderung
  • realistisch und terminlich schriftlich festgehalten werden
  • verbindlich sein, damit der Verpflichtungscharakter verstärkt wird

Informationen zum Wesen der Gespräche
Ausserdem sollten Meilensteine vereinbart werden, an denen kontrolliert wird, ob das Ziel erreicht werden wird oder nicht. Die Art und Weise unserer Zielerreichungs-Zwischengespräche sollten mit Terminen und Vorbereitungen und den Kriterien, mit denen sie gemessen werden, möglichst konkret festgehalten werden.

Mitwirkung und Selbsteinschätzung des Mitarbeiters
Gerade auch bei der Zielvereinbarung ist Ihre aktive Mitwirkung von entscheidender Bedeutung. Die Ziele müssen von Ihnen verstanden und nachvollzogen werden und vor allem in Bezug zu übergeordneten Abteilungs- und Unternehmenszielen gebracht werden können. Deren Einfachheit, Motivationswirkung, Messbarkeit und Herausforderungswirkung ist oft entscheidend.

Bei unseren Zielerreichungsgesprächen ist es immer auch wichtig, den Fokus auf künftige Anforderungen zu richten und wichtig, dass Sie stets eine konstruktive Grundhaltung einnehmen. Meine Aufgabe und Pflicht ist es, Sie einzubinden und nur Ziele zu formulieren, hinter denen auch Sie stehen können.

Frage des Mitarbeiters
Was geschieht, wenn wir uns aber nicht einig werden und ich zum Beispiel ein Ziel als unerreichbar oder unrealistisch betrachte?

Antwort des Gesprächsführers
Diese Frage ist absolut berechtigt, aber sie ist schwierig zu beantworten. Man sucht dann das Gespräch, verändert die Höhe oder Schwierigkeit des Ziels, versucht die Voraussetzungen zu verbessern oder mehr Unterstützung zu geben. Es kann schon einmal passieren, dass ich an einem Ziel festhalten muss, weil es für unsere Abteilung oder das Unternehmen von besonderer Bedeutung ist. Doch dann müssten wir beide sehr aktiv daran arbeiten und einander helfen, es, trotz kritischer Beurteilung Ihrerseits, erreichen zu können.

Fragen an Mitarbeiter zum Abschluss
Ich bitte Sie, sich folgende Fragen durch den Kopf gehen zu lassen und sich darüber Gedanken zu machen. Machen Sie sich doch dazu Notizen, damit wir dann bei den Gesprächen schriftliche Unterlagen haben und nichts wichtiges vergessen geht.

  • Was motiviert Sie beim Erreichen von Zielen ganz besonders, was bereitet Ihnen am meisten Befriedigung?
  • In welchen Bereichen kann ich persönlich, als Ihr Vorgesetzter, Sie bei der Erreichung der von uns vereinbarten Ziele am wirkungsvollsten unterstützen?
  • Welche der besprochenen Ziele beanspruchen Ihre Talente, persönlichen Fähigkeiten und Interessen auf ganz besondere Weise?
  • Welches sind nach Ihrer Einschätzung die wichtigsten Voraussetzungen zur Erreichung dieser Ziele?
  • Welche Art von Zielen spornt Sie am meisten an und ist für Sie die grösste Herausforderung?
  • Fragen während und nach der Zielvereinbarung

Bei der Formulierung der Ziele und während und nach deren Vereinbarung sind dann besonders die folgenden Fragen wichtig und zieldienend:

  • Bei welchen Zielen können Sie die wertvollsten Beiträge leisten?
  • Welche Probleme könnten Sie nach Ihrer Einschätzung am ehesten an der Zielerreichung hindern?
  • Was hat Sie – durchaus kritisch beurteilt – am meisten an der Erreichung des letztjährigen Ziels gehindert?
  • Wenn Sie Unternehmer wären und sich für dieses persönlich drei Ziele festlegen müssten, welche wären dies?
  • Welches sind die für Sie wertvollsten und effektivsten Hilfestellungen, die Sie beim Erreichen der Ziele am meisten unterstützen?
  • Welche wichtigsten Anforderungen stellen die vereinbarten Ziele an Sie persönlich und unsere Zusammenarbeit?

Vorteile der schriftliche Formn von Vereinbarungen
Zwang zur Strukturierung und Systematik
Psychologische Wirkung des Verpflichtungsgrades
Eine Art Vertrag, auf den jederzeit zurückgegriffen werden kann
Wichtige Unterlage für kommende Mitarbeiterbeurteilungen
Informationsquelle (Stellenbeschreibung, Arbeitszeugnisse)

Die Rolle des Vorgesetzten
Bei unseren Gesprächen und Zielvereinbarungen habe ich als Ihr Vorgesetzter auch einige klare Aufgaben und Verpflichtungen zu erfüllen. Sie können mich oft als eine Art Coach betrachten. Ich agiere dabei oft als „Helfer zur Selbsthilfe“, sollte ein dialogfähiger, respektierender und anspornender Partner sein, Ihnen permanentes konstruktives Feedback geben und Sie ermutigen, zielgerichtete Veränderungsmöglichkeiten umzusetzen. Und besonders gilt auch, Ihnen gegenüber nicht als Lehrmeister sondern als Partner auftreten.

Gesprächsabschluss des Vorgesetzten
Das sind für den Moment die wichtigsten Informationen. Einiges wird hinzukommen, wenn wir die Gespräche dann führen. Wenn aber noch wichtige Fragen unbeantwortet blieben oder Sie der eine oder andere Punkt beschäftigt, können Sie ohne weiteres zu mir kommen und dies besprechen. Meine Tür ist dafür immer offen.


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