Schneller, präziser, spezifischer: HR-Texte mit ChatGPT verbessern

Der Kernnutzen von ChatGPT liegt häufig in der Kommunikation und der Erstellung von Texten. HR-Texte mit ChatGPT ermöglichen es, in kürzester Zeit präzise und überzeugend formulierte Dokumente zu erstellen und mehr Sicherheit im schriftlichen Ausdruck zu gewinnen.

Die jeweils genannten Beispiele sind sogenannte Prompts (Anweisungen, Befehle an ChatGPT), also Formulierungen von Fragen, wie sie an ChatGPT so oder auf ähnliche Weise gestellt werden können.

Der KI eine Rolle zuweisen: Du bist jetzt mein Schreibcoach

Legen Sie ggf. genau fest, welche Funktion die KI in Ihrem Schreibprozess übernehmen soll. Soll sie z.B. als Assistentin bei der Ideenfindung für innovative HR-Strategien, als Lektorin bei der Überarbeitung von HR-Kommunikationsmaterial oder als Recruiting-Expertin fungieren? Sogar die Rolle eines Professors oder Wissenschaftlers kann ChatGPT übernehmen. So entstehen spannende und interessante Veränderungen und Texte. Diese Technik wird auch “Act as”-Methode genannt. Prompt-Beispiel: “Hilf mir als Lektorin bei der Optimierung eines Leitfadens zur Mitarbeitermotivation”.

Prompts: Spezifisch, klar und genau sollen sie sein

Eine der wichtigsten Empfehlungen: Geben Sie der KI klare und detaillierte Anweisungen, eventuell mit Kontext, Stil und Zielgruppe. Diese Anweisungen oder Fragen an ChatGPT werden Prompts genannt. Statt “Erstelle einen Bericht über das Homeoffice”, sagen Sie: “Erstelle eine Analyse über die Auswirkungen des Homeoffice auf die Mitarbeiterzufriedenheit und die Unternehmenskultur, adressiert an Führungskräfte in einem professionellen Stil mit Beispielen aus der Praxis”.

Noch mehr Anweisungen für noch mehr Konsistenz

Nutzen Sie die Möglichkeit, spezifische Vorgaben für die Texterstellung zu machen, die einheitlich angewendet werden. Definieren Sie z.B. die bevorzugte Terminologie im Bereich Personalentwicklung, eine bestimmte Struktur eines Textes, Themenschwerpunkte, fachliches Niveau und vieles mehr. Dies ist Teil des obigen Themas der spezifischen Formulierung von Aufforderungen. Wie genau und detailliert diese jedoch im Einzelfall sein müssen, hängt von den Anforderungen, der Zielgruppe, der Relevanz und dem Thema ab.

ChatGPT mit Beispieltexten unter die Arme greifen

Beispieltexte als Referenz und Grundlage für einen gewünschten Text konkretisieren die Erwartungen und richten die Texte genauer auf die Informationswünsche aus. Dies kann sich auf Inhalt, Wortwahl, fachliches Niveau, Professionalität, Stil, Konkretisierungsgrad und mehr beziehen (was auch im Prompt präzisiert werden kann). Dies können Beispiele aus Arbeitszeugnissen, Auszüge aus HR-Konzepten oder Richtlinien sein. Auch Website-Links können als Quellen dienen. Prompt-Beispiel: “Nimm bitte den folgenden Beispieltext aus unserem Home-Office-Reglement als Grundlage”.

Schritt für Schritt zum Ziel: Optimierung mit Follow-ups

Nutzen Sie die Möglichkeit, Ihre Vorgaben durch sogenannte Follow-ups schrittweise zu verfeinern. Beginnen Sie mit einem allgemeinen Rahmen und spezifizieren Sie Ihre Anforderungen iterativ im Sinne eines Dialogs durch Rückmeldungen. Nachfragen können auch Präzisierungen oder abweichende Informationswünsche sein. Prompt-Beispiel: “Ergänze die Analyse um aktuelle Studienergebnisse, Homeoffice und dessen Einfluss auf die Work-Life-Balance”. Schreibe dann ein Fazit und nenne drei bis vier Beispiele”.

Ordnung in den Text bringen: Gliederungen erstellen lassen

Für eine systematische Übersicht und einen logischen Aufbau kann man sich von ChatGPT auch eine Gliederung erstellen lassen. Nach einer Gliederung können in einem zweiten Schritt auch Texte zu den Gliederungspunkten angefordert werden. Prompt-Beispiele: “Erstellen Sie eine Gliederung mit 12 Themen für eine Personalstrategie”. Wichtige Stichworte sind Recruiting, Employer Branding, Digitalisierung, Unternehmenskultur, Erfolgskontrolle. Gib mir zu diesen Punkten exemplarisch drei klare Zielformulierungen. Schritt 2: “Gib mir zu jedem dieser Punkte Beispiele in 5-6 Sätzen”.

Wenn Ideen fehlen: HR-Texte mit ChatGPT können sogar kreativ sein

Überwinden Sie Schreibblockaden, indem Sie die KI nach kreativen Einstiegen für HR-bezogene Texte fragen. Prompt-Beispiel: “Formuliere drei einleitende Sätze für ein Rundschreiben zur Einführung eines neuen Weiterbildungsprogramms”. Oder wenn die spannende Überschrift einfach nicht gelingen will: “Gib mir für diesen Artikel fünf Ideen für eine spannende und aufmerksamkeitsstarke Überschrift”. “Schlage mir einige Ideen für meine Karriere-Website vor, die besonders erfolgreich sind und einem modernen Employer Branding entsprechen”.

Ausgabeform oder Textart bestimmen: Checkliste oder Tabelle?

Das macht Texte abwechslungsreicher, lockert sie auf oder richtet sie besser auf bestimmte Themen und Zielgruppen aus. Beispiele: Erstellen Sie zu diesem Thema eine Checkliste, eine Handlungsanleitung, eine Dokumentation, eine Aufzählung, eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, einen Merksatz oder eine Tabelle (sogar Spalten sind möglich).

Sogar das schafft ChatGPT: Multiple-Choice-Fragen

Für die Aus- und Weiterbildung oder einen kurzen Test am Ende eines Onboardings können Multiple-Choice-Fragen (Mehrfachauswahl von Antworten) interessant sein. Auch das ist mit ChatGPT möglich. Beispiel: “Stelle mir 10 Multiple-Choice-Fragen zum Thema Unternehmenskultur mit mittlerem Schwierigkeitsgrad”.

Unterschiedliche Informationsformen: Trends oder Fallbeispiele?

Je nach Text und Thema können unterschiedliche Inhalte einen Text anreichern. Dies können z.B. Fallstudien, Fallbeispiele, Forschungsergebnisse, Best Practices, Trends oder Expertenmeinungen sein. Prompt-Beispiel: “Schreibe mir einen Fachtext zum Thema Digitalisierung in der Personalentwicklung und füge aktuelle Fallstudien und Forschungsergebnisse hinzu”.

Zielgruppe und Verständlichkeit: An wen richtet sich der Text?

HR-Texte mit ChatGPT helfen auch, die Ausrichtung auf bestimmte Mitarbeitersegmente zu präzisieren und die Verständlichkeit schwieriger Themen zu verbessern. Prompt-Beispiele: “Verkürze diesen Bericht und vereinfache die Aussagen”. Oder: “Formuliere diesen Bericht so um, dass ihn auch Auszubildende verstehen”. Oder: “Erkläre den Begriff Blended Learning so, dass ihn auch ein Kind versteht”.

ChatGPT soll sich kurzfassen: Angaben zum Textumfang

Sie können ChatGPT auch Vorgaben zum gewünschten Textumfang und zur Textlänge machen – am besten mit der Anzahl der Wörter. Es funktioniert aber auch mit der Anzahl der Sätze, Absätze, Zeichen oder Seiten. Das hat den positiven Nebeneffekt, dass ChatGPT sich auf das Wesentliche beschränkt. Allerdings nimmt es ChatGPT damit nicht immer so genau. Prompt-Beispiel: “Der Text sollte ca. 700 Wörter lang und in vierzeilige Absätze unterteilt sein” oder “Die Nachricht sollte nicht länger als 60 Wörter sein”. Auch der Prompt “Verkürze diesen Text um die Hälfte” ist möglich.

Selbst das schafft ChatGPT: ein HR-Konzept

Erstaunlich, dass selbst solch anspruchsvolle Texte möglich sind. Sie erfordern allerdings präzise, klare, spezifische und detaillierte Prompts mit wichtigen Schlüsselwörtern für die inhaltlichen Schwerpunkte, das Ziel und den Charakter des Konzepts. Diese Beispielaufgabe kombiniert aktuelle Trends im Personalwesen mit bewährten Methoden und fordert eine kreative Lösung: “Entwickeln Sie ein detailliertes Konzept für ein innovatives Onboarding-Programm, das digitale Lernmodule, interaktive Teamaktivitäten und individuelle Coachingsitzungen integriert, um die Mitarbeiterbindung und das Engagement neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu fördern”.

Die Perspektive der Zielgruppe einnehmen: Wissen, was Leser wissen wollen

Gerade bei Mitarbeiterinformationen oder Rundschreiben ist es wichtig, sich in die Zielgruppe, also die Adressaten, hineinzuversetzen. So erfährt man mehr über deren Bedürfnisse, wie sie denken, welche Erwartungen sie an Texte haben, wo mögliche Informationslücken liegen und vieles mehr. Dies ist auch beim Onboarding möglich. Beispielaufforderung: „Denke wie ein neuer Mitarbeiter und sage mir, was für ihn wichtig ist und wie ich seinen ersten Arbeitstag positiv und interessant gestalten kann“.

Gendergerechte Sprache: Aber bitte mit Sternchen

ChatGPT kann Texte auch so schreiben oder umformulieren, dass sie einem gendergerechten Sprachstil entsprechen. Dazu gehören die Verwendung geschlechtsneutraler Formulierungen, das Binnen-I, der Gender-Gap, das Sternchen und alternative Formulierungen, die vermeiden, dass sich Personen aufgrund ihres Geschlechts ausgeschlossen fühlen. Ein Beispiel-Prompt: Schreibe mir diese Mitarbeitermitteilung bitte in gendergerechter Sprache mit dem Sternchen”.

Eigene Texte analysieren: sich selbst prompten

Um zu erfahren, wie ChatGPT Ihre eigenen Texte analysiert und wie man einen passenden Prompt erstellt, der Ihrem Stil nahe kommt, kann man auch eigene Texte analysieren lassen. Dies ist auch für einen Lerneffekt interessant und zeigt, wie ChatGPT Texte analysiert und worauf bei Ihrem Text geachtet wird. Ein Beispiel-Prompt: “Analysiere bitte den folgenden Text auf Stil, Sprache, Satzaufbau und Wortschatz und erstelle einen strukturierten Prompt”.

In fünf Minuten zur gewünschten Stellenanzeige

Eine einfache Struktur mit Stichworten (Unternehmensprofil, Stellenbeschreibung, Anforderungsprofil) reicht bereits aus. Auch hier können Beispieltexte (aus bestehenden Stellenanzeigen oder Stellenbeschreibungen) die Ergebnisse deutlich verbessern. HR-Texte mit ChatGPT können den Anzeigentext und die Stellenbeschreibung auch für Suchmaschinen optimieren und genau auf Zielgruppen ausrichten. ChatGPT kann auch die Beschreibung von Wunschkandidaten übernehmen. Prompt-Beispiel: „Verfasse mir aus diesen Stichworten eine Stellenanzeige für einen Webdesigner, die die Stelle attraktiv beschreibt und in der Sprache auf die Zielgruppe ausgerichtet ist. Beachte auch die SEO-Optimierung“.

Zusammenfassungen: Eine Stärke von ChatGPT

Zusammenfassungen sind eine Stärke von ChatGPT, da es Wiederholungen und Strukturen sehr gut erkennt. Große Textmengen können so mit den Schlüsselinformationen verständlicher gemacht werden. Dies ist sogar mit PDF-Dokumenten möglich, die hochgeladen werden können. Oft ist es sinnvoll, eine zusätzliche Anweisung zu geben, wie z.B. den Text neben der Zusammenfassung verständlicher zu formulieren oder den Textumfang zu begrenzen. Prompt-Beispiel: “Fasse diese Hausordnung zusammen und hebe die wichtigsten Informationen hervor”.

Konstruktives Feedback einholen: Sag mir, wie gut mein Text ist

Nutzen Sie AI auch, um konstruktive Kritik zu Ihren HR-Texten zu erhalten. Bitten Sie um eine ehrliche Bewertung und um Verbesserungsvorschläge für Formulierungen und Anweisungen. Prompt-Beispiel: “Formuliere diesen Text präziser und verbessere ihn sprachlich. Oder: “Sag mir, wo und wie ich diesen Text verbessern kann. Oder: “Bewerte diesen Text auf einer Skala von 1 sehr schlecht bis 6 sehr gut”.

Professionelle Texte mit Niveau sollen es sein

Für professionelle Fachtexte, Berichte, Reports und mehr kann man ChatGPT in eine bestimmte, d.h. entsprechende Rolle schlüpfen lassen. Prompt-Beispiel: “Du bist jetzt mein HR-Experte für Mitarbeiterbindung. Schreibe mir einen Fachtext mit den 10 wichtigsten Erfolgsfaktoren der Mitarbeiterbindung für unsere Führungskräfte”.

Schreib bitte wie ein Mensch: Auf natürlicheren Schreibstil achten

Wer viel mit ChatGPT arbeitet, stellt schnell fest, dass dieser manchmal einen roboterhaften, uniformen Schreibstil hat, der einen Text auch schnell als von ChatGPT erstellt erkennen lässt. Tatsächlich kann man ihm eine einfache Anweisung geben: “Schreibe wie ein Mensch” – und es funktioniert. Genauer gesagt: “Verwende natürliche Sprache und Begriffe und Sätze, wie sie in einem Gespräch verwendet werden”. ChatGPT neigt übrigens dazu, bestimmte Standardformulierungen immer wieder zu wiederholen.

Ich wills genauer haben: Präzision von Begriffen verbessern

Nutzen Sie KI, um die Genauigkeit und Angemessenheit von Begriffen in HR-Dokumenten zu überprüfen. Verbessern Sie so die Qualität und Zielgerichtetheit Ihrer Kommunikation und professionalisieren Sie Ihre Dokumente. Prompt-Beispiel: “Nenne mir Synonyme für Mitarbeiterführung und Mitarbeiterbeurteilung. Oder: Verbessere und professionalisiere die HR-Fachbegriffe in diesem Text”.

Metaphern und Vergleiche gewünscht?

Reichern Sie HR-Texte mit Vergleichen und Metaphern an, um komplexe Themen verständlich und ansprechend zu vermitteln. Bitten Sie die AI um kreative Vorschläge, die das Interesse Ihrer Zielgruppe wecken. Prompt-Beispiele: “Vergleiche die Bedeutung und den Nutzen einer Mitarbeiterbeurteilung mit einem Alltagsbeispiel”. Oder: “Füge Metaphern, Vergleiche oder andere bildhafte Elemente hinzu, um diese Aussage für Blended Learning anschaulicher, interessanter und verständlicher zu machen.

Nicht gleich aufgeben, wenn ChatGPT unbefriedigend antwortet

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Texte zu verbessern, wenn sie nicht den Erwartungen entsprechen: 1. Synonyme verwenden (das allein kann schon viel bewirken). 2. Die Frage umformulieren. 3. Auf Englisch prompten. 4. Zielgruppe und/oder Kontext präzisieren. 5. Verwendungszweck des Textes angeben oder präzisieren. 6. ChatGPT eine (andere) Rolle zuweisen, wie oben empfohlen. 7. mit Follow-ups nachfragen oder deutlich machen, was wie verbessert werden soll. Prompt-Beispiel: “Formuliere diesen Abschnitt genauer, konkreter und verständlicher”.

HR-Texte mit ChatGPT: Fazit

Die Hauptvorteile liegen in der Zeitersparnis und der Erhöhung der Qualität von HR-bezogenen Texten. ChatGPT ermöglicht es, in kürzester Zeit präzise und ansprechend zu formulieren, seien es interne Richtlinien, Stellenbeschreibungen, Trainingsmaterialien oder auch Kommunikation mit Mitarbeiter*innen. Dies trägt nicht nur zur Professionalisierung der HR-Kommunikation bei, sondern auch zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit durch klare und verständliche Kommunikation. Es verhilft insbesondere auch gegen innen und aussen, HR-Kompetenz und -Professionalität zu signalisieren.

ChatGPT ist ein hilfreiches und mächtiges Werkzeug mit hoher Leistungsfähigkeit, doch es ist wichtig zu wissen, dass es nicht perfekt ist. HR-Texte mit ChatGPT können sowohl Fehler in sprachlichen Aspekten als auch in den Fakten enthalten. Deshalb ist es von grösster Wichtigkeit, die Antworten von ChatGPT immer mit einem kritischen Blick zu prüfen und wichtige Informationen und Fakten doppelt zu kontrollieren. Bei der Nutzung von ChatGPT im Schreibprozess sollte man zudem auch immer darnach trachten, die KI-Technologie als Werkzeug und Hilfsmittel und nicht als Ersatz für menschliche Kreativität und Intuition zu sehen.

Dieses E-Book wurde nicht mit ChatGPT erstellt 🙂