Zielvereinbarungen: So setzt und formuliert man klare Ziele

Zielvereinbarungen sollten spezifischen Kriterien und Anforderungen folgen und Ziele relevant, messbar und angemessen hoch formuliert sein. Diese und andere in diesem Beitrag genannten Anforderungen ist auch deshalb wichtig, weil gute Zielvereinbarungen eine Motivationswirkung haben und Ansporn sein sollten.

Können Mitarbeiter sich an klaren Zielen orientieren, wissen sie jederzeit, woran sie gemessen werden und was man von ihnen erwartet, was wiederum eine gewisse Selbstkontrolle und Selbsteinschätzung gestattet. Damit Ziele diese Wirkung aber entfalten können, müssen sie konkret, nachvollziehbar und realistisch sein.

Die Zielrelevanz, nicht die Messbarkeit ist wichtig

Quantitative Ziele sind tendenziell meistens objektive, qualitative Ziele eher subjektive, was die Messbarkeit betrifft. Ziele nur wegen ihrer einfacheren Messbarkeit vorzuziehen ist letztlich ein falscher Blickwinkel, weil nicht die Zielart und deren Objektivität, sondern die Relevanz eines Zieles als Beitrag zur Wertschöpfung und Konkurrenzfähigkeit des Unternehmens im Vordergrund stehen sollte.

Zielvereinbarungen motivierend formulieren

Es geht vielmehr darum, qualitative Ziele sehr konkret, anschaulich und motivierend zu setzen und deren Messbarkeit und Erfolgskontrolle auf einer objektiven Ebene – zum Beispiel unter Einbezug mehrerer Personen aus verschiedenen Blickwinkeln oder der 360-Grad-Methode – sicherzustellen. Zudem lassen sich vielfach auch für qualitative Ziele zumindest teilweise quantitative, durchaus messbare Faktoren heranziehen.

Beispiele quantitativer und qualitativer Ziele

So kann die Kundenfreundlichkeit in einem Call-Center zum Beispiel aufgrund von E-Mail- und Korrespondenz-Feedbacks von Kunden, Häufigkeit des Nachfragens nach einer bestimmten Call Center-Mitarbeiterin, mit Testkunden-Anrufen und Auswertungen aus Workshops und Videotrainings durchaus gemessen und objektiviert werden. Die nachfolgende Tabelle zeigt einige konkrete Beispiele quantitativer und qualitativer Ziele aus der betrieblichen Praxis:

Quantitative Ziele

• Ausschussquote
• Fehlerzahl
• Anzahl Kundenreklamationen
• Abschlüsse/Umsatz/Reingewinn
• Anzahl eingehaltener Termine
• Anteil Neukunden
• Reklamationsquoten
• Zufriedenheits-Likes von Kunden
• Kundenfeedbacks

Qualitative Ziele

• Kundenfreundlichkeit bei Reklamationen
• Mitarbeitergesprächsqualität
• Kreativität in Problemlösungen
• Engagement bei Projektarbeiten
• Identifikation mit dem Unternehmen
• Qualität der Verkaufsargumentation
• Teamverhalten
• Innovationsbereitschaft
• Agilität

Die berühmten SMART-Ziele

Damit Ziele ihre beabsichtigte Wirkungskraft wirklich entfalten, reicht es nicht aus, die Richtung vage anzugeben. Ein Schiff erreicht seinen Hafen nur mit genauer Navigation. Gleiches gilt für Ziele. Die oft genutzten kleinen SMART-Regeln haben sich als Erinnerungshilfe für Erfolgsfaktoren bewährt. Ziele erreichen Wirkung, wenn sie …

spezifisch sind 
Ist das angestrebte Ergebnis konkret beschrieben?

messbar sind
Ist die Zielerreichung eindeutig und genau erkennbar?

aktiv beeinflussbar sind
Ist das Ziel primär durch eigene Initiative erreichbar?

terminiert sind
Ist die Zielerreichung mit einem Datum versehen?

Empfehlungen für die Praxis

Stellen Sie sich konkret vor, wie das Ergebnis aussehen soll
damit das Ziel den Nutzen bringt (nicht vergessen: Das Ergebnis zeigt den Nutzen für andere auf, genau darin liegt der Wert der Tätigkeit) und ist auch ein wichtiger Motivationsfaktor für den Mitarbeiter

Wenn ein Ziel spezifisch noch nicht festlegbar ist
entwickeln Sie zunächst Zwischenziele und Zwischenschritte (z.B. Vorarbeiten, Entwürfe, Pilotprojekte, Arbeitsproben, Testläufe), um dann auf einer solchen Grundlage das Ziel im zweiten Schritt zu präzisieren und zu konkretisieren.

Bemühen Sie sich um eindeutige Zielbestimmungen
Kennziffern und Indikatoren. Formulieren Sie das Ziel so kurz und prägnant wie möglich. Verweisen Sie bei Bedarf auf Anleitungen und Anforderungen in Protokollen oder Anhängen.

Finden Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern Indikatoren
die den Erfolg “weicher” Ziele eindeutig erkennbar machen. Vergessen Sie nicht: Es ist besser, einen Indikator zu vereinbaren als etwas vage im Raum stehenzulassen. Nehmen Sie maximal drei Indikatoren je Ziel – auch wenn diese nicht alles abdecken. Hier gilt: Weniger ist oft mehr!

Vermeiden Sie aufwändige Messverfahren
Der Nutzen des Messens muss immer grösser sein als der Aufwand und sie sollten sich bewusst sein, dass nicht immer alles und einiges manchmal nur teilweise messbar ist.

Prüfen Sie, welchen Einfluss Ihr Mitarbeiter
auf die Zielerreichung wirklich hat und welche Entscheidungskompetenzen Sie ihm noch zusagen können, damit seine Einfluss- und Handlungsmöglichkeiten grösser werden. Damit steigt auch das Commitment und die Motivation zur Zielerreichung. Vermeiden Sie Ziele, auf deren Erreichung ihre Mitarbeiter nur einen sehr geringen Einfluss hat. Reduzieren Sie den Zielumfang auf den Zustand, der vom Mitarbeiter massgeblich abhängt.

Erfassen Sie alle wichtigen Bedingungen und kritischen Abhängigkeiten
die einer Zielerreichung im Wege stehen könnten. Prüfen Sie, wie diese Gefahr verhindert werden kann und ob Sie durch Ihren Einsatz und Ihre Kompetenzen bei der Überwindung dieser Hürden Unterstützung leisten können – ohne die Eigenverantwortung Ihres Mitarbeiters einzuengen.

Wenn Sie Zielvereinbarungen anstreben kommt es darauf an
dass nicht nur Sie, sondern eben auch Ihr Mitarbeiter das Ziel als relevant empfindet, allenfalls auch für sich selber, um sich weiter entwickeln oder gewisse Karriereziele erreichen zu können. Erst dies schafft die Basis für eine echte Vereinbarung und motiviert zur Zielerreichung.

Legen Sie bei Zielvorgaben ebenso viel Wert darauf
die Bedeutung des Ziels die Abteilung und das Unternehmen ganzheitlich zu erklären und welche Auswirkungen es hat. Machen Sie deutlich, dass gerade der Umstand, dass das Ziel nicht verhandelbar ist, die Wichtigkeit für das Unternehmen zeigt.

Nutzen und Vorteile von Zielvereinbarungen für Mitarbeiter

Wesentlich ist, den Nutzen von Zielvereinbarungen Mitarbeitern klarzumachen, diese zu erklären, sie dafür zu sensibilisieren und vor allem aufzuzeigen, dass Zielvereinbarungen eine ganze Reihe von Vorteilen vor allem auch für den Mitarbeiter haben. Konkret sind dies:

• Die Erwartungen an Leistungen und Zielerreichungen konkret und genau kennen.
• Wissen, was von ihm verlangt wird und wovon sein Erfolg abhängt.
• Sich selbst überprüfen können und stets wissen, wo man steht.
• Den Freiraum für Kreativität, Eigeninitiative und Entscheidungen (er)kennen.
• Den eigenen Beitrag zur Unternehmensleistung ganzheitlicher kennen und einschätzen.
• Die eigenen Entwicklungs- und Laufbahnperspektiven besser abschätzen.
• Wissen, worauf Vorgesetzter und Unternehmen Wert legen und was die Abteilung als ganzes erreichen muss – auch als Team.