Temporäre Mitarbeitende unterbringen: Was HR im Voraus klären sollte

Sobald jemand für ein befristetes Projekt aus einer anderen Region oder aus dem Ausland kommt, stellt sich eine Frage, die im Rekrutierungsprozess selten mitgedacht wird. Wo wohnt diese Person während des Einsatzes? Die Antwort betrifft nicht nur die Logistik.

Sie berührt die Lohnabrechnung, das Meldewesen und im Zweifel auch die Frage, ob der Einsatz überhaupt rechtzeitig beginnen kann. Wer die Punkte früh klärt, vermeidet Nacharbeit in einer Phase, in der ohnehin viel gleichzeitig läuft.

Wann die Frage überhaupt aufkommt

Typisch sind vier Konstellationen. Ein Projekteinsatz von einigen Monaten am Hauptsitz, eine Vertretung während eines längeren Ausfalls, ein saisonaler Spitzenbedarf und der Einsatz von Fachkräften, die aus dem Ausland entsandt werden. Hinzu kommt eine fünfte Gruppe, die zunimmt, nämlich neu angestellte Personen, die den Umzug noch nicht abgeschlossen haben und eine Zwischenlösung für die ersten Monate brauchen.

Der Hintergrund ist bekannt. Auf dem Schweizer Arbeitsmarkt entscheidet zunehmend die Passung zwischen Anforderung und Profil, und diese Passung findet sich oft ausserhalb des lokalen Einzugsgebiets. Der Beitrag über den stillen Wandel auf dem Schweizer Arbeitsmarkt beschreibt dieses Matching-Problem und seine Folgen für die Rekrutierung.

Wer den Mietvertrag unterschreibt

Die erste Weichenstellung betrifft die Vertragspartei. Mietet das Unternehmen die Unterkunft selbst und stellt sie zur Verfügung, behält es die Kontrolle über Dauer, Kosten und Belegung, trägt aber das Leerstandsrisiko und muss bei einem Personenwechsel neu regeln. Mietet die Person selbst, entfällt dieser Aufwand, dafür braucht sie in der Regel Unterstützung bei der Suche und beim Nachweis der Zahlungsfähigkeit, weil viele Vermieter eine unbefristete Anstellung und einen Betreibungsregisterauszug verlangen. Für kurze Einsätze bis zu einigen Monaten hat sich die erste Variante durchgesetzt, bei längeren Aufenthalten die zweite. Eine dritte Variante ist die Rahmenvereinbarung mit einem Anbieter, bei der das Unternehmen Konditionen aushandelt, den Vertrag aber je Person abschliesst.

Lohnbestandteil oder Spesenersatz

Dieser Punkt wird am häufigsten übersehen und ist zugleich der teuerste, wenn er falsch behandelt wird. Stellt der Arbeitgeber eine Unterkunft unentgeltlich zur Verfügung, gilt das grundsätzlich als Naturallohn und ist damit Teil des massgebenden Lohns für die Sozialversicherungen. Die Bewertung erfolgt zu den Ansätzen der AHV oder zum Marktwert, und der Betrag gehört in den Lohnausweis. Anders liegt der Fall bei einer berufsbedingten Auswärtsunterkunft, etwa wenn der Arbeitsort so weit vom Wohnort entfernt liegt, dass die tägliche Rückkehr unzumutbar ist. Dann handelt es sich um Spesen. Die Abgrenzung sollte vor dem ersten Lohnlauf geklärt und im Arbeitsvertrag oder im Spesenreglement festgehalten sein.

Was die Unterkunft leisten muss

Für kurze Einsätze eignen sich möblierte Zimmer und Apartments besser als der reguläre Mietmarkt, weil Einrichtung, Anschlüsse und Nebenkosten bereits geregelt sind. Aus Sicht von HR sind vor allem folgende Punkte relevant:

• Kurze Kündigungsfristen, damit sich eine Verlängerung oder ein vorzeitiges Ende abbilden lässt
• Möblierung einschliesslich Küche, damit kein eigener Transport nötig wird
• Nebenkosten und Internet im Preis enthalten, das vereinfacht die interne Verrechnung
• Anbindung an den öffentlichen Verkehr, weil viele temporär Anwesende ohne Auto kommen
• Eine Adresse, die sich für die Anmeldung bei der Wohngemeinde eignet
• Klarheit darüber, ob Bettwäsche, Reinigung und Endreinigung inbegriffen sind

Die Standortfrage am Beispiel Bern

Wie sich das konkret löst, zeigt sich gut an der Bundesstadt. Bern verbindet Bundesverwaltung, ein grosses Universitätsspital, Hochschulen und mehrere Industriebetriebe auf engem Raum, und entsprechend regelmässig entsteht dort Bedarf für befristete Einsätze. Der reguläre Wohnungsmarkt ist angespannt, kurzfristige Angebote sind rar. Dafür ist die Stadt kompakt, und die Anbindung ins Mittelland macht auch Standorte ausserhalb des Zentrums praktikabel.

Für einzelne Personen sind möblierte Zimmer die naheliegende Lösung. Wer ein Zimmer in Bern mieten möchte, findet Angebote mit Gemeinschaftsküche und wählbarer Kündigungsfrist ab zwei Wochen, was zum Rhythmus befristeter Einsätze passt.

Verteilt sich ein Team auf mehrere Standorte, lohnt der Blick auf Anbieter, die Apartments in der Schweiz an mehreren Orten führen, weil sich Vertragsbedingungen und Abrechnung dann vereinheitlichen lassen. Die Anforderungen überschneiden sich dabei stark mit denen von Wochenpendlerinnen und Wochenpendlern, einer Gruppe, an die sich apartment24 ausdrücklich richtet.

Budget und interne Zuständigkeit

Wer die Kosten trägt, sollte vor der Zusage feststehen. Üblich sind drei Modelle, nämlich die vollständige Übernahme durch den Arbeitgeber, ein fester Zuschuss pro Monat oder die Übernahme für eine Anfangszeit von zwei bis drei Monaten mit anschliessendem Übergang auf die Person selbst. Jede Variante hat andere Folgen für die Lohnabrechnung, weshalb sich eine schriftliche Regelung lohnt. Offen bleibt oft auch die interne Zuständigkeit. Ob HR, Facility Management oder die Fachabteilung die Suche übernimmt, ist keine Formalie, denn ohne benannte Verantwortung bleibt die Aufgabe bis kurz vor Arbeitsbeginn liegen, und dann ist die Auswahl klein und teuer.

Meldepflichten bei ausländischen Mitarbeitenden

Kommt die Person aus dem EU- oder EFTA-Raum, ist für Einsätze bis zu 90 Arbeitstagen pro Kalenderjahr keine Bewilligung nötig, wohl aber eine Meldung. Das Staatssekretariat für Migration beschreibt das Meldeverfahren für kurzfristige Erwerbstätigkeit mit den geltenden Fristen. Die Meldung hat spätestens acht Tage vor Arbeitsbeginn zu erfolgen und wird über das Portal des Bundes eingereicht.

Zwei Punkte kommen hinzu. Wer länger als drei Monate bleibt, meldet sich bei der Wohngemeinde an, wofür eine feste Adresse vorliegen muss. Und für Personen ohne Niederlassungsbewilligung ist die Quellensteuer abzurechnen, deren Tarif sich nach dem Wohnsitzkanton richtet. Beides spricht dafür, die Unterkunft zu klären, bevor der Vertrag unterschrieben wird. Bei Entsendungen aus dem Ausland kommen zusätzlich die flankierenden Massnahmen ins Spiel, die eine Einhaltung der schweizerischen Lohn- und Arbeitsbedingungen verlangen.

Ankunft und die ersten Tage

Die Unterkunft ist der erste physische Kontakt mit dem neuen Umfeld, und sie prägt den Eindruck stärker als jede Willkommensmappe. Bewährt hat sich, Schlüsselübergabe, Anfahrtsbeschreibung und die wichtigsten Angaben zur Umgebung vor der Anreise zu verschicken, statt sie am ersten Arbeitstag zu besprechen.

Damit wird die Unterbringung zu einem Teil des Einstiegs. Welche Elemente in dieser Phase sonst noch zählen, fasst der Beitrag zu den Musts der ersten Wochen im Onboarding zusammen.