Der AI Act der EU: Wo das HR jetzt handeln muss

Die EU hat mit dem AI Act das weltweit erste umfassende Gesetz zur Regulierung künstlicher Intelligenz geschaffen. Für Personalverantwortliche ist das kein abstraktes Brüsseler Regelwerk, sondern eine Aufforderung, KI verantwortungsbewusst einzusetzen und sich der Risiken bewusst zu sein.

Wer KI im Recruiting, in der Leistungsbeurteilung oder in der Personalplanung einsetzt, bewegt sich künftig in einem klar abgesteckten Rahmen. Die Schweiz ist zwar nicht EU-Mitglied, doch Unternehmen mit EU-Bezug oder EU-Kundschaft kommen um die neuen Vorgaben kaum herum. Wer die Regeln jetzt versteht und ihnen folgt, sichert sich einen Vorsprung – wer wartet, riskiert Nachbesserungen unter Zeitdruck.

Ein Gesetz mit vier Risikostufen

Der AI Act sortiert KI-Anwendungen nach Gefährdungsgrad, ähnlich wie ein Sicherheitsdienst Räume in einem Gebäude nach Zutrittsstufen einteilt. Dies ist unseres Erachtens eine sinnvolle Kategorisierung. Nur ist sie in manchen Teilen, gerade im HR, nicht einfach umzusetzen. Verbotene Praktiken wie Social Scoring (digitale Erfassung und Bewertung von Menschen durch Algorithmen und Datenanalysen), fallen unter die höchste Stufe. Die für HR entscheidende Kategorie ist die Hochrisiko-Klasse, denn hierhin gehören KI-Systeme, die über Einstellung, Beförderung, Kündigung oder Leistungsbewertung von Menschen mitentscheiden.

Konkret betrifft das:

• CV-Screening-Tools, die Bewerbungen automatisch vorsortieren
• Software zur Analyse von Bewerbungsgesprächen (Mimik, Sprachmuster)
• Systeme zur automatisierten Leistungsbeurteilung
• Tools zur Vorhersage von Kündigungsrisiken oder Fluktuation

Diese Einordnung bringt konkrete Pflichten mit sich, denen sich HR-Abteilungen stellen müssen, sobald sie solche Systeme und Tools einsetzen oder einkaufen.

Was Hochrisiko-Einstufung für den Arbeitsalltag bedeutet

Wer ein Hochrisiko-System nutzt, trägt Verantwortung, auch wenn ein externer Anbieter die Software liefert. Der AI Act verlangt Dokumentation darüber, wie das System funktioniert, mit welchen Daten es trainiert wurde und welche Kriterien in eine Entscheidung einfliessen. Menschen müssen die finale Entscheidungsgewalt behalten, das System darf nur unterstützen, nicht autonom entscheiden. Bewerbende und Mitarbeitende haben zudem ein Recht darauf, zu erfahren, dass KI im Spiel war und wie die Bewertung zustande kam.

Ein Beispiel macht verständlich und greifbar, worum es geht: Setzt eine Firma ein Tool ein, das Bewerbungen nach Schlüsselwörtern filtert, muss sie nachweisen können, dass dieses Tool nicht systematisch bestimmte Gruppen benachteiligt, etwa Personen mit Erwerbslücken, Angehörige von gesellschaftlichen Minderheiten oder untypischen Bildungswegen. Ohne diese Kontrolle drohen Reputationsschäden, die sich schwerer beheben lassen als jede Geldstrafe.

Die Schweiz zwischen Anpassung und Eigenweg

Die Schweiz ist an den AI Act nicht direkt gebunden, doch der sogenannte Brüssel-Effekt wirkt: EU-Standards setzen sich oft faktisch auch ausserhalb der EU durch, weil international tätige Firmen ohnehin einheitliche Prozesse wollen. Schweizer Unternehmen mit Niederlassungen in der EU, mit EU-Kundschaft oder mit Mitarbeitenden in EU-Ländern unterliegen den Regeln direkt. Der Bundesrat prüft zudem eigene Regulierungsschritte, ein Alleingang der Schweiz mit tieferen Standards ist wenig wahrscheinlich. Die nationale Lage erleichtert die Analyse nicht. Die Schweiz verfolgt bisher einen sektorspezifischen Ansatz und stützt sich auf bestehende Regeln wie Datenschutzgesetz, Arbeitsrecht sowie Vorgaben von FINMA oder Swissmedic.

Für Schweizer HR-Verantwortliche lohnt sich deshalb der Blick über die Grenze schon jetzt, statt auf eine eigene Vorlage zu warten. Wer die EU-Vorgaben als Massstab nimmt, ist für kommende Schweizer Regelungen bestens gerüstet und vermeidet doppelte Umstellungsarbeit.

Handlungsempfehlungen für die Praxis

HR sollte den AI Act nicht als Compliance-Pflichtübung, sondern als Anlass zur Bestandsaufnahme nutzen, die KI verantwortungs- und risikobewusst einzusetzen. Relevante Handlungsempfehlungen für die HR-Praxis:

Inventar erstellen:

Welche KI-Tools sind im Einsatz, von der Bewerbermanagement-Software bis zum Chatbot im Onboarding?

Anbieter befragen:

Verlangen, dass Softwareanbieter Auskunft über Trainingsdaten und Funktionsweise geben, welche die Einhaltung des AI Acts der EU prüfbar machen.

Prozesse dokumentieren:

Festhalten, wo Menschen die letzte Entscheidung treffen und wo KI nur zuarbeitet und was vor allem kontrolliert wird.

Transparenz schaffen:

Bewerbende und Mitarbeitende aktiv informieren, wenn KI in Entscheidungsprozesse einfliesst und wo sie dies wie macht.

Schulung einplanen:

Das HR-Team muss die Grundlogik der Regulierung und die Chancen und Risiken des KI-Einsatzes generell verstehen.

Mitarbeiterbeurteilung:

Kriterien und Risiken von Fehlbeurteilungen aufzeigen, Vertrauen schaffen, wo und wo das HR kontrolliert und eingreift.

Fazit: Vorsprung durch frühes Handeln

Der AI Act verändert die Spielregeln für den Einsatz von KI im Personalwesen in vielen Bereichen, und die Übergangsfristen laufen bereits. Wer jetzt die eigenen Tools prüft und Prozesse anpasst, vermeidet späteren Zeitdruck und positioniert sich als vertrauenswürdiger Arbeitgeber in einer Zeit, in der Bewerbende zunehmend kritisch hinterfragen, wie über sie entschieden wird. Die Schweiz mag formal aussen vor sein, faktisch zieht sie mit. HR-Abteilungen, die diese Entwicklung aktiv gestalten, statt nur zu reagieren, verschaffen sich einen echten Wettbewerbsvorteil. Mehr zu den Übergangsfristen erfahren Sie hier.