Arbeitszeugnisse mit ChatGPT zu erstellen, erfordert Vorsicht und systematisches Vorgehen. Worauf man sonst noch achten sollte und wie Arbeitszeugnisse mit der KI besser gelingen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
ChatGPT Ihre Arbeitszeugnisse beigeben
Bestimmen Sie einige besonders gut gelungene Arbeitszeugnisse, die ChatGPT als Vorlage dienen sollen. Der Prompt könnte lauten: Folge bei diesem Arbeitszeugnis der Struktur, der Ausführlichkeit, dem Umfang und dem Stil und der Sprache. Damit stellt man auch sicher, dass das Corporate wording konsistent bleibt.
ChatGPT einen Prompt schreiben lassen
Sie können mit den Arbeitszeugnissen im Anhang von ChatGPT aber auch einen Prompt schreiben lassen. Dieser könnte lauten: „Schreibe einen Prompt mit dem ich meine Arbeitszeugnisse von dir wie im Anhang verfasst. Achte dabei besonders auf Struktur, der Ausführlichkeit, dem Umfang und dem Stil und der Sprache“.
Standards vorgeben
Standards wie Sozialkompetenzen, Verhalten, Schlusssatz und Persönlichkeit sind die folgenden. Verwende diese immer und präzisiere oder ändere sie nur dann, wenn ich dir dazu ein Stichwort gebe. Man kann dem Verhalten einen Code VER oder dem Schlusssatz SCHLUSS geben. Prompt: Schreibe beim Code VER den Satz „Sein Verhalten gegenüber Kunden, Kollegen und Vorgesetzten war immer vorbildlich“.
Auf Details achten
Eine genaue Prüfung der Arbeitszeugnisse ist, wie schon an mehreren Stellen erwähnt, äusserst wichtig. Nur ein einziges unpassendes Adjektiv oder codierte Formulierungen können ein Arbeitszeugnis schnell als von einer KI generiertem verraten.
Prüfung auf KI-Touch
Mit dem Tool auf www.humanizeai.pro kann man einen Text so anpassen, dass jeder Verdacht einer KI-Generierung wegfällt und keine KI-typischen Formulierungen oder Eigenheiten mehr aufweist.
Geheimcodes vermeiden
Instruieren Sie die KI explizit, problematische Formulierungen zu vermeiden. Geben Sie eine „Negativ-Liste“ vor: „Verwende niemals: ‚bemühte sich‘, ‚im Grossen und Ganzen‘, ‚zu unserer Zufriedenheit‘ (ohne ’stets‘ und ohne ‚voll‘), ‚war hilfsbereit‘, ‚zeigte Interesse‘.“ Erklären Sie gleichzeitig die positiven Alternativen. Dies verhindert ungewollt negative Bewertungen.
Nach verschiedenen Formulierungen fragen
Ein und dieselbe Leistung kann auf viele Weisen ausgedrückt werden. Bitte die KI, dir verschiedene Formulierungen für dieselbe Sache zu liefern. Zum Beispiel: „Gib mir drei verschiedene Formulierungen für ‚hat alle Aufgaben zur vollsten Zufriedenheit erledigt‘.“ So kann manNuancen wählen, die am besten zur Person passen.
Schnell-Export als .docx
ChatGPT kann Arbeitszeugnisse sogar formatieren und unterschriftenbereit erstellen. Nach Fertigstellung einfach diesen Prompt eingeben: „Erstelle mir daraus ein fertiges Word-Dokument mit Überschrift ‚Arbeitszeugnis‘, Schrift Arial 11 pt, 2 cm Rand.“ Fertig – ab in den Download.
Spezifische Anlässe für die Zeugniserstellung einbeziehen
Ein Zeugnis nach einer Kündigung aus eigenem Antrieb klingt anders als eines nach einer betriebsbedingten Kündigung. Gib der KI den Kontext vor. Beispiel: „Bitte beziehe in die Schlussformel ein, dass das Arbeitsverhältnis auf eigenen Wunsch beendet wurde.“
Sicherheitsnetz einbauen
Am Ende jedes Prompts kann man eine Art Notfall-Mechanismus setzen:
„Solltest du irgendeine Information unklar finden, frage mich mit einem einzigen Stichwort-Platzhalter [?] zurück, anstatt zu erfinden.“ Eine mögliche Beispiel-Antwort der KI: „[?] – Fehlender Hinweis zur Kündigungsart (eigenes Begehren / betriebsbedingt).“ So verhindert man Falschangaben und spart sich Korrekturschleifen.
Kurz-Prompt mit Rohdaten
Diese Stichworte und Rohdaten geben ein Gerüst vor, dass für Entwürfe oder einfachere Arbeitszeugnisse oft genügen kann:
- Anstellung: 01.09.2020 – 31.08.2025
- Letzte Position: Teamassistenz Vertrieb
- Kernaufgaben: Terminmanagement, Kundenkorrespondenz, Reisekostenabrechnung
- Besondere Erfolge: Messevorbereitung 2025 (150 Kundenkontakte), Schulung Neuzugang 2023
- Persönlich: pünktlich, hilfsbereit, gutes Englisch
- Kündigung: eigenes Begehren
Verwandle die obigen Stichpunkte in einen formellen Zeugnisabsatz mit Gesamtbewertung sehr gut. Verwende keine Stichwörter, sondern flüssige Sätze mit prägnanten und konkreten Aussagen.
Die Stärke dieses E-Docs liegt in seiner direkten Anwendbarkeit. Sie erhalten eine umfassende Sammlung an effektiven Prompts für verschiedenste Anwendungsfälle, die Sie direkt kopieren und an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Interessant sind auch die Angaben von Schriftstücken in Ihrem HR, die ChatGPT helfen, bessere Arbeitszeugnisse zu erstellen. Grosse Wert wird auch auf die Nachbearbeitung von generierten Arbeitszeugnissen und dem Auffinden von Schwachstellen gelegt.
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