NotebookLM: Das ulimative Tool für die Personalentwicklung

Ganz besonders die Personalentwicklung steht vor der immer schwieriger zu bewältigenden Herausforderung, die Informationsflut effizient zu organisieren und relevante Lerninhalte mitarbeitergerecht aufzubereiten. Dafür und für vieles mehr ist NotebookLM wie gemacht.

NotebookLM ist ein KI-gestütztes Tool, welches mit einer grossen Vielfalt von Funktionen für zahlreiche Anwendungen das betriebliche Lernen optimiert und vereinfacht. Im Unterschied zu allgemeinen KI-Chatbots, die auf ein breites allgemeines Wissen zugreifen, basiert NotebookLM ausschliesslich auf den bereitgestellten Quellen.

Spannende Funktionen von NotebookLM für die Personalentwicklung

NotebookLM umfasst eine Reihe von Funktionen, die für viele Personalentwicklungsziele, Aufgaben, Lernformen, Wissenszugang, Contenterstellung eine grosse Hilfe sind. Konkret sind dies:

• Zusammenfassung und Analyse von Dokumenten: Interne Schulungsunterlagen, Richtlinien, Meeting-Protokolle oder externe Fachartikel lassen sich hochladen. NotebookLM kann umfangreiche Dokumente analysieren und prägnante Zusammenfassungen erstellen.
• Beantwortung spezifischer Fragen: Mitarbeiter oder Ausbilder können NotebookLM Fragen zu den hochgeladenen Inhalten stellen und erhalten direkte, quellengestützte Antworten. Die Antworten enthalten Zitate, die direkt zur relevanten Stelle in der Originalquelle führen, was das Vertrauen in die Informationen stärkt.
• Erstellung vielfältiger Formate: Schulungsmaterialien oder Unternehmensrichtlinien können in verschiedene, leicht verdauliche Formate umgewandelt werden. NotebookLM generiert FAQs, Briefing-Dokumente, Studienleitfäden oder Inhaltsverzeichnisse.
• KI-generierte Podcasts: Eine Funktion ermöglicht die Erstellung eines Podcasts mit zwei KI-Stimmen aus hochgeladenen Quellen. Die Podcast-Funktion ist neu auch in deutscher Sprache nutzbar, mehr dazu unten.
• Organisation und Wissensmanagement: Themen- oder projektspezifische Notebooks oder ein zentrales „Alles-Notebook“ für allgemeines Unternehmenswissen ermöglichen eine strukturierte Speicherung und schnellen Zugriff auf Informationen.
• Erstellung von Mindmaps: Zusammenhänge zwischen verschiedenen Themen und Quellen lassen sich visualisieren. Dies kann bei der Strukturierung komplexer Lerninhalte hilfreich sein.

Die grosse Vielfalt: Anwendungsbereiche und Lernthemen

Stellen Sie sich vor, Sie könnten all die internen Seminarnotizen und Flipcharts, die in verstaubten PDFs schlummern, in einen intelligenten Gesprächspartner verwandeln. Genau das macht NotebookLM möglich. Es kann in verschiedenen Bereichen der Personalentwicklung und für eine Vielzahl von betrieblichen Lernthemen wie die folgenden eingesetzt werden:

• Onboarding neuer Mitarbeiter: Relevante Einarbeitungsdokumente, Handbücher, Organigramme und Prozessbeschreibungen können in ein Notebook geladen werden. Neue Mitarbeiter können das Tool nutzen, um selbstständig Fragen zu stellen und sich schnell einen Überblick zu verschaffen, was Einarbeitungszeit für erfahrene Kollegen reduziert.
• Bereitstellung eines zentralen Wissensarchivs Ein Notebook kann als Nachschlagewerk für wichtige Dokumentationen, Richtlinien oder Besprechungsprotokolle dienen, wodurch Mitarbeiter schnell auf benötigte Informationen zugreifen und effizienter arbeiten können.
• Soft Skills & Führung Artikel oder Bücher zu Themen wie Kommunikation, Führung oder Konfliktmanagement können analysiert werden. Das Tool kann als Sparringspartner zur Ideenfindung für Trainingsinhalte oder zur Analyse von Gesprächsprotokollen zur Identifizierung von Stärken und Schwächen dienen und im Chat-Teil spezifische Fragen beantworten.
• Unterstützung bei der Erstellung von Lerninhalten NotebookLM kann bestehende Inhalte (z.B. aus einem Webinar-Transkript) in neue Formate für verschiedene Kanäle umwandeln, z.B. FAQs für ein Intranet, kurze Zusammenfassungen für einen internen Newsletter oder Skripte für Lernvideos.
• Generierung von Ideen: NotebookLM kann über das reine Verstehen hinausgehen und helfen, neue Ideen zu entwickeln. Basierend auf den Mustern und Beziehungen in vorhandenen Quellen und Dokumenten kann es Vorschläge für verwandte Themen oder innovative Ansätze liefern.
• Beantwortung von Fragen: Das Tool ist darauf trainiert, Fragen zu verstehen, die sich auf den Inhalt Ihrer Dokumente beziehen. Es durchsucht die Texte nach relevanten Stellen und formuliert präzise Antworten, die auf den vorliegenden Informationen basieren.
• Verbindungen zwischen Informationen erkennen: Eine Stärke von NotebookLM ist die Fähigkeit, Querverbindungen zwischen verschiedenen Teilen Ihrer Dokumente aufzudecken. Es lernt, thematische Ähnlichkeiten oder widersprüchliche Aussagen zu identifizieren. Diese Fähigkeit hilft, ein tieferes Verständnis von Lernmaterial und Lernquellen zu erlangen.

Interessant ist auch, dass englischsprachige Quellen aufgenommen werden können, die dann in Zusammenfassung in deutscher Sprache einbezogen werden.

Dieses Podcast zum Thema NotebookLM für das Personalwesen
wurde von NotebookLM erstellt

Auch für Mitarbeitende selber ein motivierendes Lerntool

Wichtig ist auch, zu erkennen, dass NotebookLM nicht nur für Personalentwickler, sondern auch für Mitarbeitende selber ein hervorragendes Lerntool ist. Nur schon wegen seiner Vielfalt von Ausgabeformaten und Verwendungszwecken ist es beispielsweise auch für eigenverantwortliches Lernen höchst motivierend und anspornend. Unser Vorschlag: Nutzen Sie NotebookLM doch gleich, um mit ihm das Tool selber vorzustellen. Geeignet sind dabei in der rechten Spalte vor allem die Ausgabeformate Arbeitshilfen, Mindmaps, Zeitachsen und FAQ. Dabei können Sie auch Fragen der Mitarbeitenden zu NotebookLM in das Chatfenster eingeben. Der Wissensstoff kann im Dialogstil vertieft und erweitert und auf individuelle Bedürfnisse zugeschnitten vermittelt werden.

Konkrete Einsatzmöglichkeiten

Am Beispiel der Personalentwicklung sollen diese konkreten Ideen und Möglichkeiten Anregungen für die Nutzung von NotebookLM zur sofortigen Umsetzung und Anwendung geben. Sie zeigen zugleich das breite Spektrum der Möglichkeiten von NotebookLM auf.

• Mitarbeiterhandbücher in strukturierte Lernpfade für das Onboarding umwandeln
• Häufig gestellte Fragen (FAQs) aus Trainingsmaterialien oder Workshops erstellen
• Umfangreiche Schulungsdokumente oder Berichte prägnant zusammenfassen
• Aus Leistungsbeurteilungen von Führungskräften ein Weiterbildungsprogramm entwickeln lassen
• Mitarbeiter in NotebookLM tiefergehende Fragen zu Lerninhalten stellen lassen.
• Aus Trainingsinhalten oder Schulungsunterlagen Quizfragen oder Tests entwickeln
• Audio-Zusammenfassungen des Mitarbeiter-Handbuches für neu eintretende Mitarbeitende.
• Interviewfragen auf Anforderungsprofil basierend erstellen lassen
• Karrieremöglichkeiten oder -optionen aufgrund von Analysen von Lebensläufen und Kompetenzprofilen
• Workshop-Feedback oder Besprechungsprotokolle zusammenfassen und analysieren
• Antworten aus Exit-Interviews hochladen und häufigste Schwächen und Kritiken eruieren lassen
• Fragen nach eventuellen Zusammenhängen von Antworten aus Mitarbeiterbefragungen und Fluktuation
• Ein Homeoffice-Reglement auf fehlende oder unklare Aussagen prüfen lassen
• Einarbeitung in neue Fachgebiete durch einfache Erklärungen komplexer Konzepte
• Entwürfe für individuelle Trainings- oder Entwicklungspläne generieren.
• Lebensläufe von 10 Kandidaten mit Anforderungsprofilen abgleichen
• 50 Arbeitszeugnisse analysieren lassen und Verbesserungen/Schwachstellen anfordern
• Unternehmensrichtlinien mit Zusammenfassungen oder FAQs verständlicher machen
• Ideen-Brainstorming für neue Themen oder Formate von Trainingsinhalten
• Lernhilfen als kompakte Arbeitshilfen aus Trainingsmaterial erstellen lassen.

Beispiel anhand eines Onboardings 

Hier ein ausführliches Beispiel anhand eines Onboardings eines neuen Mitarbeiters, wie sich unterschiedliche Dokumente und Informationen verbinden, bzw. synthetisieren lassen: Sie laden relevante Dokumente, wie den „Mitarbeiter-Einführungsplan“, die „Willkommens-E-Mail vor Stellenantritt“, den „Schulungsplan“ und das „Handout Stelleninformationen für Bewerber“ in NotebookLM hoch. Dieses analysiert die Inhalte und erstellt daraus einen strukturierten Zeitstrahl (diesen kann man mit einem Mausklick generieren lassen) und kann folgende Meilensteine enthalten:

1. Versand der Willkommens-E-Mail eine Woche vor Arbeitsbeginn
2. Erster Arbeitstag mit Begrüssung und Übergabe des Welcome-Packages,
3. Einführungsveranstaltung am zweiten Tag,
4. Erste Feedbackrunde nach zwei Wochen und
5. Abschluss des Onboardings nach drei Monaten mit einer Onboarding-Befragung.

Podcasts in deutscher Sprache erstellen lassen

Podcasts werden standardmässig in englischer Sprache erstellt. Wird unter Einstellungen die Ausgabesprache Deutsch gewählt, kann man deutschsprachige Podcasts generieren – auf Wunsch auch mit Freigabe-Link.

Fazit: NotebookLM ist wie geschaffen für die Personalentwicklung

NotebookLM ist ein enorm leistungsfähiges KI-Tool, welche wie geschaffen ist für eine erfolgreiche Personalentwicklung. Durch die effiziente Analyse von Informationen aus internen und externen Quellen kann es Personalentwickler und Mitarbeitende bei der Erstellung relevanterer Schulungsmaterialien, der Verbesserung des Onboardings und der Etablierung eines zentralen Wissensmanagements unterstützen. Es dient als Werkzeug zur Bewältigung der Informationsflut und zur Wahrung des Überblicks, was zu höherer Effizienz und Produktivität führen kann.

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