Optimale Arbeitszeugnisse mit KI: So formuliert man Prompts

Arbeitszeugnisse zu verfassen, ist oft eine zeitaufwendige und anspruchsvolle Aufgabe. Arbeitszeugnisse mit KI zu erstellen, optimiert den Prozess. In diesem Artikel betrachten wir effektive Prompts für verschiedene Aspekte der Zeugniserstellung und worauf dabei zu achten ist.

Hinweis: Dieser Beitrag wurde mithilfe von ChatGPT erstellt, aber vor der Freigabe gründlich geprüft, ergänzt und redigiert.

Warum KI für Arbeitszeugnisse nutzen?

Zeitersparnis: KI-gestützte Tools können den Erstellungsprozess erheblich beschleunigen.
Konsistenz: Standardisierte Formulierungen sorgen für einheitliche und professionelle Zeugnisse.
Individualisierung: Durch gezielte Prompts können spezifische Leistungen und Qualitäten hervorgehoben werden.

Effektive Prompts für Arbeitszeugnisse

Um hochwertige Arbeitszeugnisse mit ChatGPT zu erstellen, ist es wichtig, präzise und umfassende Prompts zu formulieren. Nachfolgend einige Beispiele für wirkungsvolle Prompts:

Allgemeiner Leistungsnachweis

Prompt: „Erstelle einen Absatz für ein Arbeitszeugnis, in dem die allgemeinen beruflichen Leistungen eines Mitarbeiters beschrieben werden, der im Vertrieb tätig war.“

Beispiel-Ausgabe:
„Herr Müller hat in seiner Rolle als Vertriebsmitarbeiter stets hervorragende Leistungen erbracht. Durch seine ausgezeichneten Kenntnisse des Marktes und seine Fähigkeit, Kundenbeziehungen effektiv zu pflegen, konnte er massgeblich zur Steigerung der Verkaufszahlen beitragen. Er zeigte stets grosses Engagement und eine hohe Eigenmotivation.“

Teamarbeit und Kommunikation

Prompt: „Formuliere einen Abschnitt über die Teamarbeit und Kommunikationsfähigkeiten eines Mitarbeiters, der als Projektleiter in der IT-Abteilung gearbeitet hat.“

Beispiel-Ausgabe:
„Frau Meier bewies in ihrer Position als Projektleiterin in der IT-Abteilung herausragende Fähigkeiten in der Teamarbeit und Kommunikation. Sie förderte eine offene und konstruktive Arbeitsatmosphäre und war stets darauf bedacht, alle Teammitglieder einzubeziehen. Ihre klaren und effektiven Kommunikationsfähigkeiten trugen wesentlich zum Erfolg der Projekte bei.“

Spezifische Projekte und Erfolge

Prompt: „Beschreibe die besonderen Erfolge eines Mitarbeiters, der an der Entwicklung und Einführung einer neuen Softwarelösung beteiligt war.“

Beispiel-Ausgabe:
„Herr Schmidt war massgeblich an der Entwicklung und Einführung unserer neuen Softwarelösung beteiligt. Durch sein tiefes technisches Verständnis und seine innovative Herangehensweise konnte er zahlreiche Herausforderungen meistern und das Projekt erfolgreich abschliessen. Seine Beiträge waren entscheidend für die termingerechte Umsetzung und die hohe Qualität des Endprodukts.“

Arbeitsweise und Organisation

Prompt: „Erstelle einen Abschnitt über die Arbeitsweise und Organisationsfähigkeiten einer Assistentin der Geschäftsleitung.“

Beispiel-Ausgabe:
„Frau Weber zeichnete sich durch ihre äusserst strukturierte und effiziente Arbeitsweise aus. Ihre hervorragenden organisatorischen Fähigkeiten ermöglichten es ihr, auch in hektischen Situationen stets den Überblick zu behalten und Prioritäten richtig zu setzen. Sie unterstützte die Geschäftsleitung mit hoher Zuverlässigkeit und Professionalität.“

Wichtige Aspekte für wirksame Prompts

Bei der Formulierung von Prompts für Arbeitszeugnisse gibt es einige wesentliche Punkte zu beachten:

Klarheit und Präzision:
Je genauer der Prompt, desto passender die Antwort. Vermeiden Sie vage Formulierungen und geben Sie spezifische Informationen.

Kontext:
Geben Sie den beruflichen Kontext und die spezifischen Aufgaben des Mitarbeiters an, um relevante und zutreffende Beschreibungen zu erhalten.

Zielgerichtetheit:
Formulieren Sie den Prompt so, dass er gezielt auf die gewünschten Aspekte der Leistung oder Eigenschaften des Mitarbeiters abzielt.

Wohlwollen:
Arbeitszeugnisse sollten positiv und wohlwollend formuliert sein. Achten Sie darauf, dass auch die Prompts eine entsprechende Ausrichtung haben.

Keywords: Nennen Sie konkrete Keywords, besonders bei Leistungen und Tätigkeiten, um genauere Resultate zu erhalten. Dies können Stärken, Kernleistungen und mehr sein.

Schrittweise Optimierung: Optimieren Sie im Dialogstil mit ChatGPT und feilen Sie am Arbeitszeugnisse, bis es Ihren Vorstellungen entspricht.

Fazit: Chancen und Risiken von KI-gestützten Arbeitszeugnissen

Chancen

Die Nutzung von ChatGPT und anderen KI-Tools bietet erhebliche Vorteile bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen. Durch die Automatisierung können Zeit und Ressourcen gespart werden, während die Qualität und Konsistenz der Zeugnisse gewährleistet bleibt. Zudem ermöglicht die KI eine flexible Anpassung an individuelle Leistungen und Eigenschaften der Mitarbeiter, was zu einer höheren Zufriedenheit und Anerkennung führt.

Gefahren

Trotz der vielen Vorteile gibt es auch Risiken, die berücksichtigt werden müssen. Eine unreflektierte Übernahme der von der KI generierten Inhalte kann zu unpassenden oder fehlerhaften Formulierungen führen. Zudem besteht die Gefahr, dass subtile Nuancen und spezifische Kontexte, die für ein authentisches Zeugnis wichtig sind, verloren gehen. Es ist daher entscheidend, dass die von der KI erstellten Texte stets kritisch überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Achten Sie besonders auf teilweise unpassenden Adjektive bei Leistungen.

Worauf besonders zu achten ist

Qualitätssicherung: Überprüfen Sie die von der KI generierten Texte sorgfältig auf Korrektheit und Angemessenheit.

Datenschutz: Stellen Sie sicher, dass keine sensiblen Informationen ohne Zustimmung der betroffenen Person verarbeitet werden.

Ethik und Fairness: Achten Sie darauf, dass die Zeugnisse keine diskriminierenden oder voreingenommenen Formulierungen enthalten.

 

Die Integration von KI in den Prozess der Erstellung von Arbeitszeugnissen bietet zahlreiche Chancen, birgt aber auch gewisse Risiken. Durch eine bewusste und reflektierte Nutzung können Unternehmen die Vorteile von ChatGPT optimal ausschöpfen und gleichzeitig die Qualität und Integrität ihrer Arbeitszeugnisse bewahren.

Bei diesem Buch kam ChatGPT nicht zum Einsatz :-):