In vielen HR-Abteilungen tummeln sich Vorlagen, die seit Jahrzehnten existieren – und schon lange als veraltet gelten. Das ist schade, denn gerade im HR lohnt es sich, modern zu formulieren. Wie das geht, zeigt das neue Buch-Duo «Frischer Wind für E-Mails und Briefe» von Korrespondenz-Expertin Andrea Kern. Wir haben sie dazu interviewt,
Frau Kern, was hat Sie dazu inspiriert, dieses Buch-Duo zu schreiben?
Die Idee entstand während meiner Zeit als HR-Leiterin. Ich habe bemerkt, dass viele Absagen an Bewerbende verstaubt und wenig wertschätzend klangen. Also begann ich, die Absagen anders zu formulieren. Die Reaktionen darauf waren überwältigend: Die Bewerbenden freuten sich so sehr über die frischen Formulierungen, dass sie mir sogar Dankeskarten zusendeten. Diese Erfahrung zeigte mir, wie viel Einfluss eine gut formulierte Korrespondenz haben kann. Zudem war es das Schlüsselerlebnis für das kürzlich erschienene Buch-Duo.
Worum handelt es sich beim Buch-Duo denn genau?
Das Buch-Duo besteht aus einem Fachbuch und einem digitalen Arbeitsbuch. Das Fachbuch vermittelt alle Dos and Don’ts der Korrespondenz und bietet eine Fülle an Mustertexten, Vorher-Nachher-Beispielen und praxisnahen Tipps. Das digitale Arbeitsbuch ergänzt dies mit 61 Übungen, die Schritt für Schritt zu einem frischen Schreibstil führen. Zusammen bieten sie eine umfassende Anleitung und ein praktisches Hilfsmittel, um die HR-Korrespondenz zu verbessern und nachhaltig positiv zu gestalten.
Richtet sich Ihr Buch-Duo ausschliesslich an HR-Leute?
Nein, das Buch-Duo ist für die gesamte geschäftliche Korrespondenz relevant. Weil ich aber selbst aus dem HR komme, sind im Buch-Duo viele HR-Mustertexte zu finden. Zudem können gerade HR-Abteilungen stark von den vermittelten Grundsätzen profitieren, weil sie täglich mit interner und externer Korrespondenz konfrontiert sind. Durch gezielte und ansprechende Formulierungen setzen HR-Profis positive Akzente und heben sich von der Masse ab.
Welche typischen Fehler sehen Sie oft in der Korrespondenz von HR-Abteilungen?
Viele HR-Abteilungen verwenden noch immer veraltete Formulierungen und Floskeln wie «Wir bedauern, Ihnen hiermit mitzuteilen, dass …» oder auch «Vielen Dank für Ihre Bewerbung und Ihr Interesse an unserem Unternehmen». Das wirkt unpersönlich und austauschbar. Ein weiterer häufiger Fehler ist der Einsatz von Standardsätzen, die keinen Mehrwert bieten. Auch die Anrede und der Betreff sind oft wenig einladend und wecken kein Interesse.
Welche Rolle spielt die Sprache in der HR-Kommunikation für das Image einer Firma?
Die Sprache in der HR-Kommunikation ist entscheidend für das Image einer Firma und trägt massgeblich zum Employer Branding bei. Sie spiegelt die Unternehmenskultur wider und zeigt, wie wertschätzend und professionell ein Unternehmen ist. Moderne, klare und freundliche Formulierungen hinterlassen einen positiven Eindruck und können das Ansehen der Firma erheblich verbessern.
Können Sie ein Beispiel für eine gelungene Korrespondenz aus Ihrem Buch geben?
Natürlich. Ein Beispiel aus dem Buch behandelt das Thema «Bestätigung der Probezeit». Auch diese lässt sich frisch und positiv formulieren. Ich verwende beispielsweise keine Formulierungen wie «Gratulation zum Ende der Probezeit», weil das Wort «Ende» negativ ist. Vielmehr gratuliere ich zur Festanstellung und verpacke die Botschaft in moderne Sätze:
«Frischer Wind für E-Mails und Briefe» von Andrea Kern, 1. Auflage 2024, Seite 111
Welchen Tipp haben Sie für Absagen, die trotz negativer Botschaft positiv im Gedächtnis bleiben?
Wichtig ist, wertschätzend zu sein. Man sollte die Bemühungen der Bewerbenden anerkennen und klar und nachvollziehbar formulieren. Zum Beispiel: «Hinter jeder Bewerbung steht viel persönlicher Einsatz. Wir haben es sehr geschätzt, dass Sie die Zeit investiert und sich bei uns gemeldet haben. Vielen Dank.» Zudem kann ein freundlicher und ermutigender Schluss einen positiven Eindruck hinterlassen.
Welche Veränderungen in der Korrespondenz haben Sie in den letzten Jahren beobachtet?
In den letzten Jahren hat sich ein Trend zu kürzeren und prägnanteren Texten entwickelt. Die Kommunikation ist direkter und weniger formell geworden. Es gibt auch eine stärkere Fokussierung auf die Nutzerfreundlichkeit und Lesbarkeit der Texte, insbesondere bei E-Mails. Zudem werden visuelle Elemente wie Bullet Points und klare Strukturen immer wichtiger. Genau deshalb behandelt mein Buch-Duo nicht nur den Schreibstil, sondern auch die Gestaltung von E-Mails und Briefen.
Welchen Rat geben Sie HR-Profis für die Anwendung des Buch-Duos?
Ich rate HR-Profis, sich von den zahlreichen Beispielen und Mustertexten inspirieren zu lassen und die im Buch genannten Grundsätze auf ihre eigene HR-Korrespondenz zu übertragen. Das Fachbuch ist zudem ein ideales Nachschlagewerk, um schnell geeignete Formulierungen zu finden und den Schreibstil zu verbessern. Zusätzlich empfehle ich, die Übungen im digitalen Arbeitsbuch durchzuführen. Sie helfen dabei, den frischen Schreibstil zu verinnerlichen und im hektischen Büroalltag effektiv anzuwenden. So können HR-Abteilungen ihre Korrespondenz nachhaltig modernisieren und positiv gestalten.
Über die Autorin
Andrea Kern ist Expertin für Korrespondenz und Bewerbung sowie Buchautorin. Die ehemalige HR-Leiterin bietet Korrespondenz- und Schreibkurse für Privatpersonen und Unternehmen an und ist Autorin des Fachbuchs «Frischer Wind für E-Mails und Briefe» sowie des Kartensets «Moderne Korrespondenz»: www.wortundstil.ch
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