Wie kann man den Aufwand der Zeugniserstellung reduzieren?

Arbeitszeugnisse benötigen viel Zeit und Aufwand. Bewusst einfache Vorschläge, wie man den Aufwand der Zeugniserstellung reduzieren kann, sind einfach zu realisieren ohne Kosten und Einsatz von teurer Software. Ideen finden Sie nachfolgend in Kürze.

Textbausteine

Nutzung von qualitativ guten Textbausteinen, aber begrenzt und bei relevanten Aussagen wie Leistungen mit Vorsicht einzusezten.

Zeugnisvorlagen

Verwendung von Zeugnis-Templates mit Elemente-, bzw. Struktur-Vorlagen, welche die Gliederung erleichtern. Das Arbeitshandbuch für die Zeugniserstellung bietet zahlreiche Vorlagen in sehr guter Qualität.

Textbausteinprogramme

Einsatz von leistungsfähigen Textbausteinprogrammen wie PhraseExpress.

Eigene Textbausteine

Eigene betriebsspezifische Textbausteine nach Funktionen, Leistungsarten, Tätigkeiten oder anderen Kriterien anlegen.

Formulareinsatz

Einbezug von Vorgesetzten mit gut strukturierten Formularen und Delegation von Aufgaben und Pflichten.

Word-Funktionalitäten

Nutzung aller Word-Funktionalitäten (Teamfunktion, Änderungsverfolgung,  Versandfunktion von Empfängern und mehr)

Einbezug Mitarbeiter

Einbezug von Mitarbeitern (Selbsteinschätzung, für ihn wichtige Tätigkeiten, spezifische Wünsche wie Nennung eines Projektes oder einer Weiterbildung u.m.)

Zeugnis-Ablage

Zeugnisse einer systematischen Ordnerstruktur ablegen für schnelle Zugriffe z.B nach Funktionen, Abteilungen oder Tätigkeiten.

Dokumente

Zuhilfenahme von Stellenbeschreibungen, Zielvereinbarungen, Qualigespräche, Mitarbeitergespräche, Zwischenzeugnisse und mehr.

Prozess

Klare, einfache und schnelle Abläufe und Zuständigkeiten (Wer macht was wann) und Reduktion der Zwischenschritte auf absolutes Minimum.

Papierlos arbeiten

Möglichst durchgehend ohne Papier online arbeiten oder via E-Mail mit Nutzung automatisierter Empfänger-Funktion von Word.

Regeln

Klare Regeln, beispielsweise betreffend Änderungswünsche, Vorarbeit und Mitwirkungsmöglichkeiten der Mitarbeiter und klare Abläufe und Zuständigkeiten.

ChatGPT

ChatGPT hilft in beinahe allen Bereichen bei der Zeugniserstellung, vor allem aber in sprachlichen Aspekten. Eine sorgfältige Prüfung ist aber immer notwendig. Mehr dazu hier.

Checklisten-Einsatz

Einsatz von Qualitätsprüfungs- und Vollständigkeits-Checklisten. Korrekturlesungen delegieren an sprachsichere Mitarbeiter, allenfalls auch ausserhalb des HR.