So bereiten Sie Mitarbeiter auf die Digitalisierung vor

Die Propheten der Digitalisierung propagieren die neue Arbeitswelt oft gar euphorisch. Doch dies erscheint vielen Mitarbeitern als theoretische Propaganda, welche die Ängste gegenüber der Digitalisierung eher noch verstärkt. Wie man Mitarbeiter auf die Digitalisierung vorbereiten kann, zeigt dieser Beitrag.

Gelingt dies nämlich nicht und werden Mitarbeiter lediglich als Störfaktor der Digitalisierung gesehen, steht viel auf dem Spiel. Das soziale Gefüge in Unternehmen ist bedroht und es verstärkt sich der Widerstand gegen die Arbeitswelt 4.0, was bis zur Verweigerung führen kann. Ständige Appelle zu mehr Flexibilität gegenüber den Herausforderungen der digitalen Transformation von allen Seiten und nebulöse Beruhigungen und Versprechen genügen bei Weitem nicht und zeugen von wenig Empathie und Kommunikationskompetenzen.

Einbezug von Mitarbeitern

Der aktive Einbezug von Mitarbeitern und das ehrliche Signalisieren von Interesse an deren Meinungen, sind besonders in der Digitalisierung entscheidend. Wer gefragt wird, wer mitreden kann, wer Veränderungen mitgestaltet, fühlt sich ernst genommen, trägt die Veränderungen der Digitalisierung in der Arbeitswelt 4.0 auch mit, akzeptiert sie wesentlich stärker und – von besonderer Wichtigkeit – ist dann auch viel eher bereit, Verantwortung für einen erfolgreichen Veränderungsprozess zu übernehmen. Mitgestaltungsmöglichkeiten gibt es auch in der Digitalisierung: Einflussnahme auf Zeitpläne, Ideen zu Workshop-Themen, Mitbestimmung von Change Agents, Mitgestaltung von Arbeitszeit-Flexibilisierungen, Wahl möglicher Work-Life-Balance-Massnahmen als Folge der Digitalisierung sind einige Beispiele.

Klare Zielsetzungen und Hintergrundinformationen

Die Kommunikation in Veränderungsprojekten generell ist oft lückenhaft, nicht zielgruppengerecht und insbesondere in Digitalisierungsprozessen nur schwer verständlich, weil oft zu technologisch und zu plattitüdenhaft.

Darunter leiden Vertrauen und Zuversicht. Gerade in der Digitalisierung sind erklärende Informationen, Gründe von Zielen und Strategien und ein Überblick zu Aktivitäten von besonderer Bedeutung. Ein konkretes Thema kann sein, Mitarbeitenden mit verschiedenen Szenarien und Fallbeispielen nahezubringen, was Flexibilität in einer digital getriebenen Welt konkret bedeutet und welches die konkreten Auswirkungen auf deren Arbeit sind.

Dies ist besonders in der Digitalisierung alles andere als einfach und stellt eine grosse Herausforderung dar. Dass Prozesskosten dank der Digitalisierung um 20 Prozent gesenkt werden können, ist für Mitarbeiter zweitrangig. Dass aber zeitfressende, ermüdende und repetitive Routinearbeiten wegfallen – unter konkreter Nennung, welche dies sind – überzeugt hingegen zweifellos.

Ängste und Bedenken vorwegnehmen

Arbeitsplatzverlust, Flexibilitätsüberforderung, Wegrationalisierungen, Entfremdung von der Arbeit, Überforderung beim Tempo von Umstellungen – gerade in der Digitalisierung sind Verunsicherung und Ängste vielfältig. Die Ziele müssen von Anfang an klar und ehrlich kommuniziert werden, auch wenn dies in der Dynamik der Technologien der Digitalisierung nicht immer einfach ist. Nur wer die Mitarbeiter in den Prozess integriert, Ängste und Bedenken in konkreten Projekten der Digitalisierung auszuräumen weiss, ihre Anregungen und Bedenken diskutiert und einbezieht und ihnen Mehrwert und den Nutzen der Digitalisierung für sie persönlich verdeutlicht, kann auf ihre Veränderungsbereitschaft hoffen und Mitarbeiter auf die Arbeitswelt 4.0 vorbereiten.

Perspektiven aufzeigen und Sicherheit vermitteln

Massnahmen, Methoden und Themen gibt es viele. Sie reichen von Aufklärung über Sensibilisierungen und gemeinsamen Initiativen bis zum Einsatz neuer Lernformen: Die unterschwelligen Ängste der Mitarbeiter abzubauen, gehört zu den wichtigsten Kommunikationsaufgaben ganz besonders im Change Management der Digitalisierung. Mögliche Massnahmen:

• Workshops zu Themenkreisen aus Mitarbeiterbefragungen
• Vom HR initiierte und organisierte Roadshows
• Erfahrungsberichte und Geschichten Betroffener
• Konkrete positive und ermutigende Resultate
• Fallbeispiele von Qualitätssteigerungen der Aufgaben
• Entwicklung von Szenarien in Geschichtenform
• Sensibilisierung für die Arbeitsmarktfähigkeit
• Gemeinsame Ausarbeitung der Schulungsprogramme
• Newsletter mit YouTube-Referaten zur Arbeitswelt 4.0
• Einsatz neuer Lernformen wie E-, Mobile- und Micro-Learnings

Risiken, Misserfolge, Arbeitsplatzverluste, Reorganisationen und mehr sollten aber ebenso ehrlich kommuniziert werden, denn Offenheit über Probleme trägt immer zur Vertrauensbildung

Einbezug von Multiplikatoren

Helfen können dabei oft sogenannte Multiplikatoren, auch Change Agents genannt. Dies sind Mitarbeiter, die Ansehen, Kompetenz und Vertrauen geniessen und die Veränderungen der Digitalisierung grundsätzlich positiv werten. Change Agent müssen hohe Voraussetzungen erfüllen: Über das Fachliche hinaus Akzeptanz bei den Mitarbeitern geniessen, fachliche Zusammenhänge beurteilen, mit Konflikten umgehen, zielorientiert und empathisch kommunizieren und gerade in der Digitalisierung nicht zu euphorisch und zu unkritisch sein. Auch erfahrene Agilitätscoaches können wertvolle Beiträge leisten.

Kommunikation und Sozialkompetenz von Führungskräften

Wie bereitwillig sich die Mitarbeiter auf die Reise in die Arbeitswelt 4.0 mitnehmen lassen, hängt von Art und Umfang der Veränderungen ab. Diese sind gerade in der Digitalisierung oft sehr einschneidend und tiefgreifend, aber eben auch schwer abzuschätzen. Entsprechend gross ist die Skepsis vieler Mitarbeiter.