10 Massnahmen zur Vermeidung von Fehlbesetzungen

“Bad hires” kosten Zeit und Geld. Gemäss diverser Studien sind bis zu 30 Prozent aller Neueinstellungen “schlechte Rekrutierungen”. Eine Studie der Harvard Business Review besagt sogar, dass 80% aller Unternehmen eine zu hohe Mitarbeiterfluktuation vor allem Fehlbesetzungen zuschreiben.

Wie aber kann man Fehlbesetzungen reduzieren? Vermeiden kann man sie nie, aber es gibt viele Möglichkeiten, sie zu reduzieren. Einige besonders wirksame stellen wir Ihnen hier vor:

1. Sozial- und Fachkompetenzen gleich gewichten

Der bekannte Ausspruch “You hire for skills and you fire for behavio”‘ spiegelt eine wichtige Realität wider.. Die Sozialkompetenzen werden viel zu oft viel zu wenig gründlich geprüft. Der Ausspruch, dass Mitarbeiter wegen deren Fähigkeiten eingestellt, aber aus charakterlichen Gründen entlassen werden, ist leider nur zu wahr. Vor allem die Kommunikations- und Konfliktfähigkeit, die Fähigkeit zur Selbstmotivation, das Mindset zu Job und Leistung, die Handlungskompetenzen und die Resilienz werden zu oft vernachlässigt. Bei den Fachkompetenzen sind ganzheitliche Beurteilungen wichtig wie Ausbildung, Talente, Fähigkeiten, Kompetenzen, Know-how-Stand, Branchen- und Aufgaben-Erfahrungen, Arbeitsmethodik und je nach Stelle Spezialkenntnisse wie  Technologie- oder Medien-Know-how.

2. Team-Fit und Cultural Fit zur Vermeidung von Fehlbesetzungen

Ein Mitarbeiter mag ein Genie sein, aber wenn er nicht zur Unternehmenskultur und zum Teamcharakter passt, führt dies oft zu Frustration und letztendlich zur Kündigung. Die Frage, ob ein Mitarbeiter zum Vorgesetzten, zum Team, zur Unternehmenskultur und zu den Werten des Unternehmens passt, ist entscheidend und kann vor allem im Interview und im Lebenslauf mit den bisherigen Arbeitgebern besser beurteilt werden. Mehr zu Interviewfragen des Cultural Fit hier.

3. Stärkere Beachtung der Motivierbarkeit

Die Motivierbarkeit und das Leistungsbewusstsein werden oft viel zu wenig beachtet. Eine positive Grundhaltung, Stellenwert von Leistung und Beruf und stellenbezogene Ambitionen sind oft erfolgsentscheidend. Die Motivation und der Job-Stellenwert gehören nebst fachlicher und persönlicher Qualifikation zu den wohl wichtigsten und erfolgsentscheidendsten Faktoren. Die Motivation ist letztlich die verlässlichste und dauerhafteste Basis jeder wirklich substanziellen Leistungserbringung.

4. Optimierung des Recruitingprozesses

Recruiter sind oft unter Zeitdruck, Vakanzen zügig zu besetzen. Dies führt zu unsorgfältig geführten Interviews, bei denen wichtige Aspekte nicht erörtert oder Abklärungen wie Referenzen oder Arbeitszeugnis-Beurteilungen nicht oder nur am Rande gemacht werden. Mangelhafte Zusammenarbeit mit Vorgesetzten und der Linie und fehlende Stellenbeschreibungen oder Anforderungsprofile machen Recruitern die Eignungsbeurteilung oft ebenfalls schwer. Eine unklare Einstellungspolitik, beispielsweise in der Zuordnung von Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen und zu wenig Transparenz kommen hinzu. Oft verlässt man sich auch zu sehr auf den ersten Eindruck und lässt sich zu sehr von extrovertierten und eloquenten Kandidaten beeindrucken.

5. Ganzheitliche Persönlichkeitsbeurteilung

Leistungsausweise und Erfahrungen haben zu Recht stets einen hohen Stellenwert. Doch das umfassendste Wissen und die besten Diplome verlieren an Wert, wenn Handlungskompetenzen, Umsetzungsstärke, Ehrgeiz, Disziplin und andere personelle und soziale Kompetenzen fehlen oder gar negativ sind. Zu einer Persönlichkeit können je nach Aufgabenprofil, Team und Unternehmenskultur auch Durchsetzungsvermögen und Mut zu unkonventionellen Lösungen wichtig sein. Die Anforderungen an die Persönlichkeit werden grösstenteils durch Kompatibilität mit der Führungskraft, dem Cultural Fit zu Team und Unternehmen und den Anforderungen und Aufgaben bestimmt. Hierzu ist dieser Beitrag interessant: Recruiting-Mix für die ganzheitliche Beurteilung von Anforderungen

6. Einbezug von mehr Entscheidern oder dem Team

Mehrstufige Auswahlverfahren und die Beurteilung durch mehrere Personen, zum Beispiel nach dem Vieraugen-Prinzip, werden oft vernachlässigt. Ein Vertreter des Teams mit guten Menschenkenntnissen, eine erfahrene Führungskraft und ein weiterer HR-Vertreter reduzieren beispielsweise die Risiken von Fehlbesetzungen, vor allem, wenn sie unterschiedliche Aspekte und Kompetenzen beurteilen. Im Peer Recruiting ist es sogar so, dass die Mitarbeitenden selbst über Neueinstellungen entscheiden und das ganze Team Bewerbungsgespräche führt. Dieses Vorgehen scheint sehr wirksam zu sein, da es vor allem den Team-Fit berücksichtigt und es Teams sind, welche die relevanten Skills oft besser kennen und beurteilen können.

7. Unkonventionelle Beurteilungsinstrumente nutzen

Arbeitszeugnisse, Referenzen, Interviews und mehr sind bewährte und gute Instrumente. Doch zu wenig oft werden auch andere für eine breitere Beurteilungsbasis eingesetzt, wie beispielsweise Präsentation oder Fachmeeting, Urteil bzw. Einschätzung des Teams, Rollenspiele zu Fach- und Sozialkompetenzen, Einbezug und Kennenlernen des Lebenspartners, Arbeitsproben und Testaufgaben oder Schnuppertage oder Schnupperwochen. Der Vorteil dieser Instrumente ist deren Authentizität zu Fach- und Sozialkompetenzen und die Ganzheitlichkeit. Sie sind zwar oft zeitaufwendig, verhelfen aber zu wesentlich ganzheitlicheren Beurteilungen.

8. Prüfen, ob Job-Erwartungen realistisch sind

Dies wird oft zu wenig genau abgeklärt. Bietet die Stelle, was der Bewerber erwartet? Sind seine Erwartungen realistisch? Sind die Kerntätigkeiten jene, welche den Kandidaten besonders überzeugen und welche vor allem seine Talente und Skills nutzen? Oder hat er unrealistische Karriere- oder Weiterentwicklungsbedürfnisse, die aus verschiedenen Gründen (Alter, Stelle) nicht möglich sind? Auch die Frage einer Unter- oder Überforderung ist genau zu prüfen. Damit hängt auch die Stellenausschreibung zusammen, die eine Stelle realitätsnah beschreiben muss und die Anforderungen weder zu hoch noch zu tief setzen darf.

9. Zusammenarbeit von Recruiter und Linie

Die Zusammenarbeit zwischen Recruiter und Führungskraft ist entscheidend für Kommunikation und Informationsaustausch und sollten ein Tandem bilden. Personaler übernehmen für die Besetzung als Business-Partner des Managements stets unternehmerische Mitverantwortung – für die Platzierung und eine gewisse Zeit danach. Im Interesse von mehr Effizienz, sollten alle am Recruitingprozess Beteiligten Zugriff auf die Bewerberdaten, Interview-Informationen, Videoantworten, Backgroundchecks und sonstigen Daten haben. Kurze Entscheidungswege und strenge Einhaltung von Terminen sorgen für mehr Effizienz.

10. Die Top-Motivatoren eruieren

Wichtig ist aber auch die Klärung der Hauptmotivatoren eines Kandidaten. Ist es Karriere, Materielles, Sicherheit, Lohn, Lernmöglichkeiten, Nutzung von Talenten und Skills? Und wie sehr passen diese zu den Tätigkeiten, zur Stelle, zu den Entwicklungsmöglichkeiten und welche können Sie mit welcher Wahrscheinlichkeit anbieten? Es lohnt sich, solches im Interview genau und konkret abzuklären. Seien Sie sich bewusst, dass materiell motivierte Mitarbeiter oft zu weniger starken Bindungen bereit sind, Lernmöglichkeiten und die Nutzung von Talenten und Skills hingegen, also Kandidaten mit intrinsischer Motivation aus innerem Antrieb oft eine stärkere Mitarbeiterbindung erlauben. Mehr zur Motivation in Job-Interviews hier.

---