Bewerberabsagen: Prüfstein des Candidate Experience

Absagen an Bewerber sind ein wichtiger Punkt bezüglich Candidate Experience, beeinflussen das Employer Branding und sind ein Touchpoint, der bei vielen betroffenen Bewerbern haften bleibt. Hier zeigt sich glaubwürdiges Candidate Experience.

Dieser Beitrag erschien auf hrpraxis.ch bereits letztes Jahr. Er wurde nun erneut geprüft und auf den aktuellen Stand gebracht. 

Die richtige Balance zu finden zwischen den Anforderungen an die Effizienz des Recruitingprozesses einerseits und dem individuellen mit Wertschätzung verbundenen Eingehen auf Bewerbungen andererseits ist keine einfache Aufgabe.

Der goldene Mittelweg

Es gibt aber wie so oft auch hier einen guten Mittelweg. In Kürze: Das Schreiben als Ganzes wird standardisiert und für die für Bewerber und Ihren Bewerberpool relevanten Punkte wie

– Grund der Absage
– Stärken/Kompetenzen
– Feedback zur Bewerbung

werden individuelle Textbausteine gebildet. Dies macht deshalb Sinn, weil der Absagegrund für den Bewerber die wichtigste Information ist und ein Feedback zur Bewerbung mit Stärken und Kompetenzen einen individuellen Akzent setzt, der Wertschätzung verrät und vom Empfänger sofort als individuell erkannt wird.

Kompetenzen und Bewerberpool

Bei (vorhandenen) Stärken und Kompetenzen lässt dies den Bewerber ebenfalls sofort erkennen, dass auf die Bewerbung eingegangen wird und positive Aspekte erkannt wurden. Solche Textbausteine können auch mit einer Anfrage verknüpft werden, ob die Personaldaten für eine spätere Vakanz in einem Bewerberpool gespeichert werden dürfen und der Bewerber dafür sein Einverständnis gibt. Dies hat den Vorteil, dass dann Talente und Kompetenzen gleichzeitig erfasst sind. Der Bewerber sieht auch, dass seine Kompetenzen für das Unternehmen einen Wert haben und man mit ihm in Kontakt bleiben möchte.

Besonders vorbildlich und bewerberfreundlich und für einen Bewerberpool ebenfalls interessant ist das Angebot, bei solchen Bewerbungen ein telefonisches Feedback oder gar persönliches Gespräch zum Grund der Absage zu ermöglichen. Damit lassen sich Talentprofile und unternehmensrelevante Kompetenzen interessanter Bewerber erweitern und präzisieren.

Kategorisierung von Absagen

Absagen lassen sich auch in die folgenden drei Qualitätsstufen kategorisieren:

– A-Gruppe: Erfassung in Bewerberpool und Feedback-Angebot zum Absagegrund
– B-Gruppe: Mit Textbausteinen individualisieren
– C-Gruppe: Nur standardisiert mit Minimalaufwand

Die C-Gruppe umfasst Pro-Forma Bewerbungen oder qualitativ sehr schlechte und lückenhafte. Es ist legitim, bei solchen Bewerbungen den gleichen minimalen Aufwand zu treiben, wie dies auch Bewerber taten.

Im nachfolgenden Muster eines Absage-Schreibens sind die obigen individualisierbaren Bestandteile bzw. Textbausteine kursiv gesetzt. Achten Sie zudem auch auf die wertschätzende, positive, empathische und respektvolle Tonalität des Absage-Schreibens. Weitere Ideen und Textbausteine für die Bewerber-Kommunikation generell enthält das erfolgreiche “Das grosse E-Book der HR-Mustertexte”.

 

Muster eines Absage-Schreibens

Sehr geehrter Herr Muster

Vielen Dank für die Zustellung Ihrer Bewerbung vom <Datum>. Ihr Interesse an unserer Unternehmung sowie Ihr Vertrauen haben uns sehr gefreut. Wir sind uns bewusst, dass Sie mit Ihrer Bewerbung Erwartungen und Hoffnungen verbunden haben. Umso schwieriger ist es deshalb für uns, diese heute enttäuschen zu müssen.

Obwohl Ihre Bewerbung viele positive Aspekte enthält, bedauern wir, Ihnen die ausgeschriebene Stelle nicht anbieten zu können. Der Grund: Uns liegen Bewerbungen von Kandidaten vor, welche spezifische Branchenerfahrungen vorweisen, die für die ausgeschriebene Stelle besonders wichtig sind.

Es freut uns, Ihnen ein positives Feedback geben zu können, welches für weitere Bewerbungen für Sie allenfalls hilfreich sein kann: Positiv aufgefallen sind uns bei Ihrer Bewerbung Ihre überdurchschnittlichen Fremdsprachenkenntnisse und der aussagekräftige und gut strukturierte Lebenslauf.

Bitte sehen Sie diese Entscheidung nicht als Beurteilung Ihrer Kenntnisse und Kompetenzen an. Wir sind uns sicher, dass Sie mit Ihren Qualifikationen bald anderweitig die gewünschte Herausforderung finden werden.

Für Ihre weitere berufliche Zukunft wünschen wir Ihnen alles Gute und viel Erfolg.

Weitere Ideen und Textbausteine für die Bewerber-Kommunikation generell enthält das erfolgreiche “Das grosse E-Book der HR-Mustertexte”: