Arbeitszeugnisse werden grundsätzlich aufgrund von Angaben des Linienvorgesetzten von der Personalabteilung verfasst. Wichtig ist immer, dass aber auch der Mitarbeiter von Beginn weg bei der Zeugniserstellung einbezogen wird, was zahlreiche Vorteile mit sich bringt.
Das Ausstellen fairer, wahrheitsgetreuer, vollständiger, klarer und wohlwollender Arbeitszeugnisse ist in modernen und mitarbeiterfreundlichen Unternehmen Teamarbeit, an der HR-Professionals, Mitarbeiter und Vorgesetzte mit verschiedenen Aufgaben beteiligt sind. Ein moderner und partnerschaftlicher Führungsstil bezieht Mitarbeitende in Entscheidungsprozesse und Beurteilungen mit ein.
Vorteile Mitarbeitende in Arbeitszeugnisse einzubeziehen
Der Einbezug von Mitarbeitende in das Erstellen von Arbeitszeugnis hat einige wichtige Vorteile, die dem Unternehmen und dem Mitarbeitenden gleichermassen zugutekommen.
Die Akzeptanz des Zeugnisses
erhöht sich durch den Einbezug entsprechend und Widerstände und Misstrauen werden abgebaut.
Wohlwollen und Interesse
an einer weiteren beruflichen Entwicklung werden signalisiert, auch nach dem Weggang des Mitarbeiters, was eine positive Atmosphäre schafft.
Der Arbeitgeber vermeidet
Konflikte, Mehrarbeit durch Korrekturen und Missverständnisse oder gar gerichtliche Klagen, was auch Kosten und Konflikte vermeiden hilft.
Man stösst auf neue Sachverhalte
oder Sichtweisen und vermeidet so Lücken oder falsche Aussagen, die auf das Fortkommen des Mitarbeiters einen negativen Einfluss haben könnten.
Weitere genaue Informationen
aus dem Arbeitsalltag des Mitarbeitenden sind eine zusätzliche Hilfe für aussagekräftige und sich an den praktischen Aufgaben des Beurteilten orientierende Zeugnisse, vor allem was die Tätigkeitsbeschreibungen betrifft.
Das Zeugnis kann,
wo angebracht, im Setzen von Schwerpunkten und Herausheben von Leistungen auch auf Wünsche zu Laufbahnzielen und das berufliche Fortkommen des Mitarbeiters ausgerichtet werden, was auch dem gesetzlichen Anspruch des Wohlwollens entgegenkommt.
Der Prozess der Zeugniserstellung
wird optimiert und läuft wesentlich effizienter und schneller ab, was sogar noch einen Qualitätsgewinn mit sich bringt. Formulare vor allem auch für den Mitarbeiter vereinfachen zudem seine Mitwirkung und den administrativen Aufwand.
Working-Tools für den Einbezug Mitarbeitender in Arbeitszeugnissen
- Formular zum Entwurf eines Zeugnisses
- Formular als Vorlage zur Zeugniserstellung
- Formular für den Einbezug des Mitarbeiters
- Ablaufs- und Zuständigkeits-Formular zur Zeugniserstellung
- Formular für einen Zeugnisantrag
- Formular für Zeugnis-Änderungswünsche
- Muster einer Antwort auf eine unberechtigte Zeugnisreklamation
- Formular mit Leistungs- und Tätigkeitsgewichtungen zur Priorisierung
Diese Tools sind übrigens alle im Arbeitshandbuch für die Zeugniserstellung enthalten und können auch als Worddokumente heruntergeladen werden.
Formulierung von Zeugnissen durch den Arbeitnehmer
Es kommt vor, dass der Arbeitnehmer sein Zeugnis selbst formulieren möchte und Sie es nur unterschreiben sollen. Das ist ein bequemer Weg, sich der Verpflichtung des Selbstschreibens zu entziehen. Einen Anspruch, das Zeugnis selbst zu formulieren, hat der Arbeitnehmer jedoch nicht. Zudem ist der Arbeitgeber bzw. der Vorgesetzte mit seiner Unterschrift für die Aussagen bzw. den Inhalt haftbar, auch wenn der Arbeitnehmer das Zeugnis entworfen hat.
Es kommt auch vor, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer um Unterstützung bei der Zeugniserteilung bittet. Das kann unter Umständen für den Arbeitnehmer dann problematisch sein, wenn er sich mit den gängigen Zeugnisformulierungen nicht auskennt.
Vorgehen beim gemeinsamen Verfassen von Arbeitszeugnissen
So können aus seiner Sicht vermeintlich gute Formulierungen sich bei späteren Interpretationen durch Dritte als schlecht oder abwertend herausstellen. Wenn Sie das Zeugnis nicht alleine, sondern in Abstimmung mit dem Arbeitnehmer schreiben wollen, dann empfiehlt sich folgendes Vorgehen:
- Entweder erstellt der Arbeitnehmer oder der Arbeitgeber einen Zeugnisentwurf.
- Arbeitgeber und Arbeitnehmer besprechen den Entwurf für die Endfassung gemeinsam.
- Der Arbeitgeber erstellt die Endfassung des Zeugnisses.
- Besprechung der Endfassung mit dem Mitarbeiter.
Diese Vorgehensweise ist kooperativ und praktikabel, wenn Sie zum Beispiel ein langjähriges Vertrauensverhältnis zu einem Arbeitnehmer haben. Vor allem, wenn ein ausführliches, qualifiziertes Zeugnis zu erstellen ist, ist diese Strategie empfehlenswert und entspricht einer partnerschaftlichen und modernen Mitarbeiterpolitik. Wer Zeugnisse kooperativ entwirft, investiert zunächst relativ viel Zeit, vermeidet aber spätere Auseinandersetzungen, Missverständnisse und Konflikte. Wichtig und fair ist aber auch, Mitarbeitende offen auf kritische Beurteilungen hinzuweisen und diese zu begründen.
Das “Arbeitshandbuch für die Zeugniserstellung”
ist soeben in der Neuauflage 2023 erschienen.
Mehr dazu hier.
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