Digitalisierung von HR Prozessen in 7 Schritten

Digitalisierung von HR Prozessen von der papierbasierenden Verwaltung mit herkömmlichen Instrumenten hin zu digitalisierten und automatisierten Prozessen, stellt für KMUs eine besondere Herausforderung dar.

Es finden Veränderungen auf mehreren Ebenen statt, die ein neues Mindset, neue Tools und Prozesse, neue Arbeitsweisen, ein gesamtunternehmerisches Verständnis und mehr betreffen.

Die Digitalisierung von HR Prozessen

Es handelt sich dabei, wie schon an anderer Stelle ausgeführt, um ein Change Management Projekt, in welchem das HR sowohl selber wie auch als Gestalter der digitalen Transformation aber auch alle Mitarbeiter betroffen sind. In kleinen Unternehmen vereinfacht die Überschaubarkeit und die Unternehmenskultur einiges, im Umdenken und Mindset allerdings sind die Anforderungen auch hier hoch. Die folgenden Schritte und Phasen sollen helfen, die digitale Transformation in einem KMU unter guten Bedingungen durchzuführen.

Schritt 1: Alle HR-Aufgaben auflisten

Als erstes sollten alle im HR anfallenden Aufgaben aufgelistet werden, die Sie regelmäßig ausgeführt werden. Dabei ist auf jene Aufgaben zu achten, welche häufig vorkommen und viel Zeit und Personal beanspruchen, denn hier sind die Effizienzgewinne und alle anderen Vorteile am grössten.

Dies können beispielsweise die Arbeitszeiterfassung, die Berechnung der Überstunden pro Mitarbeiter, die Ferienverwaltung, Abwesenheiten, Krankheitsmeldungen und Gehaltsabrechnungen sein. Die Kernfrage lautet: Welche Aufgaben werden mit welchem Zeitaufwand wie oft von wie vielen Mitarbeitern zu welchen Kosten erledigt? Dabei sind auch die Chancen zur Fehlerreduktion und Qualitätsverbesserung von Prozessen und Aufgaben zu berücksichtigen.

Schritt 2: Konzept und Zeitplan erstellen

Ein Konzept mit einer klaren Strategie, den Zielen, Prioritäten und Aktivitäten ist der Startschuss für die Umsetzung und Realisierung. Dabei sind auch ein Zeitplan und die Organisation wichtig, wer beispielsweise für welche Aufgaben verantwortlich ist, wer für welche die Kompetenzen hat und wer für welche die Verantwortung trägt. Hier ist das HR in Abstimmung mit der Geschäftsleitung federführend. Dazu gehört auch eine allfällige Gewichtung eines HR-Bereiches, beispielsweise das Recruiting oder die betriebliche Weiterbildung.

Schritt 3: Mitarbeiter informieren und einbeziehen

In einem Kleinunternehmen ist dies keine zu schwierige, aber wichtige Aufgabe. Um so früher man die Mitarbeiter informiert, sie in allen Phasen der digitalen Transformation einbindet, sie um Meinungen und Erfahrungen bittet, ihnen Aufgaben – wenn möglich mit Erfolgserlebnissen – zuteilt, desto überzeugter wird die Digitalisierung mitgetragen und befürwortet. Darüber hinaus wird auch das Engagement und die Motivation gestärkt und ein wichtiger Beitrag zur Unternehmenskultur geleistet, dass sie entscheidend zum Erfolg beitragen und ihr Wissen geschätzt wird. In einer Auftaktveranstaltung wird das Konzept vorgestellt. Dann schon auf die Bedürfnisse und allfällige Ängste einzugehen, setzt ein positives Signal, von Beginn weg einbezogen zu werden.

Schritt 4: Die geeignete HR-Lösung wählen

Es gibt eine Vielzahl an HR-Lösungen für unterschiedliche Bedürfnisse und Unternehmensgrössen. Fokussiert ein KMU die Prozesse und Verwaltung, kann eine leistungsfähige digitale Personalakte und allenfalls eine Lohnverwaltung bereits genügen. Je nach Bedürfnissen können aber auch einfache, modular erweiterbare Gesamtlösungen mit mehr Funktionalitäten ein guter Weg sein. Kostenlose Tests, Online-Demos und Referenzen von Anwendern einer favorisierten Lösung können hilfreich sein. Bei grösseren KMU’s ist ebenso ein HR-Portal, auch als Employee-Self-Service bekannt, empfehlenswert.

Entscheidend ist immer die Unternehmensgrösse, Häufigkeit, Aufwände und Komplexität von Prozessen. Mit einer einfachen Gesamtlösung oder digitalen Personalakte zu beginnen und dann damit aus praktischen Erfahrungen und Bedürfnissen heraus die nächsten Anforderungen, eine weitere Lösung oder ein weiteres Modul zu entscheiden, ist oft der pragmatischste Weg. Auch hier ist der Einbezug von Mitarbeitern wiederum wichtig. Auch eine externe IT-Beratung kann empfehlenswert sein.

Schritt 5: Datenintegration

Sobald man sich für die passende Software entschieden hat, müssen alle relevanten Daten eingepflegt werden. Dies sind beispielsweise Mitarbeiterdaten, Arbeitszeiten und weitere wichtige von der Digitalisierung betroffene Informationen. Dieser Schritt kann viel Zeit in Anspruch nehmen, weshalb es wichtig ist, abzuklären, ob ein Datenimport möglich ist.

Schritt 6: Einführung und Schulung organisieren

Es ist wichtig, eine Art “Onboarding” durchzuführen, um die Mitarbeiter*innen in der gewählten HR-Lösung zu schulen und sie mit der Software, aber auch die digitalen Umwandlung als ganzes, vertraut zu machen. Schon bei der Evaluation der Software sollte der Schulung und Einführung Beachtung geschenkt werden, was beispielsweise Zeitaufwand der Trainings, Bedienerfreundlichkeit, Support und allfällige Schulungsleistungen betrifft. Ist ein IT-Mitarbeiter vorhanden, sollte auch dieser für die Unterstützung bereit sein und die Software entsprechend gut kennen. Regelmässige Feedbackgespräche, positive und negative Erfahrungen und Informationen zum Stand der Fortschritte – welche auch Probleme beinhalten sollten – gehören dazu.

Schritt 7: Erfolgskontrolle und Fazit

Nach Abschluss der Einführung und Anwendung stellt eine Erfolgskontrolle sicher, ob die Ziele und Erwartungen erfüllt werden konnten und auch, ob die Digitalisierung von allen Mitarbeitern nicht nur beherrscht, sondern auch mitgetragen wurde und wird. Eine systematisch strukturierte Mitarbeiterbefragung kann hier verwertbare Resultate bringen. Zwischenerfolge und Fortschritte sollten dabei gefeiert werden und das HR mit durch den Zeitgewinn neuen und interessanten Dienstleistungen den Nutzen der Digitalisierung zusätzlich unter Beweis stellen. Auch die Einladung eines Digitalisierungsexperten für ein Referat und Erlebnisberichte von Mitarbeitern verankern die digitale Transformation und setzen positive Akzente, auch für allfällige weitere Digitalisierungsschritte und -projekte.