Digitalisierung im HR – Gesamtlösung oder Einzeltools?

Alles aus einer Hand versus das Beste aus jedem Bereich – mit diesem Entscheid tun sich viele Unternehmen in der Digitalisierung im HR schwer.

Verständlicherweise, denn beide Strategien haben ihre Vor- und Nachteile, die es abzuwägen gilt. Best-of-Breed-Lösungen (den bestmöglichen Lösungen für jeden Anwendungsbereich) haben jedoch in einigen Punkten einige nicht unwichtige Vorteile.

Vor und Nachteile einer Gesamtlösung

Vorteile
Die Elemente sind aufeinander abgestimmt und man hat ein System, welches in sich funktioniert. Durch die Einheitlichkeit der Funktionalitäten und Oberflächen reduziert sich oft auch der Schulungsaufwand. Zudem kann eine Gesamtlösung auch zum Treiber der Digitalisierung im Unternehmen werden, da mehr Mitarbeitende in mehr Bereichen die Vorteile erkennen und erfahren. Auch Informationen sind meistens standardisiert und zentralisiert und ein grosser Funktionsumfanges hat auch ein gutes Kosten-Nutzen-Verhältnis zu Folge. In der Praxis kann für die meisten Anforderungen eine Standard-Software durchaus ausreichen.

Nachteile
Und Einzelmodule können eine unterschiedliche Qualität aufweisen und Spezialbedürfnisse nicht oder nur ungenügend abdecken. Zu viele Neuerungen kommen für zu viele Mitarbeitende zu schnell, da das Recruiting, die Prozesse, das Performance Management und mehr gleichzeitig betroffen sind. Je nach Grösse und Kosten eines Gesamtpaketes besteht oft auch die Gefahr einer Budgetüberschreitung und allgemein zu hoher Ressourcenbeanspruchung.

Vor und Nachteile von Einzeltools

Vorteile
Man wählt das Beste für die jeweiligen Bereiche – das ist der am meisten ins Gewicht fallende Kernvorteil. Eine unbestrittene Stärke ist auch, dass mit Einzeltools individuelle und spezifische Anforderungen besser abgedeckt werden können und sie eher sicherstellen, dass nur benötigte Funktionalitäten und Leistungen enthalten sind. Bei Gesamtlösungen besteht nicht selten die Gefahr, dass zu viele Features ungenutzt bleiben und so auch den Schulungsaufwand unnötig erhöhen und sich negative auf die Bedienerfreundlichkeit auswirken.

Man kann mit Einzellösungen auch sein eigenes Tempo bestimmen und die Digitalisierung in jenen Bereichen vorantreiben, wo die der Bedarf und die Nutzenstiftungen am grössten sind. Beispielsweise werden zuerst die ressourcenaufwändigsten Prozesse abgedeckt und später eine Recruiting-Einzellösung beschafft, welche auch eine unterschiedliche Zielgruppe mit unterschiedlichen Nutzenstiftungen hat. Einzeltools sind zudem oft schneller einsatzbereit und in der Regel flexibler als ein Gesamtpaket. Viele dieser Vorteile führen auch dazu, dass Einzellösungen in der Implementierung weniger riskant sind, was auch dem schrittweisen Vorgehen zuzuschreiben ist.

Nachteile
Nachteilig können sich organisatorische und technische Schnittstellen auswirken. Auch das Risiko von Doppelspurigkeiten besteht und es fehlt die Abstimmung in wichtigen Bereichen. Entscheidend ist letztlich auch der konkrete Bedarf und die Prioritäten. Auch sind Kosten, Ressourcenbeanspruchungen, Schulungsaufwand und die spätere Ausbaubarkeit in die Überlegungen einzubeziehen.

Es gibt auch Suiten, welche modular aufgebaut sind und später, wenn nötig jederzeit ausgebaut werden können. Dies kann ein vorteilhafter Mittelweg sein, weil dann die Anforderungen auch mit den konkreten Bedürfnissen mitwachsen und permanent auf praktischen Erfahrungen basierend entschieden werden kann.

Entscheidungsfindung

Einige wichtige Kriterien zur Entscheidungsfindung auch in der Zusammenfassung obiger Informationen sind:

– Integrationsfähigkeit der jeweiligen Softwarepakete
– Wie spezifisch und umfangreich sind die Anforderungen
– Welche Bereiche müssen wichtigere und dringendere Bedürfnisse abdecken
– Wie steht es um den kurzfristigen und langfristigen Bedarf
– Die Einsatzgebiete und deren Prioritäten klar definieren
– Welche personellen und finanziellen Ressourcen sind vorhanden