Employee Self Service im Zuge der Digitalisierung

Im Zusammenhang mit und Shared Services, bzw. als ein Teil dieser, ist insbesondere der sogenannte Employee Self Service interessant. Damit werden Mitarbeitende aktiv in die Personalarbeit eingebunden und führen gewisse administrative Tätigkeiten in eigener Verantwortung selbst aus.

In der Praxis bereitet jedoch die Koordination mit anderen, verwandten Abläufen und Aufgaben und die Integration in bestehende Systeme und Organisationen inner- und ausserhalb der HR-Administration zuweilen Probleme.

Eine effiziente Gestaltung von HR-Prozessen und administrativen Aufgaben senkt auch beim Employee Self Service Kosten, automatisiert zeitraubende Routineaufgaben, erhöht die Datenqualität und -zuverlässigkeit und gibt HR-Professionals mehr Zeit für qualitativ wichtigere Aufgabenstellungen und eine Erhöhung der generellen Servicequalität und des Dienstleistungsniveaus. Damit findet letztlich eine Art „Selbstbedienung“ statt, indem Mitarbeiter eigenverantwortlich einen Teil ihrer personenbezogenen Daten erfassen, verändern oder löschen, ohne dass ein HR-Sachbearbeiter mit Formularen, Kontrollen, Mutationen und mehr eingreifen und sich dazwischen schalten muss.

Webbasierende Systeme und Cloud-Lösungen

Durch die fortschreitende Ablösung traditioneller Software durch webbasierte Systeme und Cloud-Lösungen eröffnen sich neue Möglichkeiten, Funktionalitäten, Prozesse und Aufgaben klassischer HR mit Mitarbeiterportalen zu kombinieren. Mitarbeiter erhalten dabei einen eigenen Zugang, welcher über Rollen und Zugriffsrechte geregelt werden kann. Sie werden so integraler Bestandteil digitaler Systeme und auch in Prozesse miteinbezogen, was deren Mitwirkungsradius erweitert und auch das Verständnis für und Einblicke in HR-Prozesse fördert.

Gleichzeitig werden Mitarbeiter Bestandteil von Prozessen, die auch über die klassische HR-Administration hinausgehen, beispielsweise die Planung für das Onboarding neuer Mitarbeiter oder Feedback zu einem potenziellen Bewerber im Recruitingbereich, statt lediglich Stammdaten zu mutieren und Ferienanträge zu verwalten.

Solche Systeme vereinfachen die Arbeit und Prozesse des HR auf effiziente Weise, indem es administrative Standardaufgaben auf Mitarbeiter abdelegieren kann und von Routine- und Verwaltungstätigkeiten entlastet wird. Damit bietet sich dem HR auch die Chance, sich immer weiter in Richtung eines internen und externen Dienstleisters zu entwickeln.

Diese Lösungen sind in vielen HR-Bereichen einsetzbar wie bei Stellenbeschreibungen, im Bewerbermanagement, beim Onboarding, im Dokumentenmanagement, bei Arbeitszeugnissen und mehr. Damit kann beispielsweise auch das HR-Controlling cloudbasiert optimiert und automatisch visualisiert und nach individuellen Bedürfnissen und Empfängerkreisen verteilt werden.

Durch webbasierte Oberflächen können viele der obigen Aufgaben bzw. Informationen zudem ortsunabhängig und jederzeit abgerufen werden. Der Mitarbeiter kann beispielsweise seinen Ferienantrag oder eine Absenzmeldung von zu Hause nach Absprache mit Familie oder Lebenspartner über sein Smartphone einreichen und eine Führungskraft sich über Abwesenheiten inklusive Jahresferienplanung der Mitarbeiter auf dem Tablet während einer Geschäftsreise informieren.

Praxisbeispiele der Nutzung

Über Laptop, Smartphone oder Tablet melden sich über einen personalisierten Login an und erhalten in einem News-Dashboard einen Überblick über aktuelle Nachrichten aus den verschiedenen HR-Bereichen. In bestimmten HR-Bereich lassen sich eigenen Daten abrufen.

Innerhalb der Entgeltabrechnung können Anwender zum Beispiel die jüngste Gehaltsabrechnung einsehen oder sich per Downloadfunktion die aktuelle Lohnsteuerbescheinigung herunterladen. Gleichzeitig steuern Mitarbeiter mit einem Tool deren Zeitkonto oder verwalten Urlaubs- und Krankheitstage inklusive Online-Krankmeldungen. Auch Änderungen der Bankverbindung oder des Wohnsitzes lassen sich mit wenigen Handgriffen dort vornehmen. Dies entlastet das HR ernorm und  reduziert auch die Fehler in Mitarbeiterdaten.