Digitalisierung in der Personaladministration

Digitalisierung in der Personaladministration hat oft erste Priorität. Die Anforderungen an die Personaladministration sind im Laufe der letzten Jahre signifikant gestiegen und haben sich stark verändert und auf neue Aufgabenbereiche ausgedehnt.

Dies sind Personalentwicklungsmanagement, Erarbeitung und Bereitstellung von HR-Kennzahlen, HR-Informationshandling oder auch Qualifikationen erweitert. Der HR-Administration kommt im Zeitalter der Digitalisierung und Arbeitswelt 4.0 eine noch grössere Bedeutung zu und kann von der Digitalisierung stark profitieren, da hier Automatisierungsmöglichkeiten, Kosteneinsparungen und Eiffizienzgewinn besonders stark ins Gewicht fallen

Sie meistert die immer anspruchsvoller werdenden Prozesse und Anforderungen vonseiten der Führungskräfte, der Mitarbeiter und der Unternehmensführung. Sie muss diese stetig einem HR in einem tiefgreifenden Veränderungsprozess vor allem in der Digitalisierung anpassen und auf neue auch immer individueller werdende Bedürfnisse ausrichten.

Aufgaben und Ziele

Die Hauptaufgaben einer Personaladministration werden klassischerweise oft in drei Blöcke aufgeteilt und sind auch optimal für die Digitalisierung geeignet:

Eintrittsadministration

Verträge, Anmeldung Versicherungen, Dossierverwaltung, Bewilligungen, Instrumente zur Verfügung stellen, Informationsmaterial. Hier spielt die digitale Personalakte eine zentrale Rolle..

Austrittsadministration

Ausstellen von Zeugnissen, Abmeldung von Versicherungen, Korrespondenz, Austrittsgespräche und Statistiken von Austrittsbefragungen – diese Bereiche lassen sich ebenso gut digitalisieren.

Mitarbeiterbetreuung und Services

Erstellung von Zwischenzeugnissen, Stammdatenpflege, Mutationen, Absenzwesen, Korrespondenz, Kommunikationsmanagement, Mitarbeiterberatung. Hier spielt wie erwähnt, der Employee Self Service eine wichtige Rolle. Er senkt Kosten, automatisiert zeitraubende Routineaufgaben, erhöht die Datenqualität und -zuverlässigkeit und gibt HR-Professionals Zeit für qualitativ wichtigere Aufgabenstellungen. Die Aufgaben einer HR-Administration im Einzelnen:

• Unterstützung der Linie und Kontakt mit Schnittstellen
• Führung der Pensionskassenadministration
• Mithilfe und Vorselektion bei Rekrutierungen
• Erstellung und Koordination der Personalentwicklungspläne
• Pflege von Stammdaten und Abwicklung Saläradministration
• Erstellen von Lohnbescheinigungen, Krankentagegeld usw.
• Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Prüfungen
• Erstellung der Lohnabrechnungen und Lohnausweise
• Zahlungsverkehr mit Banken, Versicherungen und Ämtern

Für ein ganzheitliches, auf alle Aufgaben abgestimmtes Vorgehen empfiehlt sich eine digitale Workflowlösung, in der diese Bereiche aufeinander abgestimmt sind, Teile eines gesamten Prozesses sind und eine einheitliche Handhabung bieten. Workday und People Doc sind Beispiele bekannter und empfehlenswerter Softwarelösungen dafür.