Die vielen Chancen der Digitalisierung im HR

Die Digitalisierung im HR bietet viele Chancen, sich neu zu organisieren und auszurichten, viele Prozesse schneller und effizienter zu gestalten und im Interesse der Qualität und verbesserter Kommunikation zu optimieren.

Die Digitalisierung im HR

Die Digitalisierung des Personalmanagements birgt viele Chancen für alle Beteiligten – für das Unternehmen, die Mitarbeitenden, das HR selber und die Führungskräfte. Wichtig ist, nicht nur auf quantitative Aspekte, Ressourceneinsparungen und Effizienz zu achten, sondern auch qualitative Nutzenstiftungen und Ziele anzupeilen wie beispielsweise eine fairere und ganzheitlichere Mitarbeiterbeurteilung oder die Belebung einer Feedbackkultur.

Prozessqualität und -effizienz steigern

Vor allem langwierige und aufwendige Prozesse, welche besonders fehleranfällig sind, werden durch die Digitalisierung und Automatisierung effizienter, reduzieren Fehler und erzeugen präzisere Resultate und Outputs. Die betrifft beispielsweise die Qualität von Bewerbungsprozessen, bei denen unter anderem auch die Vorselektion speditiver erfolgt und sich beispielsweise auch die Vorselektion mit geeigneten Tools verbessert. Besonders hilfreiche Tools sind hier der Employee Self Service und digitale Personalakten.

Interne Kommunikation

Sie wird in der Digitalisierung des HR etwas stiefmütterlich thematisiert. Doch auch hier bestehen Vorteile. Mitarbeiter-Informationen können schneller und einfacher erstellt, eingängiger und nachhaltiger gestaltet und gezielter und genauer, beispielsweise auch mit Feedback-Möglichkeiten auf eine Mitteilung zu Neuerungen im Employee Self Service, versandt und verbreitet werden. Besonders interessant ist in diesem Bereich die Förderung der Feedback-Kultur und die bessere Organisation, Koordination und Verfügbarkeit von Informationen.

Kosten und Zeitaufwand senken

Administrative Arbeiten, vor allem aufwendige Routineaufgaben mit Daten, welche viel Zeit beanspruchen, häufig vorkommen und viele Schritte beinhalten, laufen schneller und effizienter ab und haben so erhebliche Kostenvorteile zur Folge. Vor allem dort, wo auch personelle Ressourcen reduziert werden und grosse Zeiteinsparungen erfolgen, sind die Kosteneinsparungen hoch. Beispiele sind hier Datenerfassungen von Mitarbeiterdaten und digitale Personalakten.

Mehr Zeit für strategische Aufgaben

Für Personalplanung, Recruiting, Mitarbeiterbetreuung und -förderung und die Personalentwicklung wird Zeit freigesetzt, was die Innovations- und Weiterentwicklungsmöglichkeiten für diese erfolgsrelevanten HR-Aufgaben erhöht. Wenn beispielsweise Personalentwicklungsprozesse und die Verwaltung von Aktivitäten mehr Zeit schaffen, kann diese für sorgfältigere Evaluation von E-Learning- und Aus- und Weiterbildungs-Angeboten eingesetzt werden.

Personalentwicklung und Qualifikationssicherung

Lernen wird in Zukunft immer mehr am Arbeitsplatz stattfinden und Teil der Jobpraxis werden. Digitale Medien ermöglichen abwechslungsreiche Lernangebote, die unterschiedlichste Medienformen und Medien- und Contentformate bieten, welche zuweilen sogar von den individuellen Präferenzen Lernender bestimmt werden können. Lernfortschritt, Erfolgskontrolle und der wichtige Praxistransfer lassen sich digital besser beurteilen und bewerten. Das Lernen findet stärker und häufiger im Arbeitsprozess und am Arbeitsplatz selbst statt.

Entscheidungshilfen

Durch Analysen von Mitarbeiterdaten – Stichwort Big Data und People Analytics – gelangt man zu wertvollen Erkenntnissen oder wird auf Fehlentwicklungen aufmerksam. Man kann wichtige Analysen vornehmen, beispielsweise, was das Arbeitsklima oder Fluktuationen betrifft. Das wirkt sich auch auf das Recruiting positiv aus, indem man schneller bessere Talente findet. Auch Informationen, welche Mitarbeitersegmente wann kündigen und welche Abteilungen Überalterungsprobleme haben, sind konkrete Beispiele.

Viele Vorteile für das Recruiting

Das Recruiting profitiert von der Digitalisierung in vielen Bereichen wie Kosten, Qualität, Erfolgskontrollen, Kanal- und Plattformwahl, Zeitaufwand und mehr. Besonders Bewerbermanagementsysteme verbessern den Recruitingprozess, die Planung wird vereinfacht, die Personalauswahl bietet genauere Möglichkeiten, das Publizieren von Stellenangeboten erfolgt schneller und bietet mehr Möglichkeiten. Generell ermöglicht das datenbasierende Recruiting bessere Entscheidungen, die stärkere und teilweise automatisierte Nutzung von Online-Kommunikationskanälen und verbesserte Erfolgskontrollen, was beispielsweise Recruitingkanäle betrifft.

Employer Branding

Das Employer Branding gewinnt immer mehr an Bedeutung. Auch hier können mit der Digitalisierung im HR vor allem die Kommunikation und die Erfolgskontrolle verbessert werden und Massnahmen zielgruppengenauer erfolgen. Konkrete Beispiele: Feedbacks von Bewerbern zur Beurteilung des Recruitingprozesses, Postings aus Arbeitgeber-Bewertungsportalen, Fluktuations- und Einstellungsquoten, Austrittsgespräche und mehr werden automatisiert strukturiert und fliessen in ein Markenprofil ein.

Reputationsgewinn für das HR als Businesspartner

Die Digitalisierung im HR beendet die Rolle des HR als Verwalter. Es wird zum Berater und Businesspartner auf oberster Ebene, was wichtige personalrelevante Themen und Weichenstellungen, beispielsweise die Kompetenzen Mitarbeitender für die Zukunftssicherung des Unternehmens oder das Kompetenzmanagement für wichtige Innovationsprojekte betreffend. Dem HR fallen im Zuge der unternehmensweiten digitalen Transformation mehrere Rollen und Aufgaben zu. Das HR steht aber nicht nur im Unternehmen, sondern auch bei sich selbst vor Herausforderungen, den digitalen Wandel voranzutreiben. Auch die abteilungsinternen Aufgaben, beispielsweise mit digitalen Lösungen im Recruiting oder der Steigerung der Effizienz in Personalprozessen, kommen dazu.