Trello ist ein Projekt-, Planungs- und Aufgaben-Tool, mit welchem sich Aufgaben, Workflows und Projekte spielerisch, farbig und einfach planen und erledigen lassen. Das Besondere ist der einfache und klar strukturierte Aufbau, der aber dennoch höchste Flexibilität zulässt und sehr individuell für verschiedenste Zwecke eingerichtet werden kann.
Zahlreiche und gestaltbare Vorlagen
Das Tool bietet zahlreiche interessante HR-Vorlagen zum Beispiel für das Einarbeiten von Teams und neuen Mitarbeitenden oder das Erstellen von Handbüchern für neue Mitarbeiter. Dabei können auch eigene Vorlagen erstellt und immer wieder eingesetzt werden, beispielsweise die Schritte einer Personalsuche über die Erstellung von Anforderungsprofilen über das Aufschalten von Stellenanzeigen in Jobportalen bis zu einer Checkliste für die anstehende Jobinterviews.
Oder am Beispiel eines Arbeitszeugnisses: Man erstellt einen Themenboard mit Checklisten zur Arbeitszeugnis-Erstellung, Textbausteinen, arbeitsrechtlichen Informationen und bindet den Vorgesetzten, Mitarbeitenden und zuständigen Personaler inklusive Schritte der Abläufe von der Anforderung über den Entwurf bis zur Unterschrift aus.
Tool für viele unterschiedliche HR-Aufgaben
Auf sogenannten Boards lassen sich Projekte und Aufgabenfelder anlegen, für das HR zum Beispiel Recruiting, Personalentwicklung, Administration und mehr. Innerhalb dieser Boards können sich mit sogenannten Karten Planungsschritte, Aufgaben, To Dos und mehr anlegen, im Recruiting zum Beispiel die Schritte einer Personalsuche, die Planung von Personalentwicklungs-Massnahmen oder bei einem Projekt zum Employer Branding das Festhalten von Ideen, guten Praxisbeispielen, Fachliteratur zum Thema und die Schritte der Realisierung.
Um beim Thema zu bleiben: Trello ist ein Kollaborations-Tool, bei dem man also auch Mitarbeitende, Führungskräfte, Berater und die Geschäftsleitung einbinden und informieren kann. Ein Board kann auch Themen und Ziele von Mitarbeitergesprächen oder wichtige Punkte zu Personalentwicklungs- oder Fördergesprächen enthalten.
Beispiele für die Projektorganisation
Man kann beispielsweise bei einer Personalsuche Führungskräfte, Teammitglieder und Recruiter in das Board “Personalsuche Stelle Kaufmännischer Leiter” einladen, ihnen Aufgaben zuweisen (Stellenanzeige, Anforderungen, Einführung und sie über das Board zusammenarbeiten und Ideen einbringen lassen. Hierzu wählt man im Board-Menü auf „Einladen” und wählt die Teammitglieder aus, und kann Mitglieder über deren E-Mail-Adresse oder Namen einladen. Eine detaillierte Trello-Einführung findet man hier. Aktuelle sind auch sogenannte Remote-Vorlagen für die Zusammenarbeit im Homeoffice einsetzbar.
Gruppen für Prozesse erstellen
Durch das Anlegen solcher verschiedenen Gruppen mit wiederum unterschiedlichen Aufgaben lässt sich alles spielerisch, übersichtlich und detailliert organisieren. Diese Aufgaben können in verschiedenen Formaten aus Terminen, Checklisten, Diskussionen, Abstimmungen, Fotos, Videos oder anderen Medien bestehen.
So kann zum Employer Branding ein YouTube-Referat eingebunden werden, für die Einführung neuer Mitarbeiter eine Checkliste mit Terminen erstellt oder Fotos für die Elemente einer Employer Branding-Seiten der Karriere-Website erstellen. Ein Kurzvideo stellt das Tool hier vor. Kalender- oder Fälligkeitsdatumsbefehle lassen sich beispielsweise mit einem Butler automatisieren. Viele Apps und Dienste wie Google Drive oder Dropbox können verbunden und Trello jederzeit auch auf anderen Geräten wie Smartphones oder Home-PC’s synchronisiert verwendet werden.
Aufgabenverfolgung innerhalb von Projekten
Die beliebteste Art, Trello zu nutzen, ist die Aufgabenverfolgung innerhalb von Projekten oder Prozessen, beispielsweise im Falle einer Projektgruppe, in der Aufgaben, Personen und Fälligkeitsdaten. Mit den Trello-Boards haben alle einen gemeinsamen Überblick, können Aufgaben, Schritte, Ideen und Probleme in einer Employer Branding-Projektgruppe jederzeit einsehen und haben an einem zentralen Ort Zugriff auf die entsprechenden Informationen. Die zahlreichen Features sind hier übersichtlich aufgelistet.
Trello ist in der Basisversion auch kostenlos und kann hier vier Wochen lang geprüft und getestet werden. Auf dieser Seite sind auf einen Blick auch die Hauptfunktionen und wichtigsten Nutzenstiftungen zusammengefasst.
Dieses Buch eignet sich ideal für die Verwendung bzw. Einbindung
von diversen Vorlagen Checklisten, Workflows Kontrolllisten u.m für Trello-Vorlagen:
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