Bei Mitarbeiterbefragungen ist die Messung des Rücklaufs von Fragebögen wichtig. Wird nach Abteilungen differenziert, kann dies interessante Rückschlüsse geben, weshalb gewisse Abteilungen zurückhaltender teilnehmen als andere.
Eine weitere Segmentierung nach Geschlecht, Alter, Sprache, Funktion, Position, Anstellungsdauer usw. kann je nach Befragungsgegenstand ebenfalls sinnvoll sein. Gerade die ganzheitliche Betrachtung der Mitarbeiter entlang des gesamten “Mitarbeiter-Lebenszyklus” (von der Anstellung über die Entwicklungsphasen der Tätigkeiten im Unternehmen bis zur Kündigung bzw. Pensionierung) kann jedoch interessante Ergebnisse liefern und wichtige Zusammenhänge aufzeigen, beispielsweise wenn Potenzial und Mitarbeiter in Schlüsselpositionen das Unternehmen verlassen.
Erhebliche Abweichungen können die Resultate verfälschen und auf Schwachstellen hinweisen. Die Rücklaufquote ergibt sich aus den folgenden Komponenten:
· Anzahl verschickte Fragebogen
· Anzahl retournierte Fragebogen
· Rücklaufquote in Prozenten
Massnahmen zur Erhöhung der Rücklaufquote
Die folgenden weiteren Faktoren und Möglichkeiten können zur Verstärkung der Motivation und zur Erhöhung der Rücklaufquote von Befragungsbögen beitragen:
· Persönliche Einladung und Betonung der Wichtigkeit
· Überzeugende Kommunikation des Nutzens der Befragung
· Konkrete mögliche Verbesserungen und Veränderungen
· Stellungnahme/Mitunterzeichnung Geschäftsleitung
· Hinweise auf Verbesserungen aus vorangehenden Befragungen
· Kurzgehaltene und übersichtlich strukturierte Fragebögen
· Zusicherungen und Garantien zur Gewährung der Anonymität
· Auslosung von Preisen unter den Teilnehmern
· Darstellung der Rücklaufquote während Umfrage, wenn online
· Freiwilligkeit der Beantwortung von Fragen
Die Frage, welche Rückläufe gut sind, bzw. welche Quoten man erwarten kann, kann in dieser absoluten Weise nicht beantwortet werden. In der Praxis kennt man Rücklaufquoten, die in einer Bandbreite von unter 10 % bis 100 % liegen.
Bei einer einigermassen interessanten, alle Mitarbeiter betreffenden und professionell durchgeführten Befragung und dem Vertrauen von Mitarbeitern, daraus auch mit Handlungen und Veränderungen rechnen zu können, darf man in der Regel Rücklaufquoten zwischen 40% und 60 % erwarten.
Welche Erwartungen realistisch sind, hängt letztlich von vielen Faktoren ab. Es sind dies – wie oben teilweise angesprochen, die Betroffenheit der Mitarbeiter durch das Befragungsthema und der für Sie entstehende Nutzen bzw. wie überzeugend dieser kommuniziert wird. Auch die Popularität des Befragungsthemas und Motivierung bzw. Mobilisierung der Mitarbeiter zur Teilnahme haben einen Einfluss.
Praxishandbuch Mitarbeiterbefragungen
Erschienen im PRAXIUM-Verlag, Zürich Mit CD-ROM und vielen Vorlagen und Fragebögen, davon ein Fragebogen von A bis Z formuliert, gestaltet und strukturiert sofort übernehmbar.
Dieses Buch geht konkret, prägnant und praxisnah auf die wirklich erfolgsrelevanten Anforderungen an professionelle Mitarbeiterbefragungen ein: Wie sollte ein Fragebogen aufgebaut sein und wie formuliert man Fragen richtig? Wie wertet man Ergebnisse zielführend aus? Wie gewinnt man Mitarbeiter für Befragungen? Welche Vorteile haben Online-Befragungen und worauf ist zu achten?
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