HR-Kommunikation: Verständlich und klar soll sie sein

Ob Brief, Mitarbeiterzeitung, Internet oder eine Präsentation – Information mit emotionalem Engagement kommt besser an und ist nachhaltiger als trockene Sachinformation Verständlichkeit und Klarheit stehen ebenso im Vordergrund.

Mit Wahrheit und Klarheit – jedoch nicht erst dann, wenn nichts anderes mehr geht – lassen sich Menschen sogar für die Akzeptanz unangenehmer Wahrheiten gewinnen. Jedenfalls ist die Chance dafür grösser als mit einer verschleiernden Sprache, die für den Mitarbeiter entweder eine Management-Neudeutsch-Fremd­sprache oder gekünstelte, unehrliche Diplomatie ist.

Wo Mitarbeiter statt mit echter Information letztlich mit Desinformation abgespeist werden, brodelt zuerst die Gerüchteküche – als Nächstes wird die Motivation beeinträchtigt. Daraus folgt: Insbesondere in Zeiten permanenter Veränderungsprozesse muss die elitäre Fachsprache des Managements in die Alltagssprache des Mitarbeiters übersetzt werden.

Gelingt es, mit dieser Übersetzungsarbeit die Verfahren und Ziele notwendiger Veränderungen für Mitarbeiter verständlich und nachvollziehbar zu machen, zeigt die Kommunikation mit dem Mitarbeiter auch die gewünschte Wirkung.

Die sieben W’s für Klarheit und Vollständigkeit
Beachten Sie folgende Punkte hinsichtlich der Struktur und des geordneten und journalistengerechten Aufbaus Ihrer Mitarbeitermitteilungen in den folgenden Hauptbereichen:

• Wer hat in welcher Funktion/Wirkung etwas zu sagen?
• Was wird gesagt (Thema, Gegenstand, Anlass) ?
• Wo findet Information, Veränderung usw. statt?
• Warum schreibt man die Mitteilung (Hintergründe, Bezug)?
• Wann findet das Ereignis oder die Veränderung statt?
• Wie geht das, z.B. in Schritten oder Phasen, vor sich?

Struktur von Mitteilungen
Es empfiehlt sich beim Verfassen von Mitteilungen im Allgemeinen folgender, einfach einzuhaltender Aufbau:

Betreff:
Ein informativer, aussagekräftiger Betreff

Absender:
Wer verfasst die Information, wen betrifft sie und von wo kommt sie?

Vorspann:
Einleitung mit 3-4 Zeilen, Zusammenfassung des dann folgenden Textes

Mitteilung:
Die eigentliche Mitteilung, zum Beispiel nach dem Aufbau der oben gezeigten sieben W’s

Handlung:
Von wem wird bis wann welche Handlung, Reaktion mit welchem Ziel und aus welchem Grund erwartet?

Referenz:
Kontaktdaten wie Telefon, E-Mail, Name, Funktion, Erreichbarkeit und Hinweis auf Mehrinformationen

Beginnen Sie im ersten Viertel einer Mitteilung mit dem Wichtigsten, da Sie dem Leser bzw. Mitarbeiter so die Kürzung “von unten her” vereinfachen und erleichtern. Dies ist auch ein bewährtes Prinzip von Journalisten.