Homeoffice Special: 50 Tipps, Tools, Ideen, Regeln und Links

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Homeoffice wird durch Corona immer populärer und setzt sich langsam, aber sicher durch. Ideen, Empfehlungen, Tools, Regeln, Erfahrungsberichte und nützliche Links kompakt und auf einen Blick in unserem Homeoffice Special.

Das Homeoffice ist für alle Beteiligten eine grosse Veränderung und Herausforderung in vielen Bereichen wie Zusammenarbeit, Organisation, Nutzung neuer Technologien, Flexibilisierung der Arbeitszeiten, Agilität und vielem mehr. Flexible Arbeitszeiten, ein Mehr an Freizeit, Wegfall der Arbeitswege, eine vertraute Umgebung, erhöhte Zeitautonomie, ein mehrfach wirksamer Beitrag zur Work-Life-Balance und konzentriertes Arbeiten ohne Lärmpegel sind Vorteile, die von vielen Mitarbeitenden geschätzt werden.

Für Arbeitgeber ist Homeoffice ein wichtiger Mitarbeiterbindungs-Faktor, spart Kosten und Büroräume, kommt dem Employer Branding zugute, fördert die Motivation, Agilität und Produktivität und trainiert Mitarbeitende in der Nutzung neuer Kommunikations-Technologien.

Homeoffice ist jedoch abhängig von der Situation, den Bedürfnissen und der Kultur von Unternehmen, Mitarbeitern, Funktionen und Aufgaben. Die teilweise oder vollständige Arbeit im Homeoffice setzt Disziplin, Organisationsfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit und planvolles Handeln voraus. Das wohl stärkste Argument für das Homeoffice ist letztlich die Tatsache, dass nicht die Präsenz und der Arbeitsort, sondern die Zielerreichung und Produktivität die wesentlichen Leistungsfaktoren sind.

Tipps, Tools, Regeln, Ideen, Links, Erfahrungsberichte und mehr

Warum das Homeoffice eine gute Sache mit vielen Vorteilen und Chancen ist

Es zählt zu den wirkungsvollsten Massnahmen zur Corona-Eindämmung
Man lernt eine neue Form der Arbeit kennen und macht Erfahrungen
Man lebt die Work-Life-Balance in der Praxis und lernt mit ihr umzugehen
Bei Familien erleben Kinder ihre Väter wieder ganz nah als Familienteil
Die Familie lernt die Aufgaben und Arbeiten besser und praktisch kennen
Homeoffice bietet die Chance neue Technologien zu trainieren
Man erlebt hautnah und in der Praxis die Digitalisierung
Das Homeoffice bringt einen enormen Zugewinn an Freizeit
Es bietet Chancen für eine wesentlich effizientere Arbeit und Produktivität
Man kann Agilität in der Praxis trainieren und lernen
Man kann oft konzentrierter und störungsfreier arbeiten
Man ist in der Zeiteinteilung Freizeit-Familie-Arbeit viel flexibler
Man hat die Möglichkeit zum Sowohl-als-Auch mit dem Hybridmodell
Viele Pausen-Aktivitäten: Spaziergang an frischer Luft, Workouts, Powernaps Familienkreis u.m.

Wichtige Regeln und Empfehlungen

Abläufe und Regeln online verfügbar in Handbuch bzw. Reglement festhalten
Chat und E-Mails haben Vorrang, mündliche Eins-zu-eins-Kommunikation vermeiden
Work-Life-Balance zulassen, z.B. Arbeit und Freizeit abgrenzen
Chance der Agilität zum Beispiel mit neuen Abläufen und Methoden nutzen
Tools wie Slack, Trello oder MS Teams und Word-Team-Funktionen nutzen (Siehe unten)
Sich stündlich bewegen und vom Stuhl aufstehen, frische Luft und Workouts
Unternehmenskultur muss Homeoffice zulassen, fördern und erleichtern
Auch der CEO sollte sich mit Videogrüssen sehen lassen
Wegen der Coronakrise ins Homeoffice: 5 Menschen erzählen

Ideen und Kommunikation

Virtuelle Kaffee-Meetings zu festgelegten Zeiten
Auf Feierabend-Chats auch im Homeoffice nicht verzichten
Fotowettbewerbe mit lustigen Szenen aus dem Homeoffice-Leben
Chatraum einrichten für private und berufliche Kommunikation und Fragen
Neue Rituale auch virtueller Art, z.B. Erlebnis-Chats aus dem Homeoffice
Wettbewerb mit Fotos: Wer hat den besten Homeoffice-Arbeitsplatz?
Auch Privates zulassen wie z.B. “Heute sieht ihr mich mit Familie und Kindern.”
Online-Mitarbeiterbefragungen machen, was am Homeoffice verbessert werden kann
Auf Benutzerfreundlichkeit eingesetzter Technologien achten
Beachten Sie die Organisations- und Kommunikations-Tools unten
Wettbewerb initiieren: Wer hat den schönsten/ergonomischsten Homeoffice-Arbeitsplatz?
Kundenbeziehungen pflegen ist auch im Homeoffice möglich
Tägliches Team-Meeting zum Start in den Tag
IT-Verantwortlichen bestimmen für technische Probleme und Fragen und protokollieren

Mögliche Angebote vom HR

Schulungen und Trainings zum Remote-Working anbieten
Hybride Arbeitszeitmodelle prüfen (Firmen-Ortspräsenz – Homeoffice – Virtuell)
HR ist Anlaufstelle zur Homeofficearbeit und bietet Support
Wöchentlicher E-Learning-Newsletter (z.B. YouTube Referate oder Buch-Abstracts)
Trainings für virtuelle Kommunikation anbieten
Reglement Muster Homeoffice erstellen in Abstimmung mit Mitarbeitenden
Kurze morgendliche Videokonferenz zur Tagesplanung
Nicht nur ortsunabhängiges, sondern auch zeitunabhängiges Arbeiten ermöglichen
Homeoffice Arbeitgeberpflichten
Bewertungsprozesse allenfalls virtuell adaptieren
Wie selbst das Onboarding aus dem Homeoffice gelingt
Wie Corona das Arbeiten von Personalverantwortlichen verändert
Eine aktive Feedback-Kultur und Nachfrage nach Wohlbefinden der Mitarbeiter
Auch Mitarbeitergespräche (Buchtipp) können online stattfinden
Auch Mitarbeiterbeurteilungen und Zielvereinbarungen (Buchtipps) durchführen
Vom Handyabo über den PC bis zur Meditation-App: Wie Firmen Homeoffice unterstützen
Mit Online-Teambuilding Zusammenhalt fördern

Führung und Betreuung im Homeoffice

Alle relevanten Informationen auf einer Plattform bündeln
Kollaborations-Tools für guten Überblick verhindern auch Angst vor Kontrollverlust
Vertrauen ist das A und O für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Homeoffice
Motivation und Wertschätzung im Homeoffice sogar noch verstärken
Erfolge mit einem Diagramm mit Erreichung von Teilzielen visualisieren
Allfällige Kontrollen transparent kommunizieren
Klarstellen: Nicht Präsenzen und Arbeitszeiten, Zielerreichungen und Ergebnisse zählen
Führung im Homeoffice – 7 mögliche Strategien zum Erfolg
Mit einzelnen Mitarbeitern feste Videotermine planen und vereinbaren
Erwartungen an die Zusammenarbeit mit konkreten Regeln transparent machen
Regelmässige Updates zur Gesamtsituation im Unternehmen
Arbeitsabläufe, Verantwortlichkeiten und Erreichbarkeiten definieren
Homeoffice-spezifische Zielvereinbarungen mit Teilzielen realisieren
Tägliches Reingucken bei allen Mitarbeitenden, eine Art “virtuelles Walkingaround”

Regeln und Tipps für Heimarbeiter

Lernen, mit Kommunikations-Tools professionell umzugehen
Arbeit, Wohnen, Familienleben und Freizeit klar abgrenzen
In richtige, ergonomische und gute Ausstattung investieren
Übers Wochenende Arbeitsutensilien wegräumen
Präsenzzeiten und Präsenztermine im Unternehmen regeln
„Freizeitmodus“ und „Arbeitsmodus“ auch in der Kleidung trennen
Ergonomischen Arbeitsplatz einrichten und Ideen im Team austauschen
Gewohnte Rituale privat und zu Arbeit beibehalten
Tagesablauf im Homeoffice grob, aber auch flexibel planen
Zeit und Aufgaben strukturiert in 1 oder 2-Stundenblöcken planen
Nächsten Tag im Voraus planen, z.B. mit Microsoft To do
Den informellen Austausch untereinander pflegen
Auf genügend Internet-Bandbreite achten
Regeln und Einigungen mit Familienmitgliedern
Ablenkungen beim Arbeiten widerstehen lernen
Regeln für Standardprozesse und Kommunikationen festlegen
“Nicht stören” Tafel an Türe des Homeoffice wie im Hotel 🙂
Auf Disziplin und guten, strukturierten Rhythmus achten
Auch ein Hotelzimmer kann eine Alternative sein. Mehr dazu hier
Genügend Pausen (eine davon 30 Minuten) machen und weg vom Arbeitsplatz
Lunch weg vom Laptop mit Familie oder LebenspartnerIn
Wohn- und Arbeitsflächen abgrenzen
Es gibt auch die Möglichkeit, in einem Coworking Space arbeiten

Tools und Infrastruktur

Bei Kommunikation Headsets tragen
Webcams (Die besten Kameras fürs Home Office)
Voice-Mail (Moderne Version von Anrufbeantwortern)
Instant Messaging und WhatsApp Gruppen einrichten
Cloud-Speicher (One-Drive, Google Drive oder andere)
Trello (Teamarbeit und Projekte lustig und flexibel organisieren)
Office 355 und Office365-Team-Funktionen nutzen
Einsatz von Projektmanagement-Tools (Basecamp)
Teamviewer (Remote-Connectivity für digitale Vernetzung)
Slack (Kommunikations-Software für Teams)
Eventuell einen zweiten Monitor verwenden
Einfache Tagesplaner einsetzen wie Microsoft To do
Möglichkeiten elektronischer Signatur prüfen
Digitale Notizbücher auch zum Sharen: Evernote einsetzen
Zoom (Videconferencing und Kommunikations-Tool)
Videotelefonie einsetzen
Textbaustein-Tools wie PhraseExpress sparen viel Zeit
GotoMeeting Software mit Meeting-Teilnahme und Planung auch als App
10 Kollaborationstools zur Verbesserung der Zusammenarbeit
17-Zoll Laptops für das Homeoffice und worauf man achten sollte

Interessante Links rund ums Homeoffice

Ihre eigenen Ideen, Erfahrungen, Empfehlungen, Tools und mehr unten im Kommentarfeld würden uns und unsere Leser freuen!

Reglement für die Arbeit im Homeoffice

Ein Reglement für die Arbeit im Homeoffice kann Konflikte vermeiden helfen. Geregelt werden können darin die Voraussetzungen fachlicher, technischer, räumlicher und infrastruktureller Art, der Umfang des Pensums: Wie viele Stellenprozente sollen oder können im Homeoffice verbracht werden? Zeitlicher Rahmen: ist die Arbeitszeitgestaltung flexibel und frei oder bestehen Blockzeiten. Einrichtung des Arbeitsplatzes: Wer sorgt für die Arbeitsgeräte wie PC’s und Internetverbindungen und der übernimmt welche Kosten, bzw. Kostenanteile. Auch die Einhaltung von Datenschutz- und Geheimhaltungspflicht und allfällige Kontrollmassnahmen sollten thematisiert werden.

Sind sich Mitarbeitende und Arbeitgeber der Vor- und Nachteile bewusst und werden wichtige Aspekte geregelt und gut organisiert und können Mitarbeitende selbstbestimmt und nach eigenem Rhythmus arbeiten, überwiegen die Vorteile für das Homeoffice und leisten einen gewichtigen Beitrag zur Mitarbeiterbindung, vor allem was Work-Life-Balance und flexible Arbeitszeit betrifft.