Homeoffice Special: 50 Tipps, Tools, Ideen, Regeln und Links

Homeoffice wird durch Corona immer populärer und setzt sich langsam, aber sicher durch. Ideen, Empfehlungen, Tools, Regeln, Erfahrungsberichte und nützliche Links kompakt und auf einen Blick in unserem Homeoffice Special.

Das Homeoffice ist für alle Beteiligten eine grosse Veränderung und Herausforderung in vielen Bereichen wie Zusammenarbeit, Organisation, Nutzung neuer Technologien, Flexibilisierung der Arbeitszeiten, Agilität und vielem mehr. Flexible Arbeitszeiten, ein Mehr an Freizeit, Wegfall der Arbeitswege, eine vertraute Umgebung, erhöhte Zeitautonomie, ein mehrfach wirksamer Beitrag zur Work-Life-Balance und konzentriertes Arbeiten ohne Lärmpegel sind Vorteile, die von vielen Mitarbeitenden geschätzt werden.

Für Arbeitgeber ist Homeoffice ein wichtiger Mitarbeiterbindungs-Faktor, spart Kosten und Büroräume, kommt dem Employer Branding zugute, fördert die Motivation, Agilität und Produktivität und trainiert Mitarbeitende in der Nutzung neuer Kommunikations-Technologien.

Homeoffice ist jedoch abhängig von der Situation, den Bedürfnissen und der Kultur von Unternehmen, Mitarbeitern, Funktionen und Aufgaben. Die teilweise oder vollständige Arbeit im Homeoffice setzt Disziplin, Organisationsfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit und planvolles Handeln voraus. Das wohl stärkste Argument für das Homeoffice ist letztlich die Tatsache, dass nicht die Präsenz und der Arbeitsort, sondern die Zielerreichung und Produktivität die wesentlichen Leistungsfaktoren sind.

 

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Tipps, Tools, Regeln, Ideen, Links, Erfahrungsberichte und mehr

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Warum das Homeoffice eine gute Sache mit vielen Vorteilen und Chancen ist

• Es zählt zu den wirkungsvollsten Massnahmen zur Corona-Eindämmung
• Man lernt eine neue Form der Arbeit kennen und macht Erfahrungen
• Man lebt die Work-Life-Balance in der Praxis und lernt mit ihr umzugehen
• Bei Familien erleben Kinder ihre Väter wieder ganz nah als Familienteil
• Die Familie lernt die Aufgaben und Arbeiten besser und praktisch kennen
• Homeoffice bietet die Chance neue Technologien zu trainieren
• Man erlebt hautnah und in der Praxis die Digitalisierung
• Das Homeoffice bringt einen enormen Zugewinn an Freizeit
• Es bietet Chancen für eine wesentlich effizientere Arbeit und Produktivität
• Man kann Agilität in der Praxis trainieren und lernen
• Man kann oft konzentrierter und störungsfreier arbeiten
• Man ist in der Zeiteinteilung Freizeit-Familie-Arbeit viel flexibler
• Man hat die Möglichkeit zum Sowohl-als-Auch mit dem Hybridmodell
• Viele Pausen-Aktivitäten: Spaziergang an frischer Luft, Workouts, Powernaps Familienkreis u.m.

Wichtige Regeln und Empfehlungen

• Abläufe und Regeln online verfügbar in Handbuch bzw. Reglement festhalten
• Chat und E-Mails haben Vorrang, mündliche Eins-zu-eins-Kommunikation vermeiden
• Work-Life-Balance zulassen, z.B. Arbeit und Freizeit abgrenzen
• Chance der Agilität zum Beispiel mit neuen Abläufen und Methoden nutzen
• Tools wie Slack, Trello oder MS Teams und Word-Team-Funktionen nutzen (Siehe unten)
• Sich stündlich bewegen und vom Stuhl aufstehen, frische Luft und Workouts
• Unternehmenskultur muss Homeoffice zulassen, fördern und erleichtern
• Auch der CEO sollte sich mit Videogrüssen sehen lassen
• Wegen der Coronakrise ins Homeoffice: 5 Menschen erzählen

Ideen und Kommunikation

• Virtuelle Kaffee-Meetings zu festgelegten Zeiten
• Auf Feierabend-Chats auch im Homeoffice nicht verzichten
• Fotowettbewerbe mit lustigen Szenen aus dem Homeoffice-Leben
• Chatraum einrichten für private und berufliche Kommunikation und Fragen
• Neue Rituale auch virtueller Art, z.B. Erlebnis-Chats aus dem Homeoffice
• Wettbewerb mit Fotos: Wer hat den besten Homeoffice-Arbeitsplatz?
• Auch Privates zulassen wie z.B. “Heute sieht ihr mich mit Familie und Kindern.”
• Online-Mitarbeiterbefragungen machen, was am Homeoffice verbessert werden kann
• Auf Benutzerfreundlichkeit eingesetzter Technologien achten
• Beachten Sie die Organisations- und Kommunikations-Tools unten
• Wettbewerb initiieren: Wer hat den schönsten/ergonomischsten Homeoffice-Arbeitsplatz?
• Kundenbeziehungen pflegen ist auch im Homeoffice möglich
• Tägliches Team-Meeting zum Start in den Tag
• IT-Verantwortlichen bestimmen für technische Probleme und Fragen und protokollieren

Mögliche Angebote vom HR

• Schulungen und Trainings zum Remote-Working anbieten
• Hybride Arbeitszeitmodelle prüfen (Firmen-Ortspräsenz – Homeoffice – Virtuell)
• HR ist Anlaufstelle zur Homeofficearbeit und bietet Support
• Wöchentlicher E-Learning-Newsletter (z.B. YouTube Referate oder Buch-Abstracts)
• Trainings für virtuelle Kommunikation anbieten
• Reglement Muster Homeoffice erstellen in Abstimmung mit Mitarbeitenden
• Kurze morgendliche Videokonferenz zur Tagesplanung
• Nicht nur ortsunabhängiges, sondern auch zeitunabhängiges Arbeiten ermöglichen
• Homeoffice Arbeitgeberpflichten
• Bewertungsprozesse allenfalls virtuell adaptieren
• Wie selbst das Onboarding aus dem Homeoffice gelingt
• Wie Corona das Arbeiten von Personalverantwortlichen verändert
• Eine aktive Feedback-Kultur und Nachfrage nach Wohlbefinden der Mitarbeiter
• Auch Mitarbeitergespräche (Buchtipp) können online stattfinden
• Auch Mitarbeiterbeurteilungen und Zielvereinbarungen (Buchtipps) durchführen
• Vom Handyabo über den PC bis zur Meditation-App: Wie Firmen Homeoffice unterstützen
• Mit Online-Teambuilding Zusammenhalt fördern

Führung und Betreuung im Homeoffice

• Alle relevanten Informationen auf einer Plattform bündeln
• Kollaborations-Tools für guten Überblick verhindern auch Angst vor Kontrollverlust
• Vertrauen ist das A und O für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Homeoffice
• Motivation und Wertschätzung im Homeoffice sogar noch verstärken
• Erfolge mit einem Diagramm mit Erreichung von Teilzielen visualisieren
• Allfällige Kontrollen transparent kommunizieren
• Klarstellen: Nicht Präsenzen und Arbeitszeiten, Zielerreichungen und Ergebnisse zählen
• Führung im Homeoffice – 7 mögliche Strategien zum Erfolg
• Mit einzelnen Mitarbeitern feste Videotermine planen und vereinbaren
• Erwartungen an die Zusammenarbeit mit konkreten Regeln transparent machen
• Regelmässige Updates zur Gesamtsituation im Unternehmen
• Arbeitsabläufe, Verantwortlichkeiten und Erreichbarkeiten definieren
• Homeoffice-spezifische Zielvereinbarungen mit Teilzielen realisieren
• Tägliches Reingucken bei allen Mitarbeitenden, eine Art “virtuelles Walkingaround”

Regeln und Tipps für Heimarbeiter

• Lernen, mit Kommunikations-Tools professionell umzugehen
• Arbeit, Wohnen, Familienleben und Freizeit klar abgrenzen
• In richtige, ergonomische und gute Ausstattung investieren
• Übers Wochenende Arbeitsutensilien wegräumen
• Präsenzzeiten und Präsenztermine im Unternehmen regeln
• „Freizeitmodus“ und „Arbeitsmodus“ auch in der Kleidung trennen
• Ergonomischen Arbeitsplatz einrichten und Ideen im Team austauschen
• Gewohnte Rituale privat und zu Arbeit beibehalten
• Tagesablauf im Homeoffice grob, aber auch flexibel planen
• Zeit und Aufgaben strukturiert in 1 oder 2-Stundenblöcken planen
• Nächsten Tag im Voraus planen, z.B. mit Microsoft To do
• Den informellen Austausch untereinander pflegen
• Auf genügend Internet-Bandbreite achten
• Regeln und Einigungen mit Familienmitgliedern
• Ablenkungen beim Arbeiten widerstehen lernen
• Regeln für Standardprozesse und Kommunikationen festlegen
• “Nicht stören” Tafel an Türe des Homeoffice wie im Hotel 🙂
• Auf Disziplin und guten, strukturierten Rhythmus achten
• Auch ein Hotelzimmer kann eine Alternative sein. Mehr dazu hier
• Genügend Pausen (eine davon 30 Minuten) machen und weg vom Arbeitsplatz
• Lunch weg vom Laptop mit Familie oder LebenspartnerIn
• Wohn- und Arbeitsflächen abgrenzen
• Es gibt auch die Möglichkeit, in einem Coworking Space arbeiten

Tools und Infrastruktur

• Bei Kommunikation Headsets tragen
• Webcams  (Die besten Kameras fürs Home Office)
• Voice-Mail (Moderne Version von Anrufbeantwortern)
• Instant Messaging und WhatsApp Gruppen einrichten
• Cloud-Speicher (One-Drive, Google Drive oder andere)
• Trello (Teamarbeit und Projekte lustig und flexibel organisieren)
• Office 355 und Office365-Team-Funktionen nutzen
• Einsatz von Projektmanagement-Tools (Basecamp)
• Teamviewer (Remote-Connectivity für digitale Vernetzung)
• Slack (Kommunikations-Software für Teams)
• Eventuell einen zweiten Monitor verwenden
• Einfache Tagesplaner einsetzen wie Microsoft To do
• Möglichkeiten elektronischer Signatur prüfen
• Digitale Notizbücher auch zum Sharen: Evernote einsetzen
• Zoom (Videconferencing und Kommunikations-Tool)
• Videotelefonie einsetzen
• Textbaustein-Tools wie PhraseExpress sparen viel Zeit
• GotoMeeting Software mit Meeting-Teilnahme und Planung auch als App
• 10 Kollaborationstools zur Verbesserung der Zusammenarbeit
• 17-Zoll Laptops für das Homeoffice und worauf man achten sollte

Interessante Links rund ums Homeoffice

• Work-Life-Balance ist out – Work-Life-Integration ist in
• Arbeitsrecht zu Corona: Die wichtigsten Fragen und Antworten
• Arbeitsrechtliche Informationen zum Homeoffice
• Top-Informationen rund um das Homeoffice
• Interessante Youtube-Videos zum Thema Homeoffice
• Lernmodul zu Remote Leadership
• Muster Home Office Reglement
• Seco Broschüre zum Homeoffice
• Homeoffice vertraglich sicher regeln
• Homeoffice versus Büro: Was ist effizienter?
• Homeoffice, was gilt arbeitsrechtlich?
• Homeoffice oder Büro? So denken Arbeitgeber und -nehmer darüber
• Teamspirit auch im Homeoffice
• Erfahrungen mit Homeoffice: So gehts uns nach einer Woche
• Home Office in Zeiten von Corona: Das sollten Sie beachten
• Vor- und Nachteile im Homeoffice
• Verordnetes Homeoffice: Wer zahlt die Druckerpatrone?
• Arbeit im Home-Office: Wie funktioniert die Beziehung zum Team?
• Kann man im Homeoffice Wäsche waschen – und Wichtigeres ebenso 🙂
• Home Office – Voraussetzungen, Einrichtung & Versicherung
• Umfangreiche und informative Themenseite des haufe-Verlages
• Blended Working (Mix und Vermischung von Privat- und Arbeitsleben)
• Gesundheitliche Aspekte des Homeoffice
• Welche Berufe sich besonders gut für Heimarbeit eignen
• Informationen zu Entschädigungs-Regelungen vom Arbeitgeber-Verband
• Was, wenn Mitarbeitende sich nicht an die Regeln des Homeoffice halten

 

Ihre eigenen Ideen, Erfahrungen, Empfehlungen, Tools und mehr unten im Kommentarfeld würden uns und unsere Leser freuen!

 

Reglement für die Arbeit im Homeoffice

Ein Reglement für die Arbeit im Homeoffice kann Konflikte vermeiden helfen. Geregelt werden können darin die Voraussetzungen fachlicher, technischer, räumlicher und infrastruktureller Art, der Umfang des Pensums: Wie viele Stellenprozente sollen oder können im Homeoffice verbracht werden? Zeitlicher Rahmen: ist die Arbeitszeitgestaltung flexibel und frei oder bestehen Blockzeiten. Einrichtung des Arbeitsplatzes: Wer sorgt für die Arbeitsgeräte wie PC’s und Internetverbindungen und der übernimmt welche Kosten, bzw. Kostenanteile. Auch die Einhaltung von Datenschutz- und Geheimhaltungspflicht und allfällige Kontrollmassnahmen sollten thematisiert werden.

Sind sich Mitarbeitende und Arbeitgeber der Vor- und Nachteile bewusst und werden wichtige Aspekte geregelt und gut organisiert und können Mitarbeitende selbstbestimmt und nach eigenem Rhythmus arbeiten, überwiegen die Vorteile für das Homeoffice und leisten einen gewichtigen Beitrag zur Mitarbeiterbindung, vor allem was Work-Life-Balance und flexible Arbeitszeit betrifft.