Zeugniserstellung: Wichtige Hilfsmittel und Unterlagen

Bei Arbeitszeugnissen von langjährigen Angestellten und Führungskräften oder Mitarbeitern mit Expertenfunktionen können zahlreiche Unterlagen und Informationen helfen, Zeugnisse präziser, lückenloser und objektiver zu verfassen.

Stellenbeschreibungen

In diesen Dokumenten sind Tätigkeiten, Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen festgehalten, weshalb Stellenbeschreibungen ein wichtiges Hilfsmittel zur Erstellung von Arbeitszeugnissen sind. Die Tätigkeiten werden im Zeugnis hierarchisch geordnet (das Wichtigste zuerst, zum Schluss die weniger wichtigen Aufgaben). Unwichtige oder abwertende Tätigkeiten sollten nicht genannt werden.

Qualifikationsauswertungen

Werden in Ihrem Unternehmen Qualifikationen durchgeführt, sind hier zuverlässige und über einen längeren Zeitraum messbare Hinweise und Beurteilungen bei der Zeugniserstellung hilfreich. Bei Führungskräften ist es wichtig, dass auch Führungsqualifikation und Sozialkompetenzen ersichtlich sind.

Jahres- oder Zielvereinbarungsgespräche

Diese Unterlagen helfen gerade bei Zielvereinbarungsgesprächen, relevante Aussagen mit konkreten Beispielen zu machen und aus Zielvereinbarungen Fakten quantitativer und qualitativer Art zu nennen.

Arbeitsproben wie Konzepte oder Reportbeispiele

Eine gute Quelle, um Zeugnisse mit glaubhaften Beispielen zu konkretisieren und sich an erbrachten Leistungen ein fundiertes Urteil bilden zu können. Konzepte sollten gerade bei Führungskräften das Niveau und die Position gut repräsentieren und aus Bereichen stammen, welche die Kernkompetenzen der Führungskraft veranschaulichen bzw. belegen.

Hinweise von Ausbildern oder Seminarleitern

Auch Qualifikationsblätter, Aktennotizen, Feedbacks und mehr aus Aus- und Weiterbildungs-Veranstaltungen können ergänzende Informationen liefern. Externe Blickwinkel und Meinungen tragen ohnehin zur Objektivität bei und das Weiterbildungs-Engagement hat einen hohen Stellenwert.

Meinung von Mitarbeitern oder anderen Abteilungen

Gerade bei Führungskräften oder Funktionen mit hohem Stellenwert der Sozialkompetenz kann dies empfehlenswert sein. Dazu können auch Externe wie Lieferanten, Dienstleister, Berater, Coaches und mehr kommen. Auch Feedbacks von Kunden (Protokolle, Feedback-Mails, Dialoge in sozialen Netzwerken) können interessant sein.

Notizen aus Besprechungen, Abschlussberichte aus Projekten

Auch dies sind Quellen, die Aussagen aufgrund von Fakten ermöglichen und Leistungen präziser und anschaulicher umschreiben lassen. Je konkreter die Leistungen hier erkennbar sind und Projekte besondere Fähigkeiten zeigen, desto aussagekräftiger sind solche Dokumente.

Das “Arbeitshandbuch für die Zeugniserstellung”
ist soeben in der Neuauflage 2023 erschienen.
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