Arbeitszeugnisse schreiben und formulieren

Das Formulieren und Schreiben von Arbeitszeugnissen bereitet vielen Mühe. Die folgenden kommentierten Musterformulierungen und Textbausteine gelten für die Arbeitszeugnisse Schweiz und geben anhand von Formulierungs-Beispielen auch für Negativ-Aussagen konkrete Anregungen.

Anmerkung: Dieser Beitrag ist ein Auszug aus dem Arbeitshandbuch für die Zeugniserstellung

Arbeitszeugnisse stellen hohe Ansprüche vor allem bezüglich sprachlicher Korrektheit und Aussagekraft, rechtlichen Anforderungen, Aufbau und Struktur, Relevanz der Bewertungen und den gesetzlichen Ansprüchen von Wohlwollen, Vollständigkeit und Wahrheit.

Arbeitszeugnisse präzise und konkret formulieren

Gerade bei Leistungsformulierungen ist es wichtig, konkret auf Leistungen und Qualifikationen einzugehen. Besonders empfehlenswert sind konkrete Leistungsausweise und Beispiele, welche die Glaubwürdigkeit belegen und die Aussagekraft erhöhen. Besonders empfehlenswert und auch im Sinne des Wohlwollens ist es, diese mit dem Mitarbeitenden und seinen Karrierezielen abzustimmen

Frau Rast war sehr motiviert und hat diese Aufgaben selbstständig und mit Initiative und Erfolg erfüllt. Sie wurde von unseren Kunden sowie von ihren Arbeitskollegen und -innen dank ihres Einsatzes und ihres freundlichen Wesens sehr geschätzt. Frau Rast geniesst unser Vertrauen dank ihres hohen analytischen Könnens und ihres ausgeprägten beruflichen Engagements. Dies bewies sie vor allem in präzisen Marktanalysen und innovativen und erfolgreichen Onlinemarketing-Massnahmen. Auf ihre exakte, gewissenhafte und termingerechte Arbeitsweise konnten wir uns jederzeit verlassen.

Arbeitszeugnis Schweiz: Verhaltensbeurteilung

Oft wird das Verhalten floskelhaft und nichtssagend bewertet und beschrieben. Wie das untenstehende Beispiel zeigt, gibt es zahlreiche Möglichkeiten aussagekräftiger Formulierungen:

Ihr ausgeglichenes Wesen und ihre guten Umgangsformen machten sie bei allen Mitarbeitenden beliebt. Mit ihrer freundlichen Wesensart und positiven Haltung gewann sie die Sympathien des ganzen Teams und ihrer Vorgesetzten. Sie reagierte flexibel auf Veränderungen, passte sich neuen Konstellationen schnell an und konnte auch Teamkollegen und -kolleginnen auf überzeugende Art für neue Herausforderungen motivieren.

Auch aktuelle Kompetenzen nennen

Die Arbeitswelt verändert sich und mit ihr auch wichtiger werdende Sozialkompetenzen wie die emotionale Intelligenz, die Agilität, Gewandtheit im Change Management und Aufgeschlossenheit gegenüber der Digitalisierung. Hier ein Beispiel zur Agilität einer Führungskraft:

Frau Marthaler pflegte einen äusserst agilen Führungsstil. Sie förderte die selbstorganisierte Teamarbeit, legte in der Auswahl und Entwicklung von Mitarbeitern den Fokus auf Handlungsfähigkeit und selbstverantwortliches Lernen, bot in einer ausgeprägten Vertrauenskultur Freiräume und Eigenverantwortung und hielt ihre Mitarbeiter konsequent zu unternehmerischem Denken und Handeln an.

Leistungsmängel und negative Beurteilungen

Diese werden oft gefürchtet aus Bedenken heraus, gegen den Grundsatz des Wohlwollens zu verstossen oder in Streitigkeit verwickelt zu werden. Es gibt aber verschiedene Techniken zur Vermeidung solcher Risiken wie Objektivierung, Einbettung in positiven Kontext, selbstkritische Begründungen, Betonung von Stärken und mehr. Mehr zu Negativformulierungen in Arbeitszeugnissen finden Sie hier.

Die Tätigkeiten in diesem Bereich erfordern ein extrem genaues und fehlerfreies Arbeiten. Dies bereitete Herrn Mustermann allerdings grosse Mühe, wodurch es zu gravierenden Kundenreklamationen und Kundenverlusten kam. Da Herr Mustermann sich neu orientieren und seine ausgesprochenen Stärken im Bereich XY konsequenter nutzen möchte, dürften diese Mängel bei künftigen Stellen aber nicht mehr sehr ins Gewicht fallen. Zudem ist Herr Mustermann ein äusserst anpassungsfähiger und flexibler Mitarbeiter, der fähig ist, an dieser korrigierbaren Schwäche zu arbeiten.

Ergebniserreichung und Resultatorientierung

Dies ist insbesondere bei Leistungen und Führungskräften wichtig. Zudem sollten sie so weit wie möglich qualitativ und quantitativ messbar sein. Erfolg und Misserfolg müssen von Führungskräften erkannt werden und Handlungen zur Folge haben, denn wirksame Führung verlangt nach Ergebnissen. Eine wesentliche Führungsqualität ist letztlich die Fähigkeit, Werte zu schaffen und damit Verpflichtung und Unternehmensziele zu erfüllen.

Frau Muster ist eine Führungskraft, die konsequent ergebnis- und resultatorientiert führt, was auch unserer Unternehmenskultur entspricht. Damit setzte sie auch das Führungsinstrument der Zielvereinbarung besonders wirksam ein. Sie verstand es auch ausserordentlich gut, ihre Mitarbeitenden für Ziele zu begeistern und zu motivieren und dabei gleichzeitig auch deren Talente und Kernkompetenzen zu fördern.

Leistungsbeurteilung in Arbeitszeugnissen

Ergebnisse und Erfolgsausweise sind dann besonders aussagekräftig und glaubwürdig, wenn sie nebst konkreten Beispielen und der Beachtung der Relevanz beispielsweise auch in erreichten Zielen beziffert und quantifiziert werden können.

Herr Muster erzielte dank seiner profunden Kenntnisse im Onlinemarketing und erfolgreicher Umsetzung von Social-Media-Projekten Umsatzsteigerungen bis zu 25 % und verbesserte die Kundenkommunikation insgesamt mit neuen Kontaktpunkten, intensiveren Dialogen und flexibleren Angeboten der Kontaktaufnahme für Kunden. Diese Leistungen verbesserten die Qualität unserer Onlinepräsenz in allen Bereichen und trug erheblich zur Verbesserung von Sichtbarkeit und Ranking auch bei Google bei.

Kommunikation und Sozialkompetenzen

Mangel an Kommunikation und Sozialkompetenzen ist immer ein erheblicher Mangel an Führungsfähigkeit, die sich oft besonders schnell und nachteilig auswirkt und zu massiven Problemen führt. Wirksame Kommunikation ist immer ein Schlüssel zum nachhaltigen Führungserfolg. Zeugnisaussagen zu diesem Bereich sind daher in nahezu allen Fällen von Bedeutung, sollten aber möglichst konkret und aufgabenspezifisch erfolgen.

Herr Meili ist eine offene, kommunikative und lösungsorientierte Persönlichkeit. Seine Sozialkompetenzen sind besonders in der Pflege des Teamgeistes, in einer klaren und motivierenden Kommunikation sowie in der konsequenten Förderung von Mitarbeitenden und im Erkennen derer Talente überdurchschnittlich und zeugen von einer ausgezeichneten Führungsqualifikation. Deshalb wurde Herr Meili von allen seinen Mitarbeitenden sowohl geschätzt wie auch respektiert und erhielt in den Vorgesetztenbeurteilungen ausnahmslos Bestnoten.

Führungserfolg und Führungskompetenzen

Bei Führungskräften ist es wichtig, Führungskompetenzen ganzheitlich und konkret zu bewerten und die wesentlichen Aspekte der Mitarbeiterführung einzubeziehen. Besonders empfehlenswert ist die Ausrichtung von Führungsqualifikationen auf die Führungsphilosophie im Unternehmen und relevante Leistungen der Zielerreichungen.

Neben seiner unternehmerischen Denk- und Handlungsweise überzeugte Herr Kellerberger als Führungskraft mit Personalverantwortung in jeder Beziehung. Er war ehrgeizig und initiativ und es gelang ihm, seine Mitarbeitenden für Ziele zu begeistern, sie für Weiterbildungen zu motivieren und zu einem äusserst leistungsfähigen Team zu formen. Menschen konnte er sicher beurteilen und ihr Potenzial entsprechend fördern. Herr Kellerberger ist insgesamt eine dynamische Fach- und Führungspersönlichkeit, die ihren Aufgabenbereich stets mit grossem Engagement zielorientiert geleitet und durch viele Initiativen weiterentwickelt hat.

Talent- und Kompetenzbezug

Es ist gegenüber dem Mitarbeiter fair und hilfreich, Leistungen hervorzuheben oder zu favorisieren, die seine besonderen Talente, Fähigkeiten und Kompetenzen zeigen, da sie sich positiv auf seine Laufbahn und berufliche Entwicklung auswirken und auch konkret und klar belegt und beschrieben werden können. Auch der Einfluss von Weiterbildungen ist zu empfehlen.

Besonders hervorheben möchten wir auch das Innovationstalent und die hohe Weiterbildungsbereitschaft von Herrn Muster, die gerade im Bereich des Content Marketings von grösster Bedeutung sind. Dies ermöglichte ihm, neue Trends sofort aufzugreifen und umzusetzen, die Medienvielfalt in unserem Unternehmensauftritt zielgerichtet zu nutzen und technologische Neuerungen sofort anzuwenden.

Vollständige Schlussformulierungen

Diese werden oft als Erstes gelesen, da sie viel verraten können. Eine Schlussformulierung sollte diese vier Punkte enthalten: Danksagung für die geleistete Arbeit – Bedauern (Grad des Bedauerns!) über das Ausscheiden, Verständnis und Empfehlungshinweise, berufliche und private Zukunftswünsche. Zum sogenannten “Zeugnisanstand” gehört es, wenigstens “Wünsche für die Zukunft” aufzunehmen. Fehlen die guten Zukunftswünsche, so kann dies auf Konflikte oder Unstimmigkeiten hinweisen. Es handelt sich hier eigentlich um Codierungen. Wir gehen aber dennoch darauf ein, da Schlussformulierung noch immer in vielen Arbeitszeugnissen beachtet und verwendet werden.

Herr Müller verlässt uns auf eigenen Wunsch. Wir bedauern seinen Weggang ausserordentlich, da wir mit ihm einen wertvollen und engagierten Mitarbeiter verlieren. Für seine Mitarbeit in unserem Betrieb bedanken wir uns und wünschen ihm weiterhin viel Erfolg und persönlich alles Gute für seine berufliche Zukunft.

Das untenstehende Buch bietet über 200 Muster-Arbeitszeugnisse und Textbausteine und zahlreiche Formulierungstechniken für mehr Rechtssicherheit.

Das “Arbeitshandbuch für die Zeugniserstellung”
ist soeben in der Neuauflage 2023 erschienen.
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