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Arbeitszeugnisse: Beispiele negativer Beurteilungen und Formulierungen

In Arbeitszeugnissen ungenügende Leistungen zu nennen, scheuen viele Arbeitszeugnisverfasser, um keine Streitigkeiten vor Gericht und Konflikte zu riskieren. Doch es gilt nebst dem Grundsatz des Wohlwollens auch jener der Wahrheit, weshalb auch ungenügende Leistungen in ein Arbeitszeugnis gehören, vorausgesetzt sie sind relevant und fair formuliert. Welche Leistungen dies sind und wie man sie formuliert, verrät dieser Beitrag.

Negative Formulierungen in Arbeitszeugnissen

Für die Unterlassung relevanter Delikte, durch die einem neuen Arbeitgeber Schaden entsteht, kann der das Arbeitszeugnis ausstellende Arbeitgeber sogar haftbar gemacht werden. Es ist vor allem dieser Grundsatz zu beachten: Ein Arbeitszeugnis soll das berufliche Fortkommen des Arbeitnehmers fördern und keinesfalls irrelevante Vorfälle oder Verdächtigungen enthalten, andererseits dem zukünftigen Arbeitgeber einen korrekten und vollständigen Überblick über Tätigkeit, Leistung und Verhalten des Arbeitnehmers geben.

Welche ungenügenden Leistungen ein Arbeitszeugnis enthalten darf

Unbedeutende und Leistungen nicht in erheblichem Masse reduzierende oder beeinträchtigende Verfehlungen wie mangelnde, die Arbeitsqualität nicht beeinflussende, Pünktlichkeit oder fehlende Ordnung usw. fallen nicht in diesen Grundsatz. Wer aber schweren Alkoholismus, gravierende Qualifikationsmängel, Suchtprobleme usw. verschweigt, kann für daraus entstehende Schäden haftbar gemacht werden.

Sind Leistungen jedoch relevant für Job und Funktion, betreffen sie in besonderem Masse unternehmens- und kundenrelevante Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen, wirken sie sich in erheblichem Masse negativ für das Unternehmen aus (massive Kunden- und Umsatzverluste, erhebliche Reputationsschäden, wiederholte Missachtung wichtiger Sicherheitsvorschriften und mehr) und traten sie zum wiederholten Mal auf, darf, soll und muss man sie nennen. Auf einen Nenner gebracht: In einem Arbeitszeugnis dürfen negative Aussagen immer dann gemacht werden, wenn sie einen die Gesamtleistung wesentlich beeinflussenden Stellenwert haben.

Negative Aussagen und Bewertungen in Arbeitszeugnissen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten und Formulierungstechniken, negative Beurteilungen in Arbeitszeugnissen zu relativieren, abzufedern, zu objektivieren und auf faire Weise das Wohlwollen im Interesse des Mitarbeiters zu beachten.

Die Aussagen in einen positiven Zusammenhang einbinden

Kein Mitarbeiter erbringt nur schlechte Leistungen oder zeichnet sich nur durch negatives Verhalten aus. Fehlleistungen und schlechtes Verhalten treten immer nur in der Verknüpfung mehrerer Um-stände auf – dazu gehören krasse Fehlentscheidungen in der Rekrutierung oder fehlende Anforderungsprofile oder Mängel in der Führungskultur eines Unternehmens. Deshalb sollte eine ungenügende Aussage immer in einen positiven Gesamtzusammenhang gebracht werden, der die negativen Aussagen auf faire und objektive Weise relativiert. Dazu ein Formulierungsbeispiel:

Frau Steiger ist eine erfahrene Kundendienst-Mitarbeiterin, die sich sehr schnell in ihr Aufgabengebiet einarbeitete und ihre Fachkenntnisse gut einsetzen konnte. Leider führte aber ihr Temperament in der Behandlung von Kundenbeschwerden des Öfteren zu Reklamationen seitens der Kunden und leider auch zu Kundenverlusten, da Frau Steiger nicht immer den adäquaten Ton traf. Wegen der Stärken von Frau Steiger bezüglich Auffassungsgabe, Kundendienst-Erfahrung, Genauigkeit und Flexibilität sind wir aber überzeugt, dass sie in einer anderen Tätigkeit ihre Stärken besser einsetzen kann und dann gute bis sehr gute Leistungen erbringen wird.

Ausgewogen und objektiv formulieren

Es geht oft auch darum, differenzierte und ausgewogene Urteile abzugeben, die in einem Gesamtzusammenhang stehen. Ziel dieser ausgewogenen und fairen Beurteilung ist es, moderat in der Sprache, individuell und sachbezogen vorzugehen, damit sich auch der Arbeitnehmer veranlasst fühlt, sich mit den allenfalls noch vorhandenen Unzulänglichkeiten auseinander zu setzen. Hilfreich kann hier oft sein, dass man dem Mitarbeiter das Potenzial zugesteht, Defizite zu beheben oder dass er Leistungsdefizite selbstkritisch erkennt. Dazu ein Formulierungsbeispiel, welches im Schlusssatz vor allem das Wohlwollen zum Ausdruck bringt:

Frau Mustermann ist eine erfahrene und sehr kollegiale Mitarbeiterin. Dass ihr in ihrer Arbeit Ungenauigkeiten und Fehler unterliefen, die zu sehr vielen Ausfällen und Materialverlusten führten, liegt auch am sehr lebhaften Umfeld und der häufig unter Termindruck zu erbringenden Aufgabenstellungen. Wir sind überzeugt, dass Frau Mustermann in einem etwas weniger hektischen Umfeld gute Leistungen erbringen und ihre Erfahrungen gewinnbringend einsetzen kann.

Auch selbstkritisch bei sich als Arbeitgeber liegende Gründe nennen

Die Gründe, weshalb ein Mitarbeiter seinen Leistungen nicht gerecht wird, sind nicht immer ausschliesslich bei ihm selber zu suchen. Das Anforderungsprofil kann ungenau gewesen sein, beim Bewerbungsgespräch sind entsprechende Punkte nicht abgeklärt worden, den persönlichen Anforderungen wurde zu wenig Beachtung geschenkt oder die Aufgaben und Anforderungen entwickelten sich später in eine andere Richtung. Solche Aussagen kommen auch bei Zeugnislesern sympathisch und gut an und sind durch die ehrliche Selbstkritik auch gegenüber dem beurteilten Mitarbeiter äusserst fair. Dazu ein Formulierungsbeispiel, bei dem selbstkritisch Rekrutierungsfehler eingestanden werden:

Frau Meier hat keine Ausbildung als Buchhalterin absolviert. Die für diese Stelle notwendigen Anforderungen der buchhalterischen Aufgabenstellungen wurden im Bewerbungsgespräch von uns auch ungenügend berücksichtigt. Dies ist der Hauptgrund, dass die Leistungen von Frau Meier in zu vielen Bereichen nicht unseren Erwartungen entsprachen.

Die negativen Aussagen relativieren oder einschränken

Dazu können Füllwörter verwendet werden wie noch, noch nicht, nicht immer, nicht ganz, nicht vollumfänglich, manchmal, zeitweise. So angesprochen, werden die grundsätzlich negativen Aussagen abgedämpft und lassen Möglichkeiten offen, wie allenfalls die betroffenen Menschen anders eingesetzt oder beurteilt werden könnten oder welche guten Leistungen und Talente zu erwähnen auch wichtig sind. Dazu ein Formulierungsbeispiel, welches Verständnis zeigt und relativiert:

Frau Koller ist eine sehr gewissenhafte und zuverlässige Mitarbeiterin, die die Endkonfektion unserer Produkte in der von uns erwarteten Qualität erledigte. Leider gelang es ihr aber zu oft nicht, die erforderliche Stückzahl zu verarbeiten, was häufige und erhebliche Auslieferungsverzögerungen zur Folge hatte. Wir sind überzeugt, dass Frau Koller unter weniger hektischen Umständen mit ihrer genauen und exakten Arbeitsweise eine überdurchschnittlich gute Arbeitsqualität erzielen kann.

Betriebliche und persönliche Umstände

Es ist ein Gebot der Fairness, immer auch die betrieblichen und individuellen Zusammenhänge in die Beurteilung miteinzubeziehen. Dazu gehören beispielsweise Stärken und Schwächen des Mitarbeiters im Gesamtbild, das Alter und die Erfahrungen, einschneidende Veränderungen in Aufgaben und Anforderungen, Einführung neuer Technologien oder Arbeitsinstrumente bei älteren Mitarbeitern. Dazu ein Formulierungsbeispiel, welches die Leistungsmängel durch die persönliche Situation und die spezifischen Anforderungen relativiert und aber auch die Folgen für das Unternehmen nennt, was die Berechtigung der negativen Aussage untermauert:

Herr Sondermann ist ein sehr kreativer Mitarbeiter, der unserer Abteilung mit seinen Vorschlägen wertvolle Impulse gab. Durch seine mangelhaft organisierte Arbeitsweise, bei der er sich oft in Details verlor und dadurch wichtige Termine nicht einhalten konnte, waren wir mit seinen Leistungen nicht immer zufrieden, da wir dadurch etliche Kunden verloren. Einiges war auch auf eine schwierige Lebenssituation von Herrn Sondermann zurückzuführen. In einem weniger termingebundenen und überschaubaren Arbeitsumfeld vermag Herr Sondermann jedoch nach unserer Einschätzung gute Leistungen zu erbringen.

 

Die Möglichkeiten auf einen Blick

Es gibt wie oben aufgezeigt, einige Möglichkeiten, bei ungenügenden Leistungen auch den Grundsatz des Wohlwollens zu beachten. Hier die Zusammenfassung auf einen Blick:

  • Leistungen in positiven oder zumindest abschwächenden Kontext einbetten
  • Auch zu eigenen Fehlern oder Unterlassungen (Rekrutierung) selbstkritisch stehen
  • Leistungen mit temporären persönlichen Umständen relativieren
  • Andere Stärken, Qualifikationen und gute Leistungen gegenüberstellen
  • Mit besonderen betrieblichen Umständen (Stress, Reorganisation) relativieren
  • Sehr hohe Ansprüche, hochgesteckte Ziele bzw. hohe Relevanz aufzeigen

Vermeidung von Konflikten

Negative Aussagen in Arbeitszeugnissen betreffende Konflikte kann man wie so oft durch Gespräche mit betroffenen Mitarbeitern vermeiden, in dem man auf den Sachverhalt und die Notwendigkeit einer negativen Bewertung aus Sicht als Arbeitgeber hinweist. Dabei kann man das Einhalten obiger relativierender Formulierungen erklären und beispielsweise auch versichern, dass in Referenzen diesen positiven Aspekten noch mehr Rechnung getragen wird. Auch die anderen wichtigen Elemente des Arbeitszeugnisses (Funktion, genannte Tätigkeiten, positive und andere gute Leistungsbeispiele und mehr) können dabei in den Vordergrund gerückt und betont werden, dass ein Arbeitszeugnis immer im Gesamtzusammenhang bewertet wird.

Mehr zu diesem Thema im Arbeitshandbuch für die Zeugniserstellung

Das untenstehende Buch, seit langem der Bestseller in Fragen rund um Arbeitszeugnisse, enthält zu negativen Bewertungen und Beurteilungen in Arbeitszeugnissen hilfreiche Formulierungstechniken, viele Textbausteine und Musterzeugnisse, die dies auch im Gesamtkontext zeigen.

 


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