Arbeitszeugnisse

Arbeitszeugnisse: Negatives rechtskonform formulieren

In Arbeitszeugnissen Negatives oder ungenügende Leistungen zu erwähnen, schreckt viele ab. In heiklen Situationen einer ungenügenden Beurteilung gerät man in einen Konflikt, denn einerseits muss ein Zeugnis der Wahrheit entsprechen und andererseits muss es wohlwollend sein und darf die berufliche Zukunft nicht negativ belasten.

Man sollte immer die Frage nach der Bedeutung der Negativqualifikation in Bezug auf das ganze Arbeitsverhältnis hinterfragen. Grundsätzlich gilt:

Negative Aussagen sollten nur dann gemacht werden, wenn sie für die Leistungs- oder Verhaltensbeurteilung von eindeutiger Relevanz sind und sich gravierend auf das ganze Arbeitsverhältnis und die geforderte Gesamtleistung auswirken.

So ist eine unordentliche oder chaotische Arbeitstechnik wohl ein Mangel aber keine relevante Minderleistung. Hat diese Schwäche aber keinen erheblichen Einfluss auf die Qualität und Relevanz der Gesamtleistung, darf sie in einem Zeugnis nicht zur Sprache kommen. Ebenfalls dürfen geringfügige disziplinarische Probleme wie Zuspätkommen oder sich nicht gravierend auswirkende Termineinhaltungsprobleme auch nicht erwähnt werden.

Zulässigkeit von negativen Aussagen im Arbeitszeugnis

Negative Äusserungen sind zulässig, sofern sie wahr sind und wesentlich für die Leistung oder das Verhalten des Angestellten. Ein Arbeitgeber, der seiner austretenden Mitarbeiterin ein allzu schönfärberisches Zeugnis ausstellt, beispielsweise eine Unterschlagung verschweigt, kann gegenüber einem künftigen Arbeitgeber schadenersatzpflichtig werden. Medizinische Diagnosen gehören auf keinen Fall in ein Zeugnis. Erlaubt ist jedoch der Hinweis auf gesundheitliche Probleme, wenn diese schwerwiegende Auswirkungen auf das Arbeitsverhältnis hatten. Mehr dazu in diesem Beitrag: Muss oder darf eine Krankheit im Arbeitszeugnis erwähnt werden? Weitere relevante Beispiele, die in Arbeitszeugnissen erwähnt werden dürfen sind:

  • schwerer, die Leistungen massiv beeinträchtigender Alkoholismus
  • gravierende leistungsrelevante Qualifikationsmängel
  • Leistungen stark beeinträchtigende Suchtprobleme
  • konfrontatives Leistung und Arbeitsklima massiv störendes Verhalten
  • schwerwiegende Fehlverhalten gegenüber Kunden mit Kundenverlust
  • hohe Fehlerquoten welche Produkt- und Unternehmens-Image gefährden
  • Team-Zusammenhalt schädigendes aggressives Verhalten
  • häufige Unfallgefahren verursachende Maschinen-Bedienungsfehler

Aussagen in einen positiven Zusammenhang einbinden

Kein Mitarbeiter erbringt nur schlechte Leistungen oder zeichnet sich nur durch negatives Verhalten aus. Fehlleistungen und schlechtes Verhalten treten immer nur in der Verknüpfung mehrerer Umstände auf – dazu gehören krasse Fehlentscheidungen in der Rekrutierung oder fehlende Anforderungsprofile oder Mängel in der Führungskultur eines Unternehmens. Deshalb sollte eine ungenügende Aussage immer in einen positiven Gesamtzusammenhang gebracht werden, der die negativen Aussagen auf faire und objektive Weise relativiert. Ein konkretes Beispiel:

Positive Gesamtbeurteilung: Herr Walter war ein sehr höflicher, aufmerksamer und angenehmer Angestellter, dessen Verhalten jederzeit zuvorkommend und einwandfrei war. Seine Leistungen waren im Grossen und Ganzen sehr gut. Nach positivem Beginn wird ins Negative eingeleitet: Wir hätten uns gewünscht, dass es Herrn Walter besser gelungen wäre, die hohe Erwartungshaltung unserer französisch sprechenden Kundschaft besser zu entsprechen.  Relativierung mit positivem Ausblick: Die von Herrn Walter eingeleiteten Ausbildungs­mass­nahmen und seine Entscheidung zur Neuorientierung stimmen uns jedoch zuversichtlich, dass Herr Walter dieses heute noch bestehende Defizit aus eigener Initiative beheben wird.

Leistungsmängel relativieren

Zum Beispiel ist die abwertende, nicht relativierte Formulierung „Herr Muster war nicht in der Lage, der Erwartungshaltung unserer Kunden zu entsprechen“, unzulässig, weil dies nicht dem Grundsatz der Objektivität entspricht, in einem Zeugnis nur die Sichtweise des Kunden und der Unternehmensziele zu beurteilen.

Diese Beurteilung sollte in einen erklärenden und ergänzenden Kontext, welche dem Leser die Möglichkeit gibt, mehr über die (Hinter)gründe einer schlechten oder ungenügenden Leistung zu erfahren, eingebettet sein. Wenn schlechte Qualifikationen gemacht werden sollen, dann sollte immer mit vorhandenen positiven oder aufklärenden Aspekten begonnen werden. Anschliessend werden die zu erwähnenden wichtigen Negativaussagen klar angesprochen und somit wieder mit einer positiven Note beendet. Dieser Beitrag könnte Sie auch interessieren: Feedbackregeln: 20 erfolgserprobte Beispiele guten Feedbacks

Füllwörter und Einbettungstechnik verwenden

Dazu sind Füllwörter zu empfehlen, wie noch, noch nicht, nicht immer, nicht ganz, nicht vollumfänglich, manchmal, zeitweise. So angesprochen, werden die grundsätzlich negativen Aussagen abgedämpft und lassen Möglichkeiten offen, wie allenfalls die betroffenen Menschen anders eingesetzt oder beurteilt werden könnten. Fortschrittliche und konsequent uncodierte Zeugnisse verfassende Unternehmen verwenden diese „Einbettungstechnik“ seit längerer Zeit erfolgreich.

Ausgewogen, fair und objektiv formulieren

Es geht also darum, differenzierte und ausgewogene Urteile abzugeben, die in einem alle Umstände einbeziehenden Gesamtzusammenhang stehen. Ziel dieser ausgewogenen und fairen Beurteilung ist es, moderat in der Sprache, individuell und sachbezogen vorzugehen, damit sich auch der Arbeitnehmer veranlasst fühlt, sich mit den allenfalls noch vorhandenen Unzulänglichkeiten auseinanderzusetzen.

Nicht nur beim Arbeitnehmer liegende Gründe

Die Gründe, weshalb ein Mitarbeiter seinen Leistungen nicht gerecht wird, sind nicht immer ausschliesslich bei ihm selber zu suchen. Das Anforderungsprofil kann ungenau gewesen sein, beim Bewerbungsgespräch sind entsprechende Punkte nicht abgeklärt worden, den persönlichen Anforderungen wurde zu wenig Beachtung geschenkt oder die Aufgaben und Anforderungen entwickelten sich später in eine andere Richtung. Solche Sachverhalte können im Zeugnis genannt werden und tragen zu einer ausgewogenen und sachlichen Begründung ungenügender Leistungen bei. Ein Beispiel:

Frau Musterhans ist eine erfahrene und sehr kollegiale Mitarbeiterin. Dass ihr in ihrer Arbeit in einigen Situationen Ungenauigkeiten und Fehler unterliefen, liegt auch am sehr lebhaften Umfeld und der häufig unter Termindruck zu erbringenden Aufgabenstellungen. Darauf achteten auch wir bei der Einstellung zu wenig. Wir sind überzeugt, dass Frau Musterhans in einem etwas weniger hektischen Umfeld gute Leistungen erbringen und ihre Erfahrungen gewinnbringend einsetzen kann.

Betriebliche und persönliche Umstände

Es ist ein Gebot der Fairness, immer auch die betrieblichen und individuellen Zusammenhänge in die Beurteilung miteinzubeziehen. Dazu gehören beispielsweise Stärken und Schwächen des Mitarbeiters im Gesamtbild, das Alter und die Erfahrungen, einschneidende Veränderungen in Aufgaben und Anforderungen, Einführung neuer Technologien oder Arbeitsinstrumente bei älteren Mitarbeitern oder schwierige Phasen wie Reorganisationen oder Vorgesetztenwechsel. Solche Relativierungen und Begründungen sind oft sehr gut nachvollziehbar, da sie erschwerende Umstände glaubhaft und konkret erklären. Sie beeinflussen das Kompetenzprofil von Mitarbeitern nicht und verstossen auch nicht gegen die Grundsätze von Wahrheit und Wohlwollen. Ein Formulierungsbeispiel:

Die Arbeitsleistungen von Herrn Walter waren im Grossen und Ganzen gut. Manchmal hätten wir uns allerdings gewünscht, dass er häufiger und sicherer mit unserer französisch sprechenden Kundschaft verhandelt hätte. Die von Herrn Walter eingeleiteten Weiterbildungsmassnahmen stimmen uns jedoch zuversichtlich, dass er dieses Defizit aus eigener Initiative beheben wird.

Negative Aussagen relativieren oder einschränken

Dazu sind Füllwörter zu empfehlen, wie noch, noch nicht, nicht immer, nicht ganz, nicht vollumfänglich, manchmal, zeitweise. So angesprochen, werden die grundsätzlich negativen Aussagen abgedämpft und lassen Möglichkeiten offen, wie allenfalls die betroffenen Menschen anders eingesetzt oder beurteilt werden könnten. Fortschrittliche und konsequent uncodierte Zeugnisse verfassende Unternehmen verwenden diese Formulierungstechnik der Ausgewogenheit und Ausbalancierung seit längerer Zeit erfolgreich.

Aussagen in einen objektiven Zusammenhang bringen

Diese Formulierungstechnik besteht darin, auch bei schlechten Qualifikationen mit den immer vorhandenen positiven oder aufklärenden Aspekten zu beginnen. Die zu erwähnenden Negativaussagen werden klar angesprochen und mit einer weiteren Aussage so verbunden, dass eine objektivierte Gesamtbeurteilung erfolgt.

Wir empfehlen Ihnen auch dieses FAQ rund um Arbeitszeugnisse und den Beitrag Arbeitszeugnisse schreiben und formulieren  zur Lektüre.


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