Arbeitszeugnisse

Arbeitszeugnisse: Negatives rechtskonform formulieren

In Arbeitszeugnissen Negatives oder ungenügende Leistungen zu erwähnen, schreckt viele ab. In heiklen Situationen einer ungenügenden Beurteilung gerät man in einen Konflikt, denn einerseits muss ein Zeugnis der Wahrheit entsprechen und andererseits muss es wohlwollend sein und darf die berufliche Zukunft nicht negativ belasten.

Man sollte immer die Frage nach der Bedeutung der Negativqualifikation in Bezug auf das ganze Arbeitsverhältnis hinterfragen. Grundsätzlich gilt:

Negative Aussagen sollten nur dann gemacht werden, wenn sie für die Leistungs- oder Verhaltensbeurteilung von eindeutiger Relevanz sind und sich gravierend auf das ganze Arbeitsverhältnis und die geforderte Gesamtleistung auswirken.

So ist eine unordentliche oder chaotische Arbeitstechnik wohl ein Mangel aber keine relevante Minderleistung. Hat diese Schwäche aber keinen erheblichen Einfluss auf die Qualität und Relevanz der Gesamtleistung, darf sie in einem Zeugnis nicht zur Sprache kommen. Ebenfalls dürfen geringfügige disziplinarische Probleme wie Zuspätkommen oder sich nicht gravierend auswirkende Termineinhaltungsprobleme auch nicht erwähnt werden.

Zulässigkeit von negativen Aussagen im Arbeitszeugnis

Negative Äusserungen sind zulässig, sofern sie wahr sind und wesentlich für die Leistung oder das Verhalten des Angestellten. Ein Arbeitgeber, der seiner austretenden Mitarbeiterin ein allzu schönfärberisches Zeugnis ausstellt, beispielsweise eine Unterschlagung verschweigt, kann gegenüber einem künftigen Arbeitgeber schadenersatzpflichtig werden. Medizinische Diagnosen gehören auf keinen Fall in ein Zeugnis. Erlaubt ist jedoch der Hinweis auf gesundheitliche Probleme, wenn diese schwerwiegende Auswirkungen auf das Arbeitsverhältnis hatten. Mehr dazu in diesem Beitrag: Muss oder darf eine Krankheit im Arbeitszeugnis erwähnt werden? Weitere relevante Beispiele, die in Arbeitszeugnissen erwähnt werden dürfen sind:

  • schwerer, die Leistungen massiv beeinträchtigender Alkoholismus
  • gravierende leistungsrelevante Qualifikationsmängel
  • Leistungen stark beeinträchtigende Suchtprobleme
  • konfrontatives Leistung und Arbeitsklima massiv störendes Verhalten
  • schwerwiegende Fehlverhalten gegenüber Kunden mit Kundenverlust
  • hohe Fehlerquoten welche Produkt- und Unternehmens-Image gefährden
  • Team-Zusammenhalt schädigendes aggressives Verhalten
  • häufige Unfallgefahren verursachende Maschinen-Bedienungsfehler

Aussagen in einen positiven Zusammenhang einbinden

Kein Mitarbeiter erbringt nur schlechte Leistungen oder zeichnet sich nur durch negatives Verhalten aus. Fehlleistungen und schlechtes Verhalten treten immer nur in der Verknüpfung mehrerer Umstände auf – dazu gehören krasse Fehlentscheidungen in der Rekrutierung oder fehlende Anforderungsprofile oder Mängel in der Führungskultur eines Unternehmens. Deshalb sollte eine ungenügende Aussage immer in einen positiven Gesamtzusammenhang gebracht werden, der die negativen Aussagen auf faire und objektive Weise relativiert. Ein konkretes Beispiel:

Positive Gesamtbeurteilung: Herr Walter war ein sehr höflicher, aufmerksamer und angenehmer Angestellter, dessen Verhalten jederzeit zuvorkommend und einwandfrei war. Seine Leistungen waren im Grossen und Ganzen sehr gut. Nach positivem Beginn wird ins Negative eingeleitet: Wir hätten uns gewünscht, dass es Herrn Walter besser gelungen wäre, die hohe Erwartungshaltung unserer französisch sprechenden Kundschaft besser zu entsprechen.  Relativierung mit positivem Ausblick: Die von Herrn Walter eingeleiteten Ausbildungs­mass­nahmen und seine Entscheidung zur Neuorientierung stimmen uns jedoch zuversichtlich, dass Herr Walter dieses heute noch bestehende Defizit aus eigener Initiative beheben wird.

Leistungsmängel relativieren

Zum Beispiel ist die abwertende, nicht relativierte Formulierung „Herr Muster war nicht in der Lage, der Erwartungshaltung unserer Kunden zu entsprechen“, unzulässig, weil dies nicht dem Grundsatz der Objektivität entspricht, in einem Zeugnis nur die Sichtweise des Kunden und der Unternehmensziele zu beurteilen.

Diese Beurteilung sollte in einen erklärenden und ergänzenden Kontext, welche dem Leser die Möglichkeit gibt, mehr über die (Hinter)gründe einer schlechten oder ungenügenden Leistung zu erfahren, eingebettet sein. Wenn schlechte Qualifikationen gemacht werden sollen, dann sollte immer mit vorhandenen positiven oder aufklärenden Aspekten begonnen werden. Anschliessend werden die zu erwähnenden wichtigen Negativaussagen klar angesprochen und somit wieder mit einer positiven Note beendet. Dieser Beitrag könnte Sie auch interessieren: Feedbackregeln: 20 erfolgserprobte Beispiele guten Feedbacks

Füllwörter und Einbettungstechnik verwenden

Dazu sind Füllwörter zu empfehlen, wie noch, noch nicht, nicht immer, nicht ganz, nicht vollumfänglich, manchmal, zeitweise. So angesprochen, werden die grundsätzlich negativen Aussagen abgedämpft und lassen Möglichkeiten offen, wie allenfalls die betroffenen Menschen anders eingesetzt oder beurteilt werden könnten. Fortschrittliche und konsequent uncodierte Zeugnisse verfassende Unternehmen verwenden diese „Einbettungstechnik“ seit längerer Zeit erfolgreich.

Ausgewogen, fair und objektiv formulieren

Es geht also darum, differenzierte und ausgewogene Urteile abzugeben, die in einem alle Umstände einbeziehenden Gesamtzusammenhang stehen. Ziel dieser ausgewogenen und fairen Beurteilung ist es, moderat in der Sprache, individuell und sachbezogen vorzugehen, damit sich auch der Arbeitnehmer veranlasst fühlt, sich mit den allenfalls noch vorhandenen Unzulänglichkeiten auseinanderzusetzen.

Nicht nur beim Arbeitnehmer liegende Gründe

Die Gründe, weshalb ein Mitarbeiter seinen Leistungen nicht gerecht wird, sind nicht immer ausschliesslich bei ihm selber zu suchen. Das Anforderungsprofil kann ungenau gewesen sein, beim Bewerbungsgespräch sind entsprechende Punkte nicht abgeklärt worden, den persönlichen Anforderungen wurde zu wenig Beachtung geschenkt oder die Aufgaben und Anforderungen entwickelten sich später in eine andere Richtung. Solche Sachverhalte können im Zeugnis genannt werden und tragen zu einer ausgewogenen und sachlichen Begründung ungenügender Leistungen bei. Ein Beispiel:

Frau Musterhans ist eine erfahrene und sehr kollegiale Mitarbeiterin. Dass ihr in ihrer Arbeit in einigen Situationen Ungenauigkeiten und Fehler unterliefen, liegt auch am sehr lebhaften Umfeld und der häufig unter Termindruck zu erbringenden Aufgabenstellungen. Darauf achteten auch wir bei der Einstellung zu wenig. Wir sind überzeugt, dass Frau Musterhans in einem etwas weniger hektischen Umfeld gute Leistungen erbringen und ihre Erfahrungen gewinnbringend einsetzen kann.

Negative Aussagen relativieren oder einschränken

Dazu sind Füllwörter zu empfehlen, wie noch, noch nicht, nicht immer, nicht ganz, nicht vollumfänglich, manchmal, zeitweise. So angesprochen, werden die grundsätzlich negativen Aussagen abgedämpft und lassen Möglichkeiten offen, wie allenfalls die betroffenen Menschen anders eingesetzt oder beurteilt werden könnten. Fortschrittliche und konsequent uncodierte Zeugnisse verfassende Unternehmen verwenden diese Formulierungstechnik der Ausgewogenheit und Ausbalancierung seit längerer Zeit erfolgreich.

Aussagen in einen objektiven Zusammenhang bringen

Diese Formulierungstechnik besteht darin, auch bei schlechten Qualifikationen mit den immer vorhandenen positiven oder aufklärenden Aspekten zu beginnen. Die zu erwähnenden Negativaussagen werden klar angesprochen und mit einer weiteren Aussage so verbunden, dass eine objektivierte Gesamtbeurteilung erfolgt.

Wir empfehlen Ihnen auch dieses FAQ rund um Arbeitszeugnisse und den Beitrag Arbeitszeugnisse schreiben und formulieren  zur Lektüre.

5 Kommentare zu “Arbeitszeugnisse: Negatives rechtskonform formulieren

  1. Danke für den Hinweis, dass ausgewogen, fair und objektiv formuliert werden sollte. Mein Arbeitgeber (Gastronomie) hat mich gekündigt und mein Arbeitszeugnis wirkt sehr unprofessionell. Ich hatte angeboten, es selbst zu schreiben, dass möchte mein ehemaliger Arbeitgeber aber nicht. Ich überlege nun, einen Anwalt für Arbeitsrecht aufzusuchen. Ich fühle mich unfair behandelt. In der aktuellen Lage sind gute Zeugnisse wichtig.

  2. Reinhart

    Leider geht es immer nur um die Qualitaet der ArbeitenehmerInnen. Fehlverhalten der Vorgesetzten wird leider nie unter die Lube genommen. Meine ex Vorgesetzten zwangen mich eine von A – Z erfundene auf Geruechten basierte Quali zu unterschreiben. Es stimmte nicht ein Wort und alle sehr guten Leistungen wurden ignoriert. Bei eine Test zu meiner Sozialkompetenz war ich lediglich einen Punkt unter Maximum, in der Quali war das Gegenteil notiert worden. Ich unterzeichnete diese Quali nicht, da die Chefs nicht einen Punkt der Anschuldigungen belegen, auch die ‚Zeugen‘ gab es nicht. Anderen MitarbeiterInnen ging es aehnlich, manche liessen sich einschuechtern. Alles in allem, als ich dann spaeter von mir aus kuendigte, stellte man mir ein negatives Zeugnis aus. Dieses wies ich zurueck und verlangte eine Arbeitsbestaetigung, leider wird eine solche dann von HR-Verantwortlichen ausschliesslich negativ beurteilt, ohne jegliche Ruecksprache erhalte ich nur Absagen. Das zeigt doch, dass Arbeitssuchende schlicht ausgeliefert sind. Aber es passt zum geschichtlichen Hintergrund der Bezeichung ‚Human Ressource‘ hiess dies doch im Deutschen Reich Menschen Ressourcen. In einer Demokratie passt so etwas nun wahrlich nicht.

    • Ihr Kommentar klingt glaubwürdig. Sie können ein solches Arbeitszeugnis vor Arbeitsgericht anfechten, je nachdem mit recht guten Chancen auf Erfolg. Sammeln Sie Unterschriften von Kolleginnen und Kollegen, die bestätigen, was Sie sagen. Übrigens: Eine Arbeitsbestätigung darf keine Bewertung enthalten, auch das können Sie anfechten. Wer dies macht, hat ein unprofessionelles HR, welches zum von Ihnen geschilderten Verhalten passen könnte.

  3. Hallo,

    sehr interessante Sichtweise! Ich finde auch, das es wichtig ist offen und ehrlich zu sein. Negatives sollte ebenfalls eine Rolle spielen. Das Problem ist nur, dass der Arbeitnehmer auch gerichtlich dagegen vorgehen kann, wenn es in einem Arbeitszeugnis enthalten ist auch, wenn es der Wahrheit entspricht. Als Personaler, Führungskraft oder Geschäftsführer kann man also damit auch in Schwierigkeiten geraten.

    Wie sehen Sie das? Von vorne herei Stress ersparen, durch positive Formulierungen oder lieber ehrlich sein und negative Seiten in einem passenden Kontext erwähnen.

    Beste Grüße
    Gordon

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Das sind die TOP 10 der HR-BücherMehr Informationen hier
+ +