Konzepte sind eine häufige und wichtige Arbeit im HR. Neue Konzepte oder überarbeitete und aktualisierte werden vor deren Verteilung bzw. nach deren Fertigerstellung oft präsentiert und vorgestellt. Dabei gilt es einige wichtige Regeln zu beachten.
Präsentationen geben allenfalls auch die Möglichkeit, anschliessend an Schwachstellen, – bei besonders kritischem Feedback oder Verständnis-Problemen nochmals über die Bücher, bzw. das Konzept zu gehen und es allenfalls anzupassen, wenn anschliessend keine Abgabe geplant oder vorgesehen ist.
Vorbereitung und wichtige Fragestellungen
Man sollte in einer ersten Phase das Themenspektrum so weit wie möglich öffnen und alle Ideen und Inhalte notieren. Anschliessend ist eine Grobstruktur und auf das Ziel ausgerichtete Konzentration auf die wichtigen zu behandelnden Konzept-Themen angebracht. Wichtig ist der Zeitplan, denn je kürzer eine Präsentation ist, desto gründlicher sollte die Vorbereitung sein, da jede Folie und jede Aussage an Bedeutung gewinnt.
Auflockerungen und Ideen der Präsentation
Wichtig sind Auflockerungen und Ideen der Präsentation wie Grafiken, Fotos, Diagramme, Fallbeispiele, Zusammenfassungen, Infografiken. Solche sind gerade bei oft etwas trockenen und faktenbasierenden Präsentationen zu Konzepten wichtig. Beachten Sie auch Infrastrukturen und Örtlichkeiten:
o Raumgrösse, Raumbeschaffenheit und Infrastruktur
o Materialien wie Beamer, Notebooks, Clipboards usw.
o Mögliche und sinnvolle Sitzordnungen
o Stromanschlüsse und Hauswart-Zuständigkeiten
o Ersatzmaterialien (Akkus, Leuchtstifte, Flipchartpapier usw.)
Halten Sie mindestens auszugsweise eine Probepräsentation vor ein bis zwei Bekannten und bitten Sie diese um Feedback und Verbesserungsvorschläge. Auch eine Kurzbefragung per E-Mail zu interessierenden Themen oder Schwerpunkten bei Teilnehmenden kann eine Orientierung für die inhaltliche Konzeption sein.
Stoffplanung und Inhaltsgliederung
Die zentrale Fragestellung lautet immer: Welchen Nutzen erwartet mein Publikum von dieser Präsentation und meinem Konzept? So sollten Gliederungen vorgenommen und Überschriften und Fazite gemacht werden. Eine Präsentation lässt sich in die Teile Einleitung, Hauptteil und Schluss mit den jeweils folgenden Inhaltselementen gliedern:
Einleitung: Begrüssung, Themenübersicht, Ziel und Zeitplan
Hauptteil: Klare Struktur und Nutzenorientierung plus Fazite
Schluss: Zielerreichung, Kernaussagen, Zitat, Dankeschön
Der erste und letzte Eindruck sind immer entscheidend
Dafür sind nicht primär rhetorische Feuerwerke oder geniale Humor-Einlagen notwendig, sondern vor allem überzeugende Fazite, klare Handlungsanweisungen und Unterstreichen des Nutzwertes des Präsentierten – immer auf der Basis von Vertrauen, Glaubwürdigkeit und Überzeugungskraft.
Kenntnisse über die Zuhörerschaft
Bei einer grösseren Gruppe kann es empfehlenswert sein, einen Assistenten zur Seite zu haben. Fragerunden sollten am Schluss gemacht werden und helfen, die Verständlichkeit und Klarheit eines Konzeptes zu prüfen. Kriterien wie Alter, Geschlecht, Bildungsniveau, Funktion, Lernerfahrung und Abstraktionsvermögen der Teilnehmer sind wichtig. Besonders klar sollten die Vorkenntnisse der Zuhörerschaft zum Thema sein. Beachten Sie die Betroffenheit und die Wichtigkeit, dass ein Konzept-Thema aktuelles Zahlenmaterial haben und das Wesentliche fokussieren sollte und der Zuhörer sich im eigenen Erfahrungsumfeld finden sollte.
Rhetorische Grundregeln und Sprechtempo
Man spricht tendenziell immer zu schnell. Pro Minute sollte man höchstens 60 Worte sprechen. Bitten Sie Bekannte, dies zu prüfen und legen Sie ein Blatt “Langsam sprechen” vor sich. Bitten Sie jemanden, Ihnen während der Präsentation Hinweise auf das Sprechtempo zu geben.
Laut zu sprechen ist wichtig und nebst der Akustik immer auch ein Zeichen des Selbstvertrauens. Sprechpausen sind Erholungen für alle – diese sollten unbedingt eingesetzt werden, wobei fünf bis zehn Sekunden durchaus in Ordnung sind und vor allem Spannung und Aufmerksamkeit auf das dann Folgende aktivieren. Strukturierung und Gliederung sin gerade bei Konzept-Präsentationen von grosser Bedeutung
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