Mitarbeiterempfehlungs-Programme: Die 10 wichtigsten Erfolgsfaktoren

Immer mehr Unternehmen setzen Mitarbeiter-Empfehlungsprogramme ein, um qualifizierte Kandidaten zu finden und Stellen optimal und mit tiefen Kosten besetzen zu können. Sie haben viele Vorteile, aber es gilt wichtige Erfolgsfaktoren zu beachten wie Einfachheit, Transparenz und Incentivierung.

Mitarbeiter-Empfehlungsprogramme sind auf dem Vormarsch. Es gibt sie zwar schon seit geraumer Zeit, aber im Zeitalter des sozialen Netzwerkens, des Fachkräftemangels und steigender Rekrutierungskosten rücken sie auf der Agenda vieler Recruiter nach oben. Die aktuelle Recruitingtrend-Studie 2018 von Monster und CHRIS ergibt, dass 8 von 10 Unternehmen ihre Mitarbeiter regelmässig nach Empfehlungen fragen und bereits 4 von 10 systematische Mitarbeiter-Empfehlungsprogramme mit Prämien einsetzen, sie also als professionelles Instrument nutzen. Empfehlungsprogramme sind mittlerweile zum drittwichtigste Recuritingkanal geworden.

Doch es sind auch Nachteile und Schwächen auszumachen. Gefahren der Bürokratisierung und hoher Administrationsaufwand etwa, Befürchtungen von Mitarbeitern bei schlechten Empfehlungen dafür verantwortlich gemacht zu werden und in ein schiefes Licht zu geraten oder bei Nichteinstellung Empfohlener Beziehungen zu gefährden. Dennoch: Die Vorteile überwiegen.

1. Die Vorteile und Stärken

Durch Empfehlung gewonnene Mitarbeiter sind schneller eingeführt, sie passen im Cultural Fit besser zum Unternehmen, haben kürzere Einführungszeiten, sie integrieren sich schneller und reibungsloser, sind loyaler und arbeiten in der Regel engagierter und besonders motiviert.

Zwichen Empfehlern und Empfohlenen besteht eine beiderseitige Bemühung, den Erfolg zu beweisen. Die Chancen, dass sie zudem selber Empfehler und Botschafter der Arbeitgeber-Marke werden, ist hoch. Das Potenzial für Kosteneinsparungen im Vergleich zu herkömmlichen Recruiting-Instrumenten sind gross und der Bewerbungsprozess in nahezu allen Punkten wesentlich einfacher und schneller. Der Beitrag 40 Recruiting Instrumente auf einen Blick geht ebenfalls auf dieses Thema ein.

2. Prioritäten und Selektion

Mitarbeiter-Empfehlungsprogramme sollten gezielt eingesetzt werden und sind besonders für schwer zu besetzende Positionen geeignet. Auch bei Experten- und Schlüsselpositionen oder besonderen Anforderungen an Talente und Skills sind Empfehlungsprogramme geeignet. Auch wenn die Bleibedauer eine grosse Rolle spielt oder es sich um spezielle Teams geht, sind Empfehlungsprogramme angebracht. Für schnell und einfach besetzbare Vakanzen sollte von Empfehlungsprogrammen jedoch abgesehen werden.

3. Unterstützung und Hilfestellung

Mitarbeiter sollten vom HR und von erfahrenen Empfehlern regelmässig Support erhalten: Power-Empfehler-Trainings in Workshops, der Einsatz von Social Media und geeigneten Tools, ein Flyer, der alles Notwendige wie das Prämienmodell und die Arbeitgeber-Attraktivität erklärt, Events mit Erfolgsstorys und Erfahrungsaustausch unter Empfehlern sind einige mögliche Aktivitäten. Porträts von Mitarbeitern, die bereits empfohlen haben und die Schilderung ihrer Erlebnisse und Vorgehensweisen bringen Empfehlungsprogramm besonders authentisch und glaubwürdig rüber.

4. Prämienmodelle mit Geld- und Sachwerten

Verschiedene Studien in mehreren Ländern belegen dies klar und eindeutig und die Erfahrungen in der Unternehmenspraxis ebenso:

An Leistungen gewonnener Mitarbeiter gebundene Prämien mit Staffelauszahlungen sind am wirksamsten und erhöhen auch die Qualität von Teilnehmern und empfohlenen Mitarbeitern. Sachprämien als Ergänzung in Kombination mit Geldprämien haben sich am besten bewährt. Die Prämien sollten attraktiv genug sein, um genügend stark zu motivieren. Zu hohe Prämien können allerdings auch unerwünschte Empfehlungsaktivitäten zur Folge haben; hier ist gutes Augenmass und eine allfällige Mitgestaltung von Mitarbeitern wichtig. Nebst Prämien sollten aber auch immaterielle Motive eine wichtige Rolle spielen, wie Kollegen zu helfen, einen Job zu finden, ein Team zu verstärken oder Unternehmensziele zu erreichen.

6. Information und Kommunikation

Wichtig ist vor allem: Stellenausschreibungen mit genauen Anforderungsprofilen und eine Übersicht, wo welche Vakanzen bestehen und wann Empfehlungen von wem besonders erwünscht sind. Mitarbeiterempfehlungen sollten permanent thematisiert und kommuniziert werden, beispielsweise in Blogs, E-Mail-Newslettern und Mitarbeiterzeitschriften, eine FAQ-Seite im Intranet und Erfolge in motivierenden Events gefeiert werden. Slogans können sein “Talente kennen Talente” oder “Ihr Kollege könnte unser nächster Mitarbeiter sein”. Bedenken Sie: Geschichten und Erfolgsstorys eigener Mitarbeiter sind nachhaltiger als Zahlen und Statistiken. Hinzu kommt Transparenz über Entscheidungen, Anstellungen, Zufriedenheit mit Empfohlenen und mehr.

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7. Teilnehmer und Zielgruppen

Definieren Sie die Zielgruppen, Funktionen und Positionen der Programm-Teilnehmer sorgfältig und den definierten Zielen entsprechend, damit Sie qualitativ gute und passende Empfehlungen erhalten. Engagierte, qualifizierte, motivierte, leistungsbewusste und loyale Mitarbeiter mit guten Unternehmenskenntnissen sind in der Regel die besten Empfehler. Wichtig ist auch die Motivation der Teilnehmer, sind es primär Geldprämien oder Ehrgeiz, qualifizierte Personen ins Unternehmen zu bringen und diesen zu helfen.

8. Erfolgskontrolle und Kennzahlen

Einige Kennzahlen-Beispiele zur Erfolgs-, Aufwand- und Kostenkontrolle sind: Wie hoch ist die Einstellungsquote bei Mitarbeiter-Empfehlungen? Wie teuer ist ein neu gewonnener Mitarbeiter? Wie hoch sind Bleibedauer und Fluktuationsrate im Vergleich zu anderen Instrumenten? Gibt es geschlechtsspezifische, kulturelle, regionale oder nationale Unterschiede? Wer oder welche Jobs werden am stärksten weiterempfohlen? Und was und welche nicht? Wie lang dauern die Bewerbungs- und Einstellungsprozesse? Wo ist der administrative Aufwand weshalb wie hoch?

9. Instrumente und Automatisierung

Umso einfacher und effizienter Empfehlungsprogramme sind, desto erfolgreicher sind sie. Es gibt recht leistungsfähige Tools und Apps wie den EmpfehlungsManager von XING, Facebook-Tools oder Firstbird und Talentry, welche die Suche automatisieren, den beidseitigen Prozess digitalisieren und ihn für alle Beteiligten vereinfachen. Auch eine gute Einbindung in Bewerberbermanagementsysteme und den Prozess und eine gute Prämienorganisation sind wichtig. Mit sozialen Netzwerken werden auch die Reichweiten massiv gesteigert und der Aufwand von Aktivitäten reduziert.

10. Employer Branding und Karriere-Website

Für Empfehlende und Empfohlene sind konkrete, authentische und umfassende Informationen zum Unternehmen als Arbeitgeber ein wichtiger Erfolgsfaktor. Eine überzeugende und aktive Social Media-Präsenz mit lebhafter Kommunikation, eine informative und authentische Karriere-Website, interessante Beiträge im Unternehmensblog, Einblick in Arbeitgeber-Bewertungsportale und ein Flyer für alle Empfehler sind gute Hilfsmittel, die sich in Netzwerken auch gut teilen lassen.