Feedback-Gespräche: 13 wichtige Regeln für die Mitarbeiterbeurteilung

Zeitnahe Feedback-Gespräche als Mittel der Mitarbeiterbeurteilung gewinnen im Performance Management an Bedeutung. Sie haben klare Vorteile wie schnellere Problemlösungen, bessere Standortbestimmung für Mitarbeiter, eine konstruktivere Vorgehensweise und mehr.

Doch es gilt, einige wichtige Regeln und Erfolgsfaktoren einzuhalten, damit sie gelingen und ihr Ziel auch erreichen. In Kürze auf einen Blick sind dies:

1. Gründliche Vorbereitung und Planung

Konkrete Nennung des Anlasses, die Kernpunkte und der Ablauf des Gespräches, die Persönlichkeit und das Potenzial des Mitarbeiters und der inhaltliche Rahmen sind einige wichtige Beispiele.

2. Ein aktuelles und relevantes Ereignis

Das Ereignis sollte möglichst ein aktueller Anlass sein und nicht länger als ein bis zwei Wochen zurückliegen. Wichtig ist die Relevanz und die Nachvollziehbarkeit der Bedeutung für den Mitarbeiter.

3. Die Auswirkungen des Problems nennen

Sind es Kundenverluste, Terminprobleme oder Sicherheitsrisiken? Die Auswirkungen von Leistungsmängeln und Defiziten machen die Dringlichkeit und Notwendigkeit der Problemlösung für Mitarbeiter klarer.

4. Wie löst man das Problem gemeinsam

Eine gemeinsame Zielvereinbarung und das Aufzeigen der Lösung des Problems sind natürlich zentral. Wichtig ist dabei die konkrete Kommunikation, was genau das neue erwünschte Verhalten ist, wobei Mitarbeiter Vorgehen und Ziel mitdefinieren sollten.

5. Was ist die positive Auswirkung

Dies motiviert das Feedbackgespräch. Dabei sind unterschiedliche Auswirkungen und ein positiver Nutzen zu nennen, beispielsweise für den Mitarbeiter mehr Erfolgserlebnisse, für das Unternehmen eine bessere Kundenbindung und die Kunden mehr Zufriedenheit.

6. Zuversicht, dass Problemlösung gelingt

Dies stärkt das Selbstvertrauen und nimmt die Ängste des Scheiterns. Mitarbeiter, die sehen, dass man Vertrauen in deren Fähigkeit und Zielerreichung hat, gehen motivierter und engagierter an die Problemlösung heran.

7. Nicht das Problem, die Lösung fokussieren

Nicht lange um das Problem herumreden, was alles falsch lief. Der Fokus muss auf der Lösung, den Massnahmen und den positiven Auswirkungen für alle Beteiligten liegen, das Problem zu lösen und nochmalige Fehler inskünftig zu vermeiden.

8. Ressourcen zur Verfügung stellen

Wie und womit hilft man das Ziel zu erreichen? Sind es neue Arbeitshilfsmittel, mehr Zeit, Verbesserung des Know-hows oder ein temporäres Coaching des Vorgesetzten?

9. Termin und Kontrolle für Zielerreichung

Nichts Neues, aber nicht desto trotz wichtig. Es muss unbedingt ein Termin für die Erfolgskontrolle mit der möglichst messbaren Definition der Zielerreichung vorliegen.

10. Stärken nicht Schwächen fokussieren

Die Stärken von Mitarbeitern stärken ist nicht nur effizienter und erzeugt schneller Resultate in besserer Qualität. Es ist auch motivierender, da dies Erfolgserlebnisse ermöglicht und Feedbackgespräche auf eine sehr konstruktive Basis stellen.

11. Stärkerer Einbezug von Mitarbeitern

Mehr Eigenverantwortung und Einbezug aktivieren Mitarbeiter. Feedbackgespräche selber organisieren, eigene Ziele definieren, Selbstbeurteilungen und Hinzunahme weiterer Beurteiler wie Kunden oder Teamkollegen erhöhen auch die Beurteilungsakzeptanz.

12. Entwicklung und Förderung miteinbeziehen

Damit werden Feedbacks noch motivierender und die Bereitschaft zur Problemlösung erhöht sich, wenn zugleich neue Perspektiven, Weiterbildungsmöglichkeiten, Laufbahnaspekte und mehr thematisiert werden.

13. Feedback-Regeln kennen und einhalten

Feedback-Gespräche haben ihre eigenen wichtigen Regeln. Nebst guten empathischen Fragestellungen sind Beobachtungen, Zusammenfassungen, Vertiefungsfragen und das Einholen von Feedback des Mitarbeiters wichtig, um sicherzustellen, ob er etwas ebenso beurteilt und oder ob Wichtiges fehlt. Mehr zu Feedbackregeln hier.

Fazit

Wenn ein Mitarbeiter nach einem Feedback-Gespräch die Gewissheit hat,  “Ich muss mich in diesem Punkt verbessern, aber ich weiss warum und wie und man hilft mir dabei und glaubt an mich, dass ich es schaffe”, ist es motivierend. Wenn in den Rückspiegel geschaut Noten vergeben werden und Fehler und Mängel dominieren, erreicht man das Gegenteil.

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