Arbeitszeugnisse und Aufgabenbeschreibung: Umfassend und genau

Arbeitszeugnisse und Aufgabenbeschreibung – leider wird dieser Bereich in der Zeugnispraxis viel zu sehr vernachlässigt. Einige Stichworte genügen nicht; sie sind für den Zeugnisleser oft nicht informativ genug und widerspiegeln Leistung und Tätigkeiten oft nur bruchstückhaft und ohne Aussagekraft.
Es ist zu beachten, dass die wichtigeren Aufgaben und Tätigkeiten zuerst genannt werden und diese typisch sind für die Funktion, die Position und die Stelle als Ganzes. Untereinander aufgelistete Aufgaben und Tätigkeiten mit Aufzählungspunkten sind übrigens übersichtlicher. Aufgaben und Tätigkeiten haben beim Formulieren und Schreiben von Arbeitszeugnissen einen hohen Aussagewert, da sie viel über Erfahrung, Verantwortung, Kompetenzen und Aufgabenniveau und Weiterentwicklung aussagen (sollten bzw. können).

Die Berücksichtigung dieser Qualitätsfaktoren tragen ebenfalls dazu bei,
Arbeitszeugnisse und Aufgabenbeschreibung zu verbessern.

Arbeitszeugnisse und Aufgabenbeschreibung: konkret und präzise

Wichtig ist auch, dass die Aufgaben die Qualifikation, das Niveau, die Verant­wortung und mehr angemessen widerspiegeln. Es ist für die Zeugnis­leser und den betroffenen Mitarbeiter ein Gebot der Fairness und der Logik, dass Tätigkeitsbeschreibungen das Leistungsniveau, die Kompetenzen und das Talent eines Mitarbeiters stimmig und korrekt wiedergeben. Ein Beispiel: Es besteht ein grosser Unterschied, ob ein Mitarbeiter Controlling-Reports gestaltet und Zahlen dafür zusammenträgt oder ob er für deren Konzeption, Weiterentwicklung und Analyse verantwortlich war. Hinweise für vollständige Aufgabenbeschreibungen geben Quellen und Dokumente wie:

• Stellenbeschreibung
• Arbeitsvertrag
• Arbeitsbeispiele und -proben
• Zwischenzeugnisse
• Protokolle und Projektberichte
• Stellenanzeigen
• Anforderungsprofile

Besonders hilfreich sind Stellenbeschreibungen, da diese oft im Gesamtkontext einer Stelle und deren Anforderungen genaue, ausführliche Tätigkeiten und Aufgaben enthalten. Dabei ist beim Thema Arbeitszeugnisse und Aufgabenbeschreibung auch auf die Ausführlichkeit und den Aussagegehalt zu achten. W-Fragen verhelfen hier zu einer gewissen Systematik: Was wurde wie, womit oder weshalb oder wofür oder für wen gemacht? Die folgenden Beispiele veranschaulichen die Genauigkeit und den Konkretisierungs­grad etwas überspitzt, sind aber dafür informativ in den Möglichkeiten besserer Aufgaben und Tätigkeiten in Arbeitszeugnissen. Die Aufga­benschreibung im Tätigkeitsfeld Korrespondenz für sich allein sagt nicht gerade viel aus. Anders verhält es sich wohl mit:

• Beantwortung von anspruchsvollen Kundenanfragen per E-Mail
• Selbstständige Korrespondenz mit Grosskunden zuhanden Marketing­leitung
• Reklamationsbehandlung im Bereich Geschäftskunden
• Kommunikation mit Neukunden traditionell und auch in Blogs und per E-Mail

Wichtig ist auch, dass Aufgaben und Tätigkeiten in korrekter, logischer, angemessener und nachvollziehbarer Relation zur Leistungs­beschrei­bung, zur Funktion und zu genannten Weiterbildungsaktivitäten stehen.

Auch bei der Auflistung von Tätigkeiten und Aufgaben zu Beginn eines Zeugnisses sollten diese möglichst konkret, genau und spezifisch sein. So ergibt beispielsweise die Aufzählung von für sich alleinstehenden Stichwörtern wie Disposition, Fakturierung, Terminüberwachung, Planung und Organisation usw. kein Profil, sagt meistens sehr wenig bis nichts aus und kann gar abwertend wirken, dass man Konkretes über die Aufgaben gar nicht sagen will oder kann. Bessere Beispiele:

• Koordination und Überwachung der Transportabläufe für die Disposition
• Disposition und Nutzungskontrolle des Fahrzeugparks mit Fahrkontrollen
• Erschliessung neuer Absatzkanäle in unseren asiatischen Exportmärkten
• Betreuung der Grosskunden mit Fokus auf Serviceleistungen und Qualitätskontrolle
• Excel-Verkaufsstatistiken und Controlling-Reports an die Geschäftsleitung

An diesen Beispielen erkennt man, wie informativ und aussagekräftig Aufgaben und Tätigkeiten in Arbeitszeugnissen auch in Kürze bei einer Auflistung beschrieben werden können.

Tätigkeiten im Kontext auf Kompetenzen bezogen

Präzise Aufgabenbeschreibungen vermitteln ein klares Bild und Profil, sie verraten viel über Qualifikationen, Spezial-Know-how und Stärken und untermauern und präzisieren damit auch die Leistungsbewertungen des Arbeits­zeugnisses. Aufgabenbeschreibungen können darüber hinaus auch direkte oder indirekte Aussagen über Kompetenzen, Verantwortung und Sonderleistungen enthalten (Erschliessung neuer Absatzkanäle in den Exportmärkten). In den dann folgenden Aufgabenbeschreibungen kann man sogar noch zusätzlich informieren, in welcher Funktion, für welche Ziele, allenfalls mit welchen Stärken man welche Aufgaben in welcher Qualität, bzw. mit welchen Resultaten erfüllte und erzielte. Besonders empfehlenswert ist es, den Schwerpunkt auf individuelle Tätigkeiten zu legen, welche besonders für die Kompetenzen und Erfolge typisch sind. Werden dabei sogar noch die gewünschte berufliche Weiterentwicklung und die Karriereziele einbezogen, fällt ein Arbeitszeugnis besonders wohlwollend und fair aus.

Formulierungsbeispiele und Textbausteine für Arbeitszeugnisse und Aufgabenbeschreibung

Führungsaufgaben

Im Rahmen seines Verantwortungsbereiches leitete Herr Schneider eine Vielzahl anspruchsvoller Projekte. In dieser Funktion übernahm er Aufträge vom Verkauf und für die Grosskundenbetreuung, arbeitete sich in vertragliche Details ein und war auch verantwortlich für die Abwicklung bis zur Übergabe an Kunden. Er arbeitete mit einem Team von erfahrenen Prozessingenieuren und Anlagenplanern zusammen. Die Auswahl und Bewertung von Lieferanten gehörten ebenso zu seinen Aufgaben wie das Überwachen aller Arbeiten zum Einhalten von Terminen und zum Erreichen der finanziellen Ziele.

Medienkompetenzen

Herr Mustermann beherrscht vor allem die Neuen Medien und Kommunikationsinstrumente überdurchschnittlich gut. So organisierte er das E-Mail-Management neu, führte Mitarbeiter in die Besonderheit des Social Media ein und kreierte in der Mitarbeiterinformation Instrumente wie Chatforen, Mitarbeiterblogs und Onlinebefragungs-Tools, welche allesamt auf eine sehr gute Resonanz stiessen, Berührungsängste abbauten und die Medienkompetenzen vieler Mitarbeiter auf praxisnahe Weise erhöhten.

Customer Service Representative

Ihr Aufgabenbereich als Customer Service Repräsentative für das Verkaufsgebiet “Far East” beinhaltete folgende Aufgaben: Erstellung anspruchsvoller Offerten, Preisabklärungen mit unserer Marketingabteilung, Bestellungsbearbeitung und Koordination mit unseren Produktionswerken in Europa und Übersee bis hin zur Auslieferung beim Kunden. Im Verlauf ihrer Tätigkeit ist Frau Rast praktisch mit der ganzen Produktpalette unseres Unternehmens konfrontiert worden.

Produktentwicklung

Im Vordergrund stehen dabei Projekte zur Weiterentwicklung bestehender Systeme und Produkte sowie die Umsetzung von Marktbedürfnissen in neue Produkte und Angebote. Ein wesentlicher Teil des breiten Aufgabengebiets von Herrn Lüchinger bestand dabei in der technischen und analytischen Unterstützung des Sales-Teams bei der Angebotsfindung, der Kundenberatung und der Abwicklung von komplexen Aufträgen. Einzelne Kundenprojekte bearbeitete er dabei selbst, wobei seine verkaufs- und beratungsorientierten Aufgaben genauso zum Tragen kamen wie sein analytisches IT-Verständnis.

Social Media

Die Umsetzung unseres Social-Media-Projektes ist ein Beispiel für die besondere Befähigung von Herrn Amacher bezüglich Konzeption, Umsetzungsstärke, Führungskompetenzen und Resultatorientierung. Für dieses Projekt fand und förderte er schnell sehr qualifizierte Mitarbeiter, verstand die Ziele klar und motivierend zu formulieren und ging dabei sehr systematisch und mit den Technologien Schritt haltend vor. Es ist sein Verdienst, dass der Social-Media-Bereich heute in unserem Unternehmen ein wesentlicher und unverzichtbarer Teil unserer Marketingpräsenz und Kundenbindung geworden ist. 

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