Stellenbeschreibungen sind so gut wie deren Informationsquellen

Die Qualität von Stellenbeschreibungen ist auch eine Frage der verwendeten Quellen und deren Aktualität, Zuverlässigkeit, Relevanz und qualitativen Substanz. Ein breites Spektrum von Dokumenten und Führungsinstrumenten hilft dabei.

Anforderungsprofile

Im Normalfall werden Anforderungsprofile eher aufgrund von Stellenbeschreibungen gemacht und nicht umgekehrt. Werden aber Stellenbeschreibungen eingeführt und sind Anforderungsprofile vorhanden, enthalten diese sehr geeignete Informationen.
Frühere Stellenanzeigen

Stellenanzeigen 

werden fälschlicherweise oft mit Stellenbeschreibungen gleichgesetzt. Frühere oder aktuelle Stellenanzeigen sind normalerweise klar strukturiert (Anforderungen, Aufgaben, Ausbildung usw.) und geben wertvolle Informationen. Es gilt aber auch hier: im Normalfall werden Stellenanzeigen eher aufgrund von Stellenbeschreibungen gemacht und nicht umgekehrt.
Arbeitszeugnisse

Arbeitszeugnisse 

enthalten Leistungsaussagen und Tätigkeiten, die vor allem für Stellenbeschreibungen interessant sind. Die Zeugnisse mehrerer Stelleninhaber können Aussagen komplettieren und auch die History einer Stelle ermöglichen.

Sitzungsprotokolle

Diese gestatten, wenn in erforderlichem Umfang vorhanden, Informationen über Aufgaben, Tätigkeiten und Leistungen. Sie können je nachdem auch auf Problemkreise hinweisen wie Organisationsmängel, Kommunikationsprobleme, fehlen de Qualifikationen und mehr.

Gespräche mit Stelleninhaber

Mitarbeiter, die eine Stelle innehaben und diese aus der täglichen Praxis besser kennen als jeder andere, sind die wohl beste Informationsquelle. Gut strukturierte Fragebögen, kritische, durchaus auch hinterfragende Gespräche sind hilfreich und können Themen enthalten wie:

– die Verschiebung von Aufgabenprioritäten und Tätigkeiten
– sich ändernde Zeitanteile von Tätigkeiten
– neue Qualifikations- und Wissensanforderungen
– organisatorische Mängel wie Schnittstellenprobleme
– Arbeitszeiten- und Arbeitspensum-Veränderungen

Zielvereinbarungen

Zielvereinbarungen sind eine sehr präzise und gehaltvolle Informationsquelle, wenn sie professionell gehandhabt werden und als Führungs- und Qualifikationsinstrument überhaupt eingesetzt werden. Sie sind vor allem geeignet, die relevanten Tätigkeiten und Ziele zu definieren und gewisse Anforderungen auch konkretisieren zu können. Interessant ist dabei auch die Berücksichtigung, wie sich eine Stelle entwickelt und wie sich die Anforderungen und Qualifikationsbedarf verändert.

Personalakten ehemaliger Stelleninhaber

Die History einer Stelle kann sehr aufschlussreich sein und Hinweise für die kurz- und mittelfristige Entwicklung geben und auf Schwachstellen oder Schwerpunkte hinweisen, die regelmässig zur Sprache kommen. Die History einer Stelle kann auch dazu dienen, mittel- und langfristige Bedürfnisse von Anforderungen und Zielen in Trends und Meilensteinen besser herauslesen zu können.

Probezeitberichte

Solche Berichte können ebenfalls auf Probleme oder wichtige Anforderungen hinweisen, die bei der jeweiligen Stelle zu beachten sind. Gerade bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter sind Probezeitberichte auch eine sehr gute Gelegenheit, Stellenbeschreibungen zu aktualisieren und zu konkretisieren, da neue Mitarbeiter noch nicht betriebsblind sind.

Mitarbeitergesprächsprotokolle

Mitarbeitergespräche sind generell ein äusserst wichtiges Führungsinstrument und sollten Bestandteil jeder modernen Unternehmenskultur sein. Werden diese protokolliert, können sie auf viele wichtige Details hinweisen, die zu kennen für die Ausarbeitung einer Stellenbeschreibung sehr wichtig sein können, wie zum Beispiel:

· Über- oder Unterforderungen fachlicher Art
· Unterschätzte Fach- und Sozialkompetenzen der Stelle
· Mitarbeiterbedürfnisse aus der täglichen Praxis heraus
· Probleme in Kapazitäten oder Arbeitspensen
· Wichtige Führungsanforderungen
· Differenzierung von Leistungen und Tätigkeiten
· Korrektur von Prioritäten aus der Stellenpraxis heraus

 

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