Die vielfältigen Verwendungszwecke von Stellenbeschreibungen

Moderne Stellenbeschreibungen haben eine breite Palette von Einsatz- und Verwendungsmöglichkeiten. Beim Verfassen von Stellenbeschreibungen sollten diese daher – je nach betriebsindividuellen Prioritäten – im Auge behalten werden.

Auswahl von Mitarbeitern

Ergänzt durch ein Anforderungsprofil oder als Basis eine solchen – bietet die Stellenbeschreibung eine gute Informationsgrundlage für die Personalabteilung und für die Vorgesetzten bei ihrer Auswahl der richtigen Mitarbeiter. In gekürzter Form kann diese auch an Bewerber abgegeben werden.

Basis für Einarbeitung und Einführung

Die Stellenbeschreibung ist Grundlage für eine systematische Einführung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Jeder neue Mitarbeiter erkennt dadurch, in welchen Aufgabenbereich er hineinwachsen soll, und welchen Grad der Einarbeitung er bereits erreicht hat. Dem Vorgesetzten hilft die Stellenbeschreibung bei der Leistungsbeurteilung, und sind während der Einarbeitung auch ein Kontrollmittel, ob Prioritäten richtig gesetzt werden.

Information für den Stelleninhaber

Mitarbeiter müssen wissen, wo sie stehen und das nicht nur zur eigenen Orientierung. Die Arbeitsplatz- oder Stellenbeschreibung teilt dem Mitarbeiter seine Verantwortung, seine Aufgabe und seine Befugnisse mit. Ohne diese Kenntnisse kann der Mitarbeiter kaum eine Aufgabe verantwortlich wahrnehmen.

Zielvereinbarungen

Zielorientiertes Handeln verlangt die Formulierung und Absprache von Zielen. Für den Mitarbeiter ist es wichtig, wohin der Weg geht, welche fachliche Leistung oder welches Arbeitsergebnis in welcher qualitativen und mengenmässigen Ausführung von ihm erwartet werden, wie sein Arbeitseinsatz aussehen soll, damit dieser von seinen Vorgesetzten als gut beurteilt wird. Diese qualitativen und quantitativen Ziele sind dann auch die Grundlage für die Leistungs- und Potentialbeurteilung sowie für die Personalentwicklung und -förderung. 

Gehaltsfestlegung und -anpassung

Auch für die Festleugung und Anpassung von Gehältern sind Stellenbeschreibungen eine objektive und faktenbasierende Informationsquelle, um beispielsweise neue Komptetenzen, Veränderungen im Tätigkeitsbereich nachverfolgen und belegen zu können.

Förderung von Selbständigkeit und Arbeitszufriedenheit

Stellenbeschreibungen sollten versuchen die Kompetenzen der Mitarbeiter abzustecken und damit Selbständigkeit und Eigeninitiative bei der Arbeit zu fördern. Verantwortung ist nicht mehr auf die oberste Spitze allein konzentriert. Mitarbeiter werden nicht mehr durch einzelne Aufträge vom Vorgesetzten geführt, sondern haben einen bestimmten Bereich, in dem sie selbständig handeln und entscheiden.

Festlegung von Aufgaben und Kompetenzen

Aufgaben und Richtlinien sind genau festgelegt und abgegrenzt. Dadurch vermindern sich die Reibungen und Spannungen zwischen Arbeitskollegen einerseits und Vorgesetzten andererseits. Die Stellenbeschreibung schafft offene und klare Verhältnisse. Sie verbessert die Arbeitszufriedenheit und das Leistungsniveau, wenn sie die Bedürfnisse und Interessen der Mitarbeiter bei der Gestaltung des Arbeitsplatzes berücksichtigt. Die Delegation von Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen ist ohne Arbeitsplatz- oder Stellenbeschreibung nicht möglich.

Definition von Verantwortung

Mit einer Stellenbeschreibung wird dem Mitarbeiter sichtbar gemacht, dass ihm bestimmte Aufgaben und Kompetenzen übertragen worden sind und dass der Vorgesetzte damit die selbständige Erledigung dieser Aufgaben unter Ausschöpfung der Kompetenzen erwartet. Daraus erwächst das Verantwortungsbewusstsein des Mitarbeiters; denn er sieht die Aufgabe nun als seine Aufgabe an und wird sich ganz dafür einsetzen, sie so erfolgreich wie möglich zu erledigen. Er möchte das in ihn gesetzte Vertrauen rechtfertigen.

Teambildung und –führung

Das Team bietet die Möglichkeit, sorgfältig ausgesuchte Mitarbeiter aus unterschiedlichen Fach- und Funktionsbereichen zu einer funktionsgegliederten Gruppe mit gemeinsamer Zielsetzung zusammenzufassen. Damit die Arbeit im Team nicht von Anfang an unwirksam und rasch zum Scheitern verurteilt ist (aufgrund von Schnittstellenproblemen in der Beziehung zu anderen Teams bzw. zu Linieninstanzen) muss es einen möglichst eindeutig strukturierten Auftrag mit einer hinreichend klaren Zielsetzung haben.