Stellenbeschreibungen sind ein wichtiges Führungsinstrument. Doch deren Erstellung und Pflege erfordert Zeit und Know-how. Diese Mustervorlage einer Stellenbeschreibung zeigt an einem konkreten Beispiel Aufbau und Formulierungsmöglichkeiten.

Dieser Beitrag wurde am 2. Mai 2023 aktualisiert und erweitert.  

Die Bedeutung von Stellenbeschreibungen widerspiegelt sich in deren breitem Einsatzspektrum, welches von Arbeitszeugnissen und Stellenbesetzungen über Reorganisations-Massnahmen und Zielvereinbarungen bis hin zu Mitarbeitereinführungen und Personalplanung reicht. Doch das Verfassen von Stellenbeschreibungen ist keine einfache Aufgabe; eine klare Struktur, aussagekräftige Informationen, stellenrelevante Fakten und jeweils aktuelle Fassungen bzw. Versionen sind – um nur einige Beispiele zu nennen – besonders wichtig.

Stellenbeschreibung für einen Geschäftsführer

 

Stellenporträt und Funktion im Unternehmen

Der Geschäftsführer definiert die allgemeine Unternehmenspolitik und -ziele unter Berücksichtigung der Vorgaben des Aufsichts- bzw. Verwaltungsrates. Er überwacht die Produktentwicklung und treibt Innovationen voran. Er sorgt zudem für eine leistungsfähige Personalstruktur und organisiert und optimiert firmeninterne Arbeitsabläufe durch permanente Überprüfungen der Marktbedingungen. Er führt die Mitarbeiter ziel- und leistungsorientiert gemäss Leitbild durch einen kooperativen und partnerschaftlichen Führungsstil.

Unterstellte Mitarbeiter und Führungsspanne

Dem Geschäftsführer sind direkt unterstellt die Abteilungsleiter Marketing, Finanzen, Einkauf, Produktion und Fertigung, IT und Zentrale Dienste. Die Führungsspanne der direkt unterstellen Mitarbeiter umfasst also sechs Personen.

Vision und Unternehmensgrundsätze

Unser Unternehmen hat zwei einfache Visionen und Kernziele: Die zufriedensten Kunden in unserem Leistungsbereich und die motiviertesten Mitarbeiter zu haben. Denn es sind diese beiden Gruppen von Menschen, welche die Pfeiler unseres unternehmerischen Wirkens sind: Unsere Mitarbeiter ermöglichen und realisieren hervorragende Leistungen und Qualität in unserer Leistungserbringung – und unsere Kunden sind unsere Abnehmer und bezahlen unsere Gehälter und wählen uns damit als Partner des Vertrauens. Die Erhaltung und Weiterentwicklung unserer unternehmerischen Kernkompetenzen der technologischen Marktführerschaft, des leistungsfähigen Kundenservices und der hochmodernen Produktionstechnologien obliegen dem Geschäftsführer ebenfalls mit hoher Priorität.

Vom Geschäftsführer erwarten wir daher eine vorbehaltlose und konsequente Kundenorientierung und gegenüber unseren Mitarbeitern eine auf Respekt, Vertrauen, Anerkennung und Förderung basierende Führung und entsprechende Pflege der Unternehmenskultur und unserer Unternehmens-Kernkompetenzen.

Ziele der Stelle

Die Kernaufgaben des Geschäftsführers sind über die Erreichung der Unternehmensziele und die Umsetzung der Strategien hinaus gemäss Unternehmensgrundsätzen und -politik die nachfolgenden. Die Erreichung und Einhaltung dieser Ziele werden sowohl an Leistungen  quantitativer wie auch qualitativer Art gemäss jährlichen Zielvereinbarungen festgelegt und gemessen.

Quantitative Ziele

· Hauptfokus auf qualitätsorientiertes Wachstum gemäss Zielvorgaben
· Erreichen der finanziellen Kernziele (Gewinn, Liquidität, Umsatzrentabilität)
· Marktanteilssteigerung von 1-2% je nach Marktlage und Wettbewerberaktivitäten
· Jährliche Umsatzsteigerungen in der Bandbreite von 6-8 Prozent
· Neukundenzuwachs in der Bandbreite von 9-12%
· Lancierung oder Relaunch von mindestens zwei Neuprodukten
· Wertschöpfungserhaltende und wenn möglich -steigernde Investitionen

 Qualitative Ziele

· Weiterentwicklung und Vertiefung der Unternehmens-Kernkompetenzen
· Weiterentwicklung des Leistungsniveaus und der Servicequalität
· Weiterentwicklung und Förderung der Mitarbeiter in deren Laufbahn
· Eröffnung neuer Geschäftsfelder und Produkte, bzw. Produktlinien
· Weitere Verbesserungen und Steigerung der Kundenzufriedenheit
· Profilierte Positionierung des Unternehmens in unserem Zielgruppenmarkt

Instrumente zur Zielerreichung

Zur Erreichung der oben genannten Ziele stehen dem Geschäftsführer unter anderem die folgenden Instrumente und spezifischen Ressourcen zur Verfügung:

· Detailliertes Unternehmens-Kennzahlensystem
· Marktforschungs- und Mitarbeiterbefragungs-Budget
· Consultingbudgets für Marketing- und Produktentwicklung
· Retention- und Onboarding-Programme unseres HRM
· Ein umfassendes Personalentwicklungs-Instrumentarium

Kompetenzen und Befugnisse

Im Rahmen der allgemeinen Geschäftsordnung bestehen Kompetenzen für Geschäftsabschlüsse, Kreditaufnahmen, Investitionen, Fremdleistungen, Einstellungen, Entlassungen, Veräusserung und Ankauf von Firmeneigentum, letztere nach Absprache mit dem Aufsichtsrat. Der Geschäftsführer hat die Kompetenz zur Tätigung von Investitionen bis zu 1 Million Euro/CHF.

Stellvertretung

Vertreten wird der Geschäftsführer während Abwesenheiten durch den Abteilungsleiter Marketing oder den Leiter Produktion und Fertigung.

Kernaufgaben

· Formulierung, Beschreibung und nachhaltige Ergreifung von Massnahmen zur Erreichung aller kurz-, mittel- und langfristigen Unternehmensziele
· Klares Setzen und Kommunizieren von der Mehrwertschöpfung dienenden Prioritäten
· Regelmässige Qualitäts- und Erfolgskontrollen, ob die getroffenen Massnahmen den Unternehmenszielen dienen.
· Finanzielle Führung und Überwachung der Bilanzen, der Liquidität, der laufenden Geschäfte und der Kostenentwicklung mit den dafür bestehenden Kennziffern und Analyseinstrumenten in Zusammenarbeit mit dem CFO.
·  Aktivitätenpläne und Massnahmen zur Mitarbeitermotivation und Mitarbeiterbindung und einer gezielten Nachwuchsförderung in Zusammenarbeit mit dem HR 

Nebenaufgaben

· Pflege, Aufbau und Überwachung von Kooperationspartnern
· Förderung, Pflege und Massnahmen zur Steigerung des Unternehmensimages
· Entwicklung von Konzepten zur Verbesserung der Arbeitsabläufe und Qualitätssicherung
· Erhaltung und Weiterentwicklung des Netzwerkes mit unseren Marktpartnern

Zusammenarbeit und Beziehungen

Der Stelleninhaber arbeitet in seiner Funktion mit sämtlichen Abteilungen zusammen und unterhält zu diesen Beziehungen. Im Vordergrund stehen dabei das Marketing, die Produktentwicklung und das IT. Mit  diesen Stellen finden auch wöchentliche Informationsmeeting statt. Gegen aussen sind Kontakte zu Verbänden, zur Fachpresse und zu sämtlichen Marktpartnern wichtig.

Sozial -und Führungskompetenzen

Wir erwarten in unserem Unternehmen von allen Führungskräften, dass sie im Bereich der Sozialkompetenzen befähigt und stark sind und vor allem in der Kommunikation, der Motivation, der Mitarbeiterförderung und der Mitarbeiterbindung Schwerpunkte setzen und ihre Führungsqualifikation unter Beweis stellen. Im Einzelnen sind dies konkret die folgenden für uns wichtigen Sozialkompetenzen und Verhaltensweisen:

· Ausgeprägte Kritikfähigkeit und Belastbarkeit
· Empathie und Kooperationsfähigkeit
· Ein positives und auf Respekt basierendes Menschenbild
· Die Fähigkeit der Wertschätzung und Anerkennung

Führungsstil und Führungsanforderungen

Die Aufgaben dieser Stelle erfordern einen hohen Führungsaufwand vor allem in der Betreuung, in der Problemlösung und permanenten Motivation eines kritischen und kreativen Teams. Wir pflegen einen partizipativen Führungsstil, verbunden mit starker Förderung und Weiterentwicklung der Mitarbeiter mit den erforderlichen Instrumenten und mit besonderem Gewicht auf Nachwuchsförderung, Gewinnung von Talenten und Mitarbeitern in Schlüsselpositionen.

Leistungs- und Resultatsorientierung, Zielvereinbarungen, Erfolgskontrollen und Stärkung und Förderung der Teamarbeit sind weitere Führungskompetenzen und –aufgaben, die bei dieser Stelle und für unser Unternehmen wichtig sind und deren Einhaltung vom Stelleninhaber erwartet wird. Unser Human Resource Management ist in vielen dieser Aufgaben ein professioneller und unterstützender Partner und Berater.

Marketing- und Imageziele

Ein kundenorientiertes Marketing mit professionellen Absatzinstrumenten und ein Kundenservice auf hohem Niveau ist in unserem Unternehmen von grosser Bedeutung. Im Mittelpunkt stehen dabei Kundengewinnung, Kundenbindung, Innovationen, die permanente Weiterentwicklung der Serviceleistungen und ein Ausbau der Aktivitäten im Onlinemarketing. Auch die Imageziele, vor allem die Marktposition unseres Unternehmens zu festigen und die positive Reputation zu fördern, gehören ebenfalls zum „Pflichtenheft“ des Stelleninhabers

Kommunikation und Information

Kommunikation und Information sind für uns eine Verpflichtung. Eine funktionierende und kontinuierliche Kommunikation signalisiert unseren Mitarbeitenden, dass sie einbezogen und ernst genommen werden und dass sie ein wichtiger Teil des Unternehmens als Ganzes sind. Mitarbeitergespräche, quartalsweise Informationsveranstaltungen, Zielvereinbarungsgespräche und vom HR zur Verfügung gestellte digitale Kommunikationsmittel sind einige der Instrumente.

Aktualität und Zweck dieser Stellenbeschreibung

Zur Sicherstellung der Aktualität und Aussagekraft dieser Stellenbeschreibung wird diese halbjährlich mit dem HR zusammen auf den neusten Stand gebracht. Am Jahresende sind dabei der Geschäftsinhaber und ein Mitglied des Aufsichts-, bzw. Verwaltungsrates anwesend. Die Stellenbeschreibung ist vor allem Grundlage für Zielvereinbarungen und Gehaltsentscheide und dient darüber hinaus auch Analysen und Entscheidungen in der Personalplanung, dem Schnittstellenmanagement, Organisationsfragen und der Kapazitätsplanung. 

Ergänzende Informationen und Dokumente

Integraler Bestandteil und ergänzende und präzisierende Informationen zu dieser Stellenbeschreibung sind alle Betriebsreglemente, das Unternehmens-Leitbild, die Führungsgrundsätze des Unternehmens gemäss Human Resource Management und die unten stehenden Anhänge.