Die Aktualisierung von Stellenbeschreibungen – ein Muss

Dieser Aspekt ist äusserst wichtig, damit Stellenbeschreibungen ihren Zweck erfüllen und die notwendige Akzeptanz erzielen. Veraltete Stellenbeschreibungen richten mehr Schaden an und verkommen zur bürokratischen Alibiübung.

Zeitpunkt und Häufigkeit

Im allgemeinen genügen Aktualisierungen ein Mal pro Jahr. Bei Reorganisationen und einschneidenden Veränderungen (strategische Neuausrichtungen, Übernahmen, neue Ressorts und Abteilungen, Einsatz neuer Technologien auf breiter Front usw.) sind zusätzliche Updatings sinnvoll oder gar notwendig. Auch in besonders dynamischen Branchen können zwei Aktualisierungen pro Jahr durchaus angebracht sein.

Motivation zur Aktualisierung

Psychologisch besonders geschickt ist es jeweils, diese vor für alle Mitarbeitenden wichtigen Ereignissen wie Beförderungen, Gehaltsverhandlungen, Zielvereinbarungen und dergleichen vorzunehmen. Im Vorfeld solcher wichtiger Aktivitäten sind Mitarbeiter in ihrem eigenen Interesse für die Bedeutung aktueller Stellenbeschreibungen zu gewinnen.

Organisation und Beteiligte

Am besten ist es, wenn beispielsweise die Personalabteilung die Gesamtverantwortung und die Koordination und Organisation übernimmt. Dabei sollten Mitarbeiter und Linienvorgesetzte aufgefordert werden, die Aktualisierung sicherzustellen. Eine Kurzveranstaltung, an der aktuelle Beispiele vorgestellt werden, eine Anlaufstelle für Fragen und klare Verantwortlichkeiten tragen zur gewissenhaften Aktualisierung bei.

Effiziente und kurze Abläufe

Dies ist ebenfalls sehr wichtig. Kleine Teams mit klaren Terminen und einfachen wenigen Schritten der Realisierung und Abläufe helfen, die Updatings effizient und zielgerichtet vorzunehmen. Dabei ist eine klare Information, wer, was, wann, womit mit welchem Zweck und Ziel zu machen hat, der jeweils beste Weg. 

Vorgehen und Arbeitstechnik

Auch in diesem Bereich kann viel bewirkt werden. Einige Beispiele der wichtiger möglicher Massnahmen:

– Möglichst kleiner, klar definierter Kreis von beteiligten Mitarbeitern
– Einsatz von standardisierten Textverarbeitungsvorlagen
– Aktualisierung mit anderen Aufgabenstellungen verbinden
– Bündelung von Tätigkeiten Tätigkeitsüberprüfung mit Abteilungen
– Zugriff, Verteilung und Verwendung vereinfachen, bspw. durch digitale
– Zugriffsmöglichkeiten und/oder Verteilung via E-Mail

Motivation zur Akzeptanz von Stellenbeschreibungen

Dies ist eine zentrale Aufgabe, mit der letztlich auch die Qualität und
Brauchbarkeit der Stellenbeschreibungen steht und fällt. Grundsätzlich erhöht
man die Akzeptanz, in dem Stellenbeschreibungen immer wieder thematisiert
werden, zur Sprache kommen oder als Arbeitsinstrument und Informationsquelle
genannt, erwähnt und vor allem genutzt werden.

Entscheidend ist aber die positive und konstruktive Verwendung in Situationen und mit Zielen, bei denen Führungskräfte und Mitarbeiter zu ihrem Vorteil profitieren und positive
Resultate erkennen und sehen. Dies sollte nicht nur in der Praxis so realisiert, sondern – beispielsweise bei Aktualisierungen – auch kommuniziert werden. Einen positiven Nutzen erzielt man vor allem mit folgenden Massnahmen:

• Der hohe Stellenwert für gute und hilfreiche
  Arbeitszeugnisse
• Eine objektive Grundlage und Fakten für
  Gehaltserhöhungen
• Ein wichtiges Instrument für Karriereplanung und
  Beförderungen
• Ein äusserst objektives Instrument für
  Zielvereinbarungen
• Aktive Mitarbeit und Einbezug von betroffenen
  Stelleninhabern

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