Kennzahlen-Handbuch für das Personalwesen

Dieses Buch zu HR Kennzahlen hilft, ein Kennzahlensystem aufzubauen oder ein bestehendes zu optimieren.

Zweck und Ziel des Kennzahlen-Buchs für das Personalwesen 

Die Hauptmerkmale und wichtigsten Aufgabenstellungen eines systematischen und erfolgreichen Personalcontrollings und die konkreten HR-Einsatzbereiche kommen genau so zur Sprache wie in der Praxis oft gemachte Fehler, die “Musts”, die über Erfolg und Misserfolg entscheiden. Auch die Möglichkeiten, im Unternehmen die notwendige Akzeptanz und gewünschtes Engagement zu erreichen, werden genannt.

Kompakte und übersichtliche Aufbereitung

Das Buch eignet sich als Nachschlagewerk für den Schnellleser wie auch für HR-Praktiker, welche sich mit der Materie praxisorientiert vertiefen möchten. Die Informationen sind äusserst kompakt, auf das Wesentliche beschränkt und ausgesprochen handlungsorientiert aufbereitet. Zahlreiche Schautafeln fassen das für die HR-Praxis Wesentliche auf einer Seite zusammen und erleichtern so die Implementierung in die Praxis besonders.

Dann folgen auf einer zweiten Ebene Kennzahlen, die in Kürze mit Anwendungszweck, Bedeutung und Ziel erläutert werden. Auf der dritten Ebene sind dann weitere spezielle und verfeinerte Kennzahlen in einer Selektionsliste enthalten. Aus dieser Auswahl von nahezu 200 Kennzahlen kann der Leser mit einem vorgegebenen Kriterien- und Selektionsraster sein eigenes individuelles “HR-Kennzahlen-Menü” zusammenstellen. Die Hauptkapitel des Buches bestehen einerseits in praxisrelevanten Hintergrund- und Vorgehensinformationen und andererseits in der Vorstellung von HR-Kennzahlen.

Das Inhaltsverzeichnis zum Buch zu HR Kennzahlen

 

Grundsätzliches zum Personalcontrolling und zu HR-Kennzahlen

Die Bedeutung von Kennzahlen im Personalwesen
Abbildung der Personal-Realität im Unternehmen
Aufgaben und Schwerpunkte des Controllings
Wertedefinition für ein Ampel-Überwachsungssystem
Die Hauptmerkmale eines Controllingsystems
Funktionen des Controllings
Aufgabenstellungen des Personalcontrollings
HR-Einsatzbereiche und Analysefelder
Grundlagen und Prinzipien zu Kennzahlen
Begriffsdefintion Kennzahlen
Der Zweck und Themenbereiche von Kennzahlen
Was wird wann, womit und wie verglichen?
Kennzahlen-Arten

Wichtige Voraussetzungen und Regeln

Voraussetzungen für leistungsfähige Kennzahlensysteme
Vorsichtige und durchdachte Interpretationen
Kennzahlen können auch Chancen aufzeigen
Professionelles Berichtswesen
Gefahren und Risiken

Ablauf-Schwerpunkte beim Aufbau eines Kennzahlensystems

Festlegung des Systems und der Ziele
Datenmaterial, Erhebung und Analyse
Aktionsplanung
Beispiel eines Kennzahlensystems als HR Cockpit
Fallbeispiel Kennzahleneinführung in Unternehmen
Ziele, Planung und Vorgehen
Kennzahlenmodell der Checkit AG
Kennzahlen-Musterblatt der Checkit AG

Übersichtstafeln und Checklisten im Buch zu HR Kennzahlen

Entscheidungshilfe zur Aufnahme von Kennzahlen
Generelle Kriterien zur Aufnahme von Kennzahlen
Wichtige Anforderungen an ein Kennzahlen-Reporting
Ganzheitliche Interpretationen und Analysen
Einsatz von Grafiktypen für diverse Informationen
Aufbereitung von Kennzahlen und Einsatz von Grafiken
Übersicht der möglichen Datenquellen
Elemente und Positionen eines Kennzahlenblattes

Beispiele der behandelten HR Kennzahlen

Durchschnittsalter der Belegschaft

Bedeutung und Stellenwert dieser Kennziffer
Berechnung der Kennziffer
Berechnungs- und Interpretationsbeispiel
Mögliche Ursachen und Massnahmen

Durchschnittliche Betriebszugehörigkeit

Bedeutung und Stellenwert dieser Kennziffer
Berechnungs- und Interpretationsbeispiel
Weitere mögliche Auswertungen
Mögliche Massnahmen
Wichtige Motivationsbereiche zur Mitarbeiterbindung

Analyse der Rekrutierungskosten

Bedeutung und Stellenwert dieser Kennziffer
Berechnungs- und Interpretationsbeispiel
Weitere mögliche Auswertungen
Mögliche Ursachen und Massnahmen
Aufwandreduktions-Möglichkeiten der Rekrutierungskosten

Kosten pro Bewerber und Suchkanal

Bedeutung und Stellenwert dieser Kennziffer
Weitere mögliche Auswertungen
Mögliche Ursachen und Massnahmen
Stärken und Schwächen von Suchkanälen

Anzahl Bewerber pro Stellenanzeige

Bedeutung und Stellenwert dieser Kennziffer
Kennzahlen-Herkunft
Problematik der Ursachenanalyse
Prüfpunkte und Beurteilung von Stellenanzeigen

Nutzungsgrad von internen Kommunikationsmedien

Bedeutung und Stellenwert dieser Kennziffer
Kennzahlen-Aussage und -wert
Einflüsse auf die Medienqualität und -beachtung
Berechnungsarten und Aussagekraft
Formular zur Beurteilung eingesetzter Medien

Fluktuationskosten

Bedeutung und Stellenwert dieser Kennziffer
Berechnungs- und Interpretationsbeispiel
Beschaffung und Verarbeitung notwendiger Zahlen
Mögliche Ursachen und Massnahmen
Vergleiche mit anderen Kennzahlen

Personalaufwandsquote

Bedeutung und Stellenwert dieser Kennziffer
Definition des Personalaufwandes
Kennzahlen-Herkunft
Mögliche Ursachen und Massnahmen

Netto-Personalbedarfsermittlung

Bedeutung und Stellenwert
Quellen zur Ermittlung
Weitere Informationen und Aussagen

Arbeitszeitvolumen

Bedeutung und Stellenwert dieser Kennziffer
Anwendung der Kennzahlen
Untersuchungsfelder und Möglichkeiten

Weiterbildungsquote

Bedeutung und Stellenwert dieser Kennziffer
Kennzahlen-Herkunft
Problematik
Mögliche Ursachen und Massnahmen

Weiterbildungskosten pro Mitarbeiter

Bedeutung und Stellenwert dieser Kennziffer
Untersuchungsfelder und Möglichkeiten
Systematik der Erfolgskontrolle mit Beispielen

Qualifikationsstruktur

Bedeutung und Stellenwert dieser Kennziffer
Kennzahlen-Herkunft
Mögliche Ursachen und Massnahmen
Mögliche Kategorien von Qualifikationsstrukturen

Jahresferienverteilung

Bedeutung und Stellenwert dieser Kennziffer
Kennzahlen-Herkunft
Mögliche Ursachen und Massnahmen

Personalaufwand pro Mitarbeiter

Bedeutung und Stellenwert dieser Kennziffer
Anwendung der Kennzahlen
Mögliche Ursachen und Massnahmen
Steigende oder sinkende Personalkosten pro Mitarbeiter

Kündigungsquote nach Beschäftigungsdauer

Bedeutung und Stellenwert dieser Kennziffer
Anwendung der Kennzahlen
Mögliche Ursachen und Massnahmen

Personalkostenquote

Bedeutung und Stellenwert dieser Kennziffer
Anwendung der Kennzahl

Krankenquote

Bedeutung und Stellenwert dieser Kennziffer
Anwendung der Kennzahlen
Mögliche Ursachen und Massnahmen
Massnahmen
Alarmsignale von Demotivation und innerer Kündigung

HR-Kosten pro Mitarbeiter

Bedeutung und Stellenwert dieser Kennziffer
Anwendung der Kennzahlen
Mögliche Probleme

Kosten pro Stellenbesetzung

Bedeutung und Stellenwert dieser Kennziffer
Anwendung der Kennzahlen
Mögliche Probleme
Ablauf- und Organisationsplan des Auswahlprozesses

Durchschnittlicher Beschäftigungsgrad oder Teilzeitquote

Bedeutung und Stellenwert dieser Kennziffer
Berechnungsarten und Aussagekraft
Anwendung der Kennzahlen
Definition des Zielwertes
Aussagen und Vor- und Nachteile

Umsatz pro Mitarbeiter

Bedeutung und Stellenwert dieser Kennziffer
Anwendung der Kennzahlen
Bezugnahmen und Analyse der Kennzahl

Personalintensität

Bedeutung und Stellenwert dieser Kennziffer
Aussagen, Beispiel, Bedeutung und Stellenwert dieser Kennziffer
Berechnungsarten und Aussagekraft
Untergliederungsmöglichkeiten

HR Kennzahlen Möglichkeiten für weitere Mitarbeitersegmente

 

und über 40 Kennzahlen – ausführlich und in Kürze vorgestellt

Kennzahlen-Vorstellung in Kürze

Produktivität und Leistung
Personalrekrutierung
Personalentwicklung
Lohn und Personalkosten
Personalführung
Personalstruktur

Weitere Kennziffern zum Personalcontrolling

Übersicht für Kennzahlenentscheide
Textbausteine für HR-Kennzahlen-Reportings
Kennzahlendefinitionen und -vorstellungen
Analyse und Interpretation
Massnahmen
Excel-Tipps für Kennzahlen-Sheets
Excel für Kennzahlen und Controlling-Aufgaben
Excel-Tipps für Formeln, Funktionen und Eingaben
Fachglossar zu HR-Kennzahlen

Inhalt der CD-ROM im Kennzahlen-Handbuch für das Personalwesen 

Arbeitshilfen und Vorlagen aus dem Buch
Textbausteine für HR-Controlling-Reports
Kennzahlen-Set
Controlling-Reporting-Vorlage
Die Excel-Dateien zu einzelnen Kennzahlen
Hinweise und Nutzungstipps zu den Exceldateien

Arbeitshilfen und Excel-Tools zum Download

 

Arbeitshilfen und Vorlagen aus dem Buch

Sämtliche Arbeitsblätter wie Entscheidungshilfen, Check- und Prüflisten, Übersichtstafeln und mehr finden Sie als ein Worddokument übersichtlich und zur interaktiven Nutzung und Anpassung aufbereitet.

Textbausteine für HR-Controlling-Reports

Das gesamte Kapitel mit Textbausteinen für HR-Controlling-Reports zur Formulierung von wichtigen Aussagen und Kommentaren wie Kennzahlen-Vorstellung, Analyse und Interpretation und Massnahmen sind ebenfalls im obigen Worddokument enthalten.

HR Kennzahlen Set

Ein umfangreiches Tool mit über 50 Kennziffern zu generellen Themen wie Leistung und Produktivität und Personalkosten. Beispiele von Kennziffern-Themen: Absenzenquote, Fluktuationsquote, Personalkosten pro Mitarbeiter und Leistungsstunde und mehr. Alle Quoten sind auch im Jahreszeitraum-Vergleich erfassbar und werden grösstenteils grafisch visualisiert. Ein automatischer Zusammenzug ermöglicht eine Übersicht aller Kennziffern auf einen Blick mit Soll-Ist-Abweichung und Kommentierungsmöglichkeit.

Controlling-Reporting-Vorlage

Diese Worddokumente dienen Ihnen als Vorlage oder Anregung, wie ein Controlling-Report strukturiert, gestaltet und aufgebaut sein kann. Es ist eine ausführliche und gelayoutete und eine einfacher strukturierte und gestaltete Vorlage verfügbar. Zahlen-Zusammenfassungen, Fazite, Massnahmen-Übersichten und vieles mehr machen diese Vorlage zu einer attraktiven und klar strukturierten Vorlage, die erfolgreiche Präsentationen und Reportings ermöglichen, die ankommen und verstanden werden.

Die Excel-Dateien zu den einzelnen HR Kennzahlen

Zu vielen im Buch behandelten Kennzahlen gibt es auch einzelne Dateien als Ergänzung, oft mit Grafiken, weiteren Auswertungsmöglichkeiten, statistischen Zusatzangaben und mehr. Es sind dies:

Absenzenarten

Ein einfaches aber dafür problemlos anpassbares Tool zur systematischen Erfassung der Absenzenarten im Soll-Ist-Vergleich mit Grafik in Absenztagen nach Absenzarten wie Krankheit, Militärdienst, Auslandsaufenthalt, Mutterschaft, Sonderbewilligungen und mehr.

Jahres-Ferienverteilung

Man erkennt hier sehr schnell und mit einer Grafik auf übersichtliche Weise Ferienspitzen über das Jahr inklusive Abteilungen. Auch dieses Tool lehnt sich an eine im Buch behandelte Kennzahl an und kann beispielsweise auch für andere Absenzarten wie Krankheit, Militärdienst, Weiterbildung usw. eingesetzt werden.

Entwicklung Fluktuationsquote

Einfaches Modell  zur Kennzahl Fluktuationsquote im Jahresvergleich mit Grafik und Kommentarfeld. Das Tool ermöglicht das Analysieren von Fluktuationsquoten im Jahresvergleich mit Grafik und Kommentarfeld. Zu jedem Jahr kann zudem ein Kommentar hinzugefügt werden.

Vorstellungs- und Einstellungseffizienz

Dieses Analyseinstrument berechnet, wie viele Bewerbungen bzw. Vorstellungsgespräche aus Aktivitäten resultieren, wie hoch die Einstellungsquote aus Interviews und Bewerbungen ist und wie die Kostenanteile sich auf die Suchkanäle verteilen.

Kündigungs- und Austrittsgründe

Es ist die Erfassung von Austrittsgründen mit Grafik und Kommentarfeld möglich. Zusätzlich ist eine Unterscheidung nach Hierarchien und Zeitpensen möglich. Es wird eine Vielzahl von Gründen erfasst, die aber sehr einfach durch Überschreiben auf individuelle Bedürfnisse angepasst werden können.

Überstundenentwicklung

Die Entwicklung von Überstunden im Jahresvergleich kann mit diesem Tool sehr einfach und übersichtlich verfolgt werden. Es werden die Werte zu Anzahl Überstunden und Gesamtanwesenheitsstunden eingegeben, was die Überstundenentwicklung bzw. die Anteile an den Gesamtanwesenheitsstunden ergibt. Eine Grafik visualisiert die Überstunden-Entwicklung im Jahresvergleich.

Planung des Nettopersonalbedarfs

Tool zur Personalplanung analog der im Buch behandelten Kennziffer. Auch dieses Tool kann dank des einfachen Aufbaus bequem und schnell erweitert und den persönlichen Bedürfnissen angepasst werden.

Personalsuchkanäle

Erfolgskontrolle nach Suchkanälen mit Kosten, Anzeigentypen und Übersicht der Bewerbungseingänge. Ein Analysetool, welches weit über die Kennzahlenberechnungen hinausgeht und aufschlussreiche Informationen errechnet.

Lohnkostenanteile nach Funktionen

Lohnkosten sind in den meisten Unternehmen der grösste Kostenblock. Lohnanteile können hier nach Funktionen und Abteilungen aufgeteilt erfasst und analysiert werden. Lohnanteile nach Funktionen sind nach Abteilungen aufgeteilt. Kommentare zu Funktionen insgesamt und eine Grafik kommen hinzu. Die Werte Anzahl MA, Durchschnittslohn/MA, Lohnsumme total und Lohnanteil in % ermöglichen differenzierte Analysen.

Einsatz Personalentwicklungsmethoden

Personalentwicklungsmethoden im Überblick und Kostenvergleich mit Grafik und Kommentarbox können hier aufgegliedert werden. Auch dieses Tool kann beliebig erweitert werden. Die Anwendung hilft, den Überblick zu bewahren, welche Methoden wie oft zu welchen Kosten und in welchen Anteilen eingesetzt werden. Die Personalentwicklungsmethoden sind im Überblick und Kostenvergleich mit Grafik und Kommentarbox aufgelistet und veränderbar.

Lohnkostenentwicklung im Jahresvergleich

Diese Vorlage gestattet die Analyse der Entwicklung der Lohnkosten im Zeit- und Kostenartenvergleich. Auch dieses Tool kann dank des einfachen Aufbaus bequem und schnell erweitert und den persönlichen Bedürfnissen angepasst werden.

Beschäftigungsumfang im Jahresvergleich

Anteil der Vollzeit und Teilzeitstellen und deren Entwicklung im Zeitraumvergleich mit Grafik und Kommentarbox stehen hier ebenfalls im direkten Zusammenhang mit im Buch behandelten Kennzahlen.

Altersstruktur im Betrieb

Dieses Tool ermöglicht den Vergleich der Alterskategorien. Auch dieses Tool kann dank des einfachen Aufbaus bequem und schnell erweitert und den persönlichen Bedürfnissen angepasst und für viele ähnlich gelagerte Zwecke und Aufgaben eingesetzt werden.

Dauer der Betriebszughörigkeit

Dieses Tool ermöglicht den Vergleich der Betriebszugehörigkeit nach Funktion/Hierarchie und Altersgruppe. Somit ist zu einzelnen Gruppen immer die Aussage möglich, wie sie sich zusammensetzen und wie diese im Vergleich zu anderen Funktionsgruppen ausfallen. Die Dauer der Zugehörigkeit in Jahresgruppen steht hier ebenfalls im direkten Zusammenhang mit im Buch behandelten Kennzahlen.

Personalkosten-Entwicklung nach Abteilungen

Diese Vorlage gestattet die Analyse die Personalkosten-Entwicklung nach Abteilungen mit Grafik und Kommentarbox kann auch hier für weitere Kostenanalysen verwendet werden.

Personalkosten-Intensität im Jahresvergleich

Die Personalkosten im Verhältnis zum Umsatz ergibt bei diesem Tool die Personalkostenintensität, eine ebenfalls im Buch besprochene Kennzahl. Die Struktur gliedert sich nach Jahr, Personalkosten und Umsatz und in der Horizontalen nach Jahren. Eine Grafik veranschaulicht die Entwicklung im Jahresvergleich und ein Kommentarfeld nähere Präzisierungen.

Produktivzeit von Mitarbeitern

Berechnung der effektiv produktiven Arbeitszeit nach Abzug von Ferien, Absenzen, Pausenzeiten und mehr. Auch dieses Tool kann dank des einfachen Aufbaus bequem und schnell erweitert und den persönlichen Bedürfnissen angepasst und für viele ähnlich gelagerte Zwecke und Aufgaben eingesetzt werden.

Ausbildungsstand Mitarbeiter

Grobkategorien von Mitarbeiterqualifikationen können im Mitarbeiter-Vergleich erfasst werden und gestatten so eine detaillierte und veränderbare Qualifikationsstruktur – mit Grafik und Kommentarbox. Die Auswertungen sind im Unternehmens, Branchen, Abteilungs- und Mitarbeitervergleich sinnvoll und anwendbar.

Informationsmittel und Häufigkeit

Wie häufig von wem welche Informationsmittel wie E-Mail, Aushang, Intranet, Mitarbeiterzeitschrift usw. genutzt werden. Dieses Tool steht ebenfalls im direkten Zusammenhang mit im Buch behandelten Kennzahlen.

Mitarbeiter Problemfelder Statistik

Auf welche Weise und wie oft werden welche Mitarbeiterprobleme wie Burn-out, Unterforderung, Mobbing usw. erkannt. Auch dieses Tool kann dank des einfachen Aufbaus bequem und schnell erweitert und den persönlichen Bedürfnissen angepasst und für viele ähnlich gelagerte Zwecke und Aufgaben eingesetzt werden.

Entwicklung Personalbestände nach Abteilungen

Wie sich die Abteilungsgrössen nach Mitarbeiteranzahl im Zeitvergleich entwickelt ist die Kerninformation dieses Tools. Es kann somit eine Entscheidungsgrundlage für Kosten- und Bestandsanalysen sein und in Reorganisations- und Personalplanungssituationen wertvolle Dienste leisten.

Nutzung von HR-Dienstleistungen

Das Tool sagt, wie intensiv HR-Dienstleistungen wie Beratungen, Gesundheitsangebote, Kinderkrippen und ähnliches genutzt werden. Als Nutzer werden Abteilungen genannt. Dies können aber auch Mitarbeiter innerhalb von Abteilungen sein. Summenbildung sowohl nach Nutzern wie auch nach Dienstleistungsarten zeigen die Nachfrage und Nutzungshäufigkeit.