Ablauf von Zielvereinbarungsgesprächen gestalten

Ein systematischer Ablauf von Zielgesprächen ist erfolgsrelevant. Wenn in Ihrem Unternehmen ein Zielsystem besteht, wird vermutlich der Ablauf der Zielgespräche konkret festgelegt sein – aber auch dann gibt es Optimierungsmöglichkeiten.

Falls bei Ihnen eine leistungsabhängige Vergütung an ein Zielsystem gekoppelt ist, wird die Vorgehensweise wahrscheinlich in jedem Fall fest vorgeschrieben sein.

Wer die einzelnen Schritte für die Gespräche aber selbst festlegt, steht vor der Frage, ob es wirklich sinnvoll ist, die Zielfindung und Vereinbarung mit der Besprechung der Zielerreichung des Vorjahres sowie mit der Leistungsbeurteilung entlang des Kompetenzprofils zu verbinden.

Für eine Verknüpfung spricht, dass vergangene Ziele oft die Basis für neue Ziele sind oder häufig ihre direkte Fortsetzung im neuen Jahr finden,  dass sowohl aus dem Zielerreichungsgespräch als auch aus der allgemeinen Leistungsbeurteilung Entwicklungsziele abgeleitet werden und dass ein umfassendes Gespräch gegenüber drei separaten ausserdem zeitsparend ist.

Gegen ein umfassendes Gespräch wird angeführt, dass die Fülle der inhaltlichen Gesprächsaspekte zu Ermüdungserscheinungen und dazu führen kann, dass am Ende den Zielformulierungen nicht mehr die genügende Aufmerksamkeit zuteil wird, dass kritische Aspekte der Leistungsbeurteilung erst einmal wirken sollten und daher der sofortige Übergang auf zukünftige Ziele eher zu vermeiden ist und dass durch eine Trennung ein zeitliches Problem gelöst wird:

Der Rückblick auf die erbrachte Leistung des abgelaufenen Jahres sollte konsequenterweise erst zu Beginn des neuen Geschäftsjahres stattfinden. Die Zielfestlegung für das neue Jahr sollte allerdings spätestens gegen Ende des alten Jahres erfolgen.

Der im Folgenden vorgestellte Gesprächsablauf umfasst neben der Zielfindung auch die Einschätzung und Besprechung der Zielerreichung sowie die Leistungsbeurteilung auf Basis des Kompetenzprofils. Ob Sie sich für diese Version oder getrennte Gespräche entscheiden, wird sicherlich von den konkreten Umständen und zeitlichen Möglichkeiten abhängen – die Planung des Gesprächsablaufs wird in jedem Fall nützlich sein.

Empfehlungen:

• Legen Sie einen klaren Ablauf der Zielgespräche fest.
• Definieren Sie Ziele der Bausteine – z.B. mit Hilfe von Leitfragen.
• Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über den geplanten Gesprächsablauf. Nehmen Sie geeignete Anregungen Ihrer Mitarbeiter auf.
• Planen Sie eine Zeitbegrenzung für die einzelnen Gesprächsabschnitte, um zu vermeiden, dass die letzten Bausteine nur noch halbherzig behandelt werden.
• Nutzen Sie die Möglichkeit, Gespräche bei Ermüdung zu unterbrechen und an einem anderen Tage fortzusetzen.
• Achten Sie darauf, dass die Dokumentationsvorlage dem Gesprächsablauf entspricht