Mitarbeiterführung

Vorlage und Beispiel einer Stellenbeschreibung

Stellenbeschreibungen zu verfassen ist nicht einfach. Dieses Beispiel einer allgemeinen Stellenbeschreibung gibt Anregungen für Inhalte, Struktur, Aussagen und Formulierungen und kann als generelle Vorlage einer Stellenbeschreibung und als Raster genutzt werden.

Stellenbeschreibungen sind heute, mehr denn je, ein wertvolles und wichtiges Führungs- und Organisationsinstrument. Doch deren Erstellung und Pflege erfordert Zeit, Know-how und personelle Ressourcen. Die Bedeutung von Stellenbeschreibungen widerspiegelt sich in deren breitem Einsatzspektrum, welches von Arbeitszeugnissen und Stellenbesetzungen über Reorganisations-Massnahmen und Zielvereinbarungen bis hin zu Mitarbeitereinführungen und Personalplanung reicht. Diese Mustervorlage einer Stellenbeschreibung für Geschäftsführer könnte Sie auch interessieren.

Das nachfolgende Beispiel einer Stellenbeschreibung gibt auch Anregungen für Rubriken, die üblicherweise nicht in Stellenbeschreibungen zu finden sind (Arbeitshilfsmittel, Zusammenarbeit und Schnittstellen und Weiterentwicklungsmöglichkeiten, Bewertungsinstrumente). Die Aufgaben sind bewusst kurz gehalten, da diese ohnehin immer stark von Stelle zu Stelle abweichen.

Mustervorlage Stellenbeschreibung

Bezeichnung der Stelle:
Kaufmännische(r) Mitarbeiter(in) Bereich Marketing

Funktion
Assistent(in) des Geschäftsleiters

Stelleninhaber(in)
Vorname/Nachname

Direkte(r) Vorgesetzte(r)
Rolf Meister, Geschäftsleiter Marketing

Stellenziel

Das Ziel der Stelle ist die Unterstützung und Entlastung des Abteilungsleiters in administrativen, personellen, statistischen und IT-bezogenen Aufgaben –und Tätigkeitsbereichen. Gegen aussen sind die Schwerpunkte ein professioneller Auftritt gegenüber Kunden und Geschäftspartnern, eine gepflegte Kommunikation und effiziente Organisation von Anlässen, Meetings und Veranstaltungen ausserhalb des Unternehmens vorwiegend in den Marketingaktivitäten.

Quantitative Ziele

  • Reduktion der administrativen Tätigkeit des Geschäftsführers auf <15 %
  • Senkung der Werbeflops um 10 % durch präzise Erfolgskontrolle
  • Entlastung des Geschäftsführers von Schreibarbeiten um 20%
  • Optimierung der Onlinewerbung mit Umsatzanteil von > 20%

Qualitative Ziele

  • Koordination von On- und Offlinewerbung und Abstimmung der Instrumente
  • Mithilfe bei Texter- und Grafiker-Evaluation zur Qualitätssteigerung des Werbeauftritts
  • Konkrete Massnahmen für die Ausrichtung der Marketingaktivitäten auf Unternehmensziele
  • Optimierung der Zusammenarbeit mit unserer IT
  • Sicherstellung der Kommunikationsqualität mit Markt und Kunden
  • Moderner und dynamischer Marktauftritt auf allen Plattformen

Entwicklungsziele

Die Stelle bietet je nach Qualifikation, Leistung, Potenzial und persönlichen Zielen des Stelleninhabers verschiedene Perspektiven und Weiterentwicklungs-Möglichkeiten. Es sind dies zurzeit:

  • Mögliche Karriere im Product Management
  • Call Center-Führungsfunktion
  • Spezialaufgaben im Marketing

Aufgaben

Kern- und Hauptaufgaben

Diese tragen wesentlich zum Zweck und zur Erreichung der Stellenziele bei und nehmen in der Regel einen Zeitanteil von mindestens 10-30 Prozent ein.

  • Schriftlicher und telefonischer Kontakt mit Wertdienstleistern in Englisch, Französisch und Deutsch
  • Selbständige Führung des Sekretariats für die Geschäftsleitung
  • Analysen von Werbemassnahmen und Erfolgskontrollen von Aktivitäten
  • Überwachung und Koordination der Termine und Abläufe sämtlicher Marketingaktivitäten
  • Entgegennahme und Erteilung von administrativen und fachlichen Auskünften und Kundenanfragen

Nebenaufgaben

Die folgenden Nebenaufgaben haben einen eher geringen Zeitanteil von in der Regel unter 10 Prozent und sind auch eher Änderungen unterworfen.

  • Briefing von Grafikern und Textern persönlich und online
  • Erstellen von Bestellvorschlägen, Überwachung der Lieferantenbestellungen
  • Kundenempfang, Kundenbetreuung, telefonische Kundenkontakte
  • Persönlicher, telefonischer und schriftlicher Kontakt mit Dozentinnen und Dozenten
  • Internet-Recherchen für die Geschäftsleitung für bestimmte Projektaufgaben

Arbeitshilfsmittel

Dem Stelleninhaber steht Datenbank-, Textverarbeitungs- und Präsentationssoftware und MS Office zur Verfügung, diverse Planungshilfsmittel und ein schneller Internetanschluss für Produktrecherchen und Konkurrenzanalysen. Ein Scanner, Farbdrucker und eine portable Harddisk inklusive Tablet komplettieren die Arbeitsinstrumente. Die Medienkompetenzen vor allem im Umgang mit sozialen Medien und dem Internet, der medien- und zielgerechten Nutzung der Inhalte, Online-Recherchen und dem E-Learning haben bei dieser Stelle eine zunehmende Bedeutung. Deren Nutzung, die Beherrschung der Basistechnologien und Integration in Aktivitäten sollen gegen innen und aussen Kompetenz und Professionalität signalisieren.

Bewertungsinstrumente

Zielerreichung und Leistungsqualität dieser Stelle werden durch die folgenden Instrumente sichergestellt und in der Regel einmal pro Jahr eingesetzt. Dabei werden auch wesentliche Veränderungen dieser Stellenbeschreibung aktualisiert und angepasst. Die Bewertungsinstrumente sind:

  • Kunden-Zufriedenheitsindex der Befragung
  • Erfüllung der quantitativen und qualitativen Zielvorgaben
  • Kunden-Feedback und -äusserungen

Zusammenarbeit und Schnittstellen

Der Stelleninhaber arbeitet den Aufgaben entsprechend eng mit dem Aussendienst, dem Call Center und den verschiedenen Geschäftsfelder zusammen. Der regelmässige Austausch von Informationen bezüglich Produktdaten, Kundenzufriedenheit und Verkaufszahlen stehen dabei im Mittelpunkt der Informationspflichten. Der Stelleninhaber ist bei den monatlich stattfindenden Marketingsitzungen, nebst der Protokollführung je nach Traktanden und Informationen, ebenfalls anwesend. Der Stelleninhaber ist verantwortlich für die Information aller beteiligten Stellen und Mitarbeitenden der Marketingabteilung und des Product Managements. Dabei hat er sowohl eine Bring- wie auch eine Holschuld und stellt den regelmässigen Informationsaustausch aller an der Produktentwicklung beteiligten Mitarbeiter sicher.

Verantwortungen und Kompetenzen

Der Stelleninhaber trägt für alle ihm übertragenen Aufgaben die Verantwortung der qualitativ korrekten und zielgerichteten Ausführung und Einhaltung der terminlichen Vorgaben und qualitativen und quantitativen Ziele wie in dieser Stellenbeschreibung genannt. Im Rahmen seiner Tätigkeit und Aufgaben hat der Stellinhaber die Kompetenz für Anpassungen und Verbesserungen in Abstimmung mit dem Vorgesetzten. Für einfache Beschaffungen und zur Sicherstellung der Serviceleistungen und Termineinhaltungen verfügt der Stelleninhaber zudem über ein Budget von monatlich CHF/EUR 2000.00.

Aufgaben in der Zusammenarbeit mit Externen

Der Stelleninhaber wählt die Werbeagentur und sonstige Dienstleister in Zusammenarbeit mit dem Leiter Marketing aus. Er informiert sich über die neueste Entwicklung in allen marktbezogenen Aktivitäten des Unternehmens und führt sie in Zusammenarbeit mit externen Beratern im Unternehmen ein, falls er dies als zweckmässig erachtet und das Budget die Kostend dafür enthält.

Beitrag zur Wertschöpfung

Die wichtigsten und wertvollsten Beiträge dieser Stelle zur Wertschöpfung für das Unternehmen sind Kostenbewusstsein zur Erhaltung der Profitabilität, Beibehaltung und Weiterentwicklung der hohen Qualitätsstandards in allen Marketingaktivitäten und die Bereitschaft, mit substanzieller Mitwirkung an Digitalisierungsmassnahmen das Unternehmen auch für die Zukunft wettbewerbsfähig und leistungsstark zu halten.

Stellvertretung

Der Stelleninhaber wird vertreten nebenamtlich (begrenzt/unbegrenzt) durch den Inhaber der Stelle (hier angeben) in folgenden Angelegenheiten: Der Stelleninhaber vertritt nebenamtlich (begrenzt/unbegrenzt) den Inhaber der Stelle (hier angeben) in folgenden Angelegenheiten:

Diese Stellenbeschreibung tritt mit dem Tag der Unterzeichnung in Kraft. Sie gibt den gegenwärtigen Stand wieder. Die Geschäftsleitung behält sich vor, die Stelle an die sich verändernden Bedingungen anzupassen.

Der Stelleninhaber:
(Datum, Unterschrift)
Der Vorgesetzte der Stelle:
(Datum, Unterschrift)

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