Wichtiges zum Schreiben von Arbeitszeugnissen

Arbeitszeugnisse sind ein Dauerbrenner. Im folgenden Interview gibt uns Frau Priska Zorrilla von Topzeugnisse.ch prägnante und klare Antworten auf Fragen, die viele HR-Abteilungen und Zeugnisverfasser oft beschäftigen und verunsichern.

Nicht nur das Schreiben, Formulieren und Interpretieren von Arbeitszeugnissen bereitet in der Praxis oft Mühe. Es geht auch – leider nach wie vor – um Fragen von Arbeitszeugnis-Codierungen, den Umfang von Arbeitszeugnissen, die Mitarbeiterbeteiligung und vieles mehr. Aber auch Fragen zur Beurteilung von Arbeitszeugnissen führen in der Praxis oft zu Unsicherheiten führen. Auf solche und viele Fragen mehr gibt Frau Priska Zorrilla von Topzeugnisse.ch in unserem Interview konkrete und hilfreiche Antworten, die teilweise auch von uns redaktionell mit Auszügen aus dem untenstehenden Werk ergänzt und präzisiert wurden.

Das Thema wird auch im Werk „Arbeitshandbuch für die Zeugniserstellung“, dem Bestseller zum Thema, behandelt.

Frau Zorilla, welches sind die grössten Mängel und Schwächen von Arbeitszeugnissen, welche Sie zu sehen bekommen?

Die Erstellung eines Arbeitszeugnisses gehört zwar zur Pflicht eines jeden Arbeitgebers, für viele Vorgesetzte bedeutet es jedoch mühsame Textarbeit, Zeitaufwand und unangenehme Gespräche. Es fehlt ihnen die nötige Zeit und vor allem die Erfahrung für die Erstellung eines professionellen Arbeitszeugnisses. Dies widerspiegelt sich leider auch in vielen Arbeitszeugnissen. Arbeitszeugnisse werden nach dem „Copy-Paste-System“ verfasst und sind weit entfernt von individuellen und auf den Mitarbeitenden abgestimmten Arbeitszeugnissen.

Sind eigentlich Codierungen immer noch ein Problem, bzw. werden sie immer noch angewandt?

Leider ja. Mehrdeutige Formulierungen dürfen in einem Arbeitszeugnis jedoch nicht vorkommen. Sätze, welche Interpretationsspielraum offen lassen gehören ebenfalls nicht in ein Arbeitszeugnis. Gesetzlich sind codierte Arbeitszeugnisse streng genommen gar nicht erlaubt. Es ist eine grosse Herausforderung , ein klares und eindeutiges Zeugnis zu verfassen. Bei Unsicherheiten hilft nur ein klärendes Gespräch. Mehr zur Formulierung von Arbeitszeugnissen mit zahlreichen Formulierungsbeispielen und Textbausteinen finden Sie hier.

Ist der Vermerk „Dieses Zeugnis wurde uncodiert verfasst“ immer noch empfehlenswert?

Da codierte Zeugnisse nicht mehr erlaubt sind, ist es eigentlich nicht notwendig. Da es jedoch immer wieder zu Verwirrungen führt, empfehlen wir heute sogar diesen Zusatz am Schluss des Zeugnisses zu verwenden. Somit wird klargestellt, dass das Unternehmen für Zeugnisse steht, die nicht verschlüsselt sind. Ein solcher Vermerk verleiht dem betroffenen Arbeitnehmer sowie zukünftigen Arbeitgebern Klarheit, das vorliegende Arbeitszeugnis nicht über sieben Ecken herum lesen und interpretieren zu müssen.

Worauf ist bei der Formulierung eines guten Arbeitszeugnisses vor allem zu achten?

Zeugnisse müssen nach folgenden 6 Kriterien verfasst werden: 1. Wahr 2. wohlwollend, klar und fair 3. vollständig 4. Einheitlich 5. Individuell und 6. transparent (das heisst eindeutig). Ein gutes Arbeitszeugnis ist immer auch an konkreten und aussagkräftigen Formulierungen zu erkennen, welche dem Zeugnisleser ein möglichst genaues Bild von Leistungen und Verhalten erlauben. Dazu gehört auch das Vermeiden von Zweideutigkeiten und keine widersprüchlichen Aussagen, beispielsweise was Tätigkeiten und Funktion betreffen.

Soll der Mitarbeiter an der Erstellung eines Arbeitszeugnisses beteiligt werden, und wenn ja, wie?

Ein Arbeitszeugnis ist eine Bewertung des direkten Vorgesetzten über seinen Mitarbeitenden. Während der Anstellung müssen Mitarbeitergespräche, resp. Zielvereinbarungen geführt werden, bei welchen über Stärken, Schwächen, Verbesserungspotentiale usw. gesprochen wird. Das heisst bei diesen Gesprächen sollten Ansichten und Meinungen ausgetauscht und diskutiert werden.

Es ist deshalb nicht nötig, dass der Mitarbeitende bei der Erstellung seines Arbeitszeugnisses mit einbezogen wird, kann aber unter bestimmten Umständen gemacht werden. Es ist uns natürlich bekannt, dass Mitarbeitende ihre Zeugnisse teilweise sogar selbst verfassen müssen. Dies ist jedoch absolut nicht der Sinn eines Arbeitszeugnisses und hilft weder dem Unternehmen noch dem Mitarbeitenden. Es ist schlichtweg unprofessionell.

Wie formuliert man in einem Arbeitszeugnis negative oder ungenügende Leistungen?

Ein Arbeitszeugnis muss wahrheitsgetreu und klar sein. Wichtig ist in jedem Fall, dass auch in schwierigen Zeugnissen immer positive Eigenschaften vorausgehen. Negative Merkmale sollten klar genannt werden. Ein Zeugnis ist jedoch in keinem Fall dazu da, einen Mitarbeitenden schlecht zu machen und ihm die Job-Suche zu erschweren. Niemand besitzt ausschliesslich schlechte Eigenschaften. Also sollte der Schwerpunkt immer auf den positiven Qualifikationsmerkmalen liegen. Wahrheitsgetreu kommt vor wohlwollend. Wir raten ein Arbeitszeugnis immer positiv zu beginnen. Dies macht es einfacher die ebenfalls bedeutungsvollen negativen Aspekte zu akzeptieren. Leistungs- oder Verhaltensmängel müssen jedoch immer signifikant sein damit sie erwähnt werden dürfen! Einen Beitrag zur Formulierung negativer Leistungen finden Sie hier.

Wie kann man Konflikte vermeiden, wenn Mitarbeiter mit einem Arbeitszeugnis nicht einverstanden sind?

Indem man als Vorgesetzter seinen ‚Job‘ bereits vor der Erstellung eines Arbeitszeugnisses richtig macht 🙂 Kommunikation, Ehrlichkeit, klares Feedback, ganz einfach ein professionelles Führen sind wichtig, damit es bei der Zeugnisübergabe nicht zu bösen Überraschungen kommt. Ein Mitarbeitender sollte nicht erst durch sein Arbeitszeugnis erfahren, dass sein Vorgesetzter mit seiner Leistung oder seinem Verhalten unzufrieden ist. Ohne klare Kommunikation kann sich weder der Mitarbeitende noch der Vorgesetzte weiterentwickeln.

Wie soll die Zusammenarbeit HR-Abteilung, Mitarbeiter und Vorgesetzter bei der Erstellung eines Arbeitszeugnisses optimal organisiert sein?

Auch hier ist eine klare Kommunikation zwischen der HR-Abteilung, dem Mitarbeitenden und dem Vorgesetzten sehr wichtig. Die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses ist in unseren Augen eine klare Führungsaufgabe und kann nicht aus Zeitgründen der HR-Abteilung übergeben werden.

Ein Mitarbeiter wurde wegen Alkoholismus entlassen. Darf bzw. muss dies im Arbeitszeugnis erwähnt werden, und wenn ja, wie?

Themen wie Alkoholismus oder sexuelle Belästigung sind heikel und müssen individuell behandelt werden. Der Arbeitgeber muss sich aber bewusst sein, dass er einer hohen Erwartungshaltung des Gesetzgebers zu entsprechen hat. Auch hier ist ein Gespräch unter den Betroffenen empfehlenswert, um spätere Streitigkeiten vermeiden zu können. Grundsätzlich gilt, dass auch Suchtkrankheiten, sofern sie sich auf Arbeit und Leistung über einen längeren Zeitraum hinweg relevant und erheblich negativ ausgewirkt haben, in einem Arbeitszeugnis erwähnt werden müssen. Man kann dies beispielsweise relativierend und erklärend machen, um Fairness und Wohlwollen einzuhalten. Ob, wann und welche Krankheiten in einem Arbeitszeugnis wie erwähnt werden dürfen, verrät dieser Beitrag “ Muss oder darf eine Krankheit im Arbeitszeugnis erwähnt werden?

Wie beschreibt man Aufgaben genau und aussagekräftig?

Mit kurzen und aussagekräftigen Sätzen und klaren und eindeutigen Formulierungen. Zur guten Qualität eines Arbeitszeugnisses gehört auch das individuelle Eingehen auf Leistungen und substanzielle und relevante Aussagen zu Aufgaben, Leistung und Verhalten. Zu Aufgabenbeschreibungen in Arbeitszeugnissen finden Sie hier einen separaten Beitrag mit einer umfassenden Checkliste.

Ein Zeugnis soll wahr sein, zugleich aber auch wohlwollend. Ist dies nicht oft ein schwer lösbarer Widerspruch?

Dies ist natürlich oft bei anspruchsvollen Zeugnissen schwierig, bei denen auch auf negative Vorkommnisse hingewiesen werden muss. Es ist jedoch immer zu bedenken, dass ein Zeugnis dem Mitarbeitenden auch der Kontrolle seiner Leistung dient und seinen beruflichen Werdegang dokumentiert.

Ein Mitarbeiter ist mit einem Zeugnis nicht einverstanden. Wie kann man eine Einigung erzielen?

Auch hier gilt, wenn ein Mitarbeitender mit dem Zeugnis nicht einverstanden ist, wurde meist auch vorhin nicht klar kommuniziert. Hierfür sind die bereits erwähnten Mitarbeitergespräche da. Der Mitarbeitende muss die Chance erhalten etwas zu verbessern. Kommunikation ist fast immer der Schlüssel zum Erfolg. Dabei liegt es an Vorgesetzten und zuweilen auch am HR, Leistungen und andere Aussagen zu begründen und auch Wünsche von Mitarbeitenden, beispielsweise betreffend Karriereziele oder Neuorientierungen, zu berücksichtigen.

Welches sind die häufigsten Konfliktgründe, weshalb Mitarbeiter Zeugnisse nicht akzeptieren oder geändert haben möchten?

Es wird oft nur wenig über die Leistung oder das Verhalten ausgesagt, es werden Sätze verwendet, welche überhaupt nichts aussagen, Zeugnisse sind zudem oft unpersönlich oder sie enthalten Rechtschreibefehler bzw. sind sprachlich fehlerhaft. Oft kommt es auch vor, dass für das Fortkommen von Mitarbeitenden wichtige Leistungen oder Aufgaben nicht zur Srprache kommen oder mangelhaft beureteilt werden. Empfehlenswert ist es, wenn ein Arbeitszeugnis vor der Erstellung vorgängig mit dem Mitarbeitenden und dem Vorgesetzten besprochen wird.

Welche Unterlagen helfen bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen?

Es sind dies Zwischenzeugnisse, Stellenbeschreibungen, Zielvereinbarungen (wenn vorhanden), Mitarbeitergesprächs-Protokolle, Aus- und Weiterbildungs-Aktivitäten, Protokolle von Teamsitzungen oder auch Notizen aus Besprechungen, Abschlussberichte aus Projekten. Auch Kunden- und Vorgesetzten- und Team-Feedbacks können hilfreiche Informationen bieten.

Wo werden arbeitsrechtlich in Arbeitszeugnissen die grössten Fehler gemacht?

Negatives wird einfach weggelassen, nicht erwähnt. Weglassungen gelten jedoch in einem Zeugnis als Codierung. Man kann Tatsachen nicht einfach weglassen. Teilweise wird der Mitarbeitende nicht mehr objektiv beurteilt und der Schwerpunkt liegt bei den negativen Eigenschaften, wodurch sein Fortkommen wird erheblich erschwert wird. An dieser Stelle möchten wir auch erwähnen, dass der Arbeitgeber gesetzlich gehalten ist, dem Mitarbeitenden auf Verlangen jederzeit ein Zeugnis auszustellen.

Wie umfassend soll ein Arbeitszeugnis sein, bzw. wann soll ein Zeugnis besonders ausführlich sein?

Der Minimalumfang des Zeugnisses ergibt sich aus den gesetzlichen Anforderungen an den Inhalt. Es muss alle notwenigen Angaben zur Person des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers enthalten. Alle wesentlichen Tatsachen, die für das Gesamtbild des Arbeitnehmers von Bedeutung sind und an deren Festhalten ein künftiger Arbeitgeber ein berechtigtes und schützenswertes Interesse hat, sind zu berücksichtigen. Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf ein individuelles Arbeitszeugnis. Besonders ausführlich sollten Arbeitszeugnisse bei Führungskräften in Schlüsselpositionen, aus oberen Hierarchieebenen und solche von Experten mit komplexen Aufgabenprofilen sein. Die Struktur eines Arbeitszeugnisses muss gewissen Regeln folgen, dieses Beispiel zum Aufbau eines Arbeitszeugnisses zeigt dies.

Welches sind generell wichtige Kriterien?

Es muss auf seine persönliche berufliche Entwicklung eingegangen werden, die berufsspezifischen, arbeitsplatzbedingten und persönlichen Besonderheiten berücksichtigen und bei einem qualifizierten Zeugnis eine individuelle Formulierung der Leistung und des Verhaltens enthalten. Das Zeugnis muss über folgende Kriterien Auskunft geben: a) Die Art der Anstellung b) Die Dauer der Anstellung c) Qualifikation der Leistung d) Qualifikation des Verhaltens

Was ist bei der sprachlichen Formulierung von Arbeitszeugnissen wichtig?

Arbeitszeugnisse sollten aussagekräftig und verständlich formuliert werden. Aus sprachlicher Optik sind hier besonders Präzision mit möglichst konkreten Aussagen, wenn möglich anhand von Beispielen, angebracht, damit sich künftige Arbeitgeber eine klare Vorstellung von den bisherigen Tätigkeiten und Qualifikationen machen und mit ihrem eigenen Anforderungsprofil vergleichen und bewerten können. Auch eine klare und übersichtliche Struktur verrät ein professionelles Arbeitszeugnis, welches damit auch an Glaubwürdigkeit gewinnt. Zahlreiche auch kommentierte Mustervorlagen für die Zeugniserstellung von Führungskräften findet man in diesem Buch. welches auch viele Word-Vorlagen von Arbeitszeugnissen enthält.

Was ist heutzutage bei Arbeitszeugnissen für Führungskräfte besonders wichtig?

Es spielt keine Rolle ob ein Arbeitszeugnis für eine Führungskraft oder einen Mitarbeitenden ohne Führungsfunktion formuliert wird. Es ist immer auf dasselbe zu achten. Bei Führungskräften muss zusätzlich jedoch noch das Führungsverhalten bewertet werden. Projekte und Meilensteine werden ebenfalls erwähnt. Der Aufgabenbereich ist meist umfangreicher. Eine besondere Qualität erreichen Arbeitszeugnisse für Führungskräfte auch, wenn sie sich möglichst konkret zu Erfolgen und Leistungen äussern und diese sogar quantifizieren (abgeschlossene Projekte, Umsatzsteigerungen, Gewinnung neuer Schlüsselkunden und mehr).

Was ist bei der Beurteilung von Arbeitszeugnissen wichtig?

Die Professionalität und damit Zuverlässigkeit eines Zeugnisses ist relativ schnell zu erkennen. Sind beispielsweise die sprachliche Qualität, die Struktur und der Aufbau und die Leistungs- und Verhaltensaussagen korrekt und gut, sind dies oft bereits genügend Hinweise für professionelle und glaubwürdige Arbeitszeugnisse. Ein Arbeitszeugnis sollte immer auch im Gesamtzusammenhang interpretiert werden. Umso mehr Fehler, Widersprüche, zweideutige Aussagen usw. ein Zeugnis enthält, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Verfasser unerfahren ist und über wenige bis keine Zeugniskenntnisse verfügt. Vorsichtig sollte man auch bei zu vielen Lobeshymnen sein. Referenzen-Einholungen vom Zeugnisverfasser können vieles klarstellen und Fehlinterpretationen vermeiden helfen.

Für falsche Zeugnisaussagen kann man haftbar gemacht werden. Worauf ist hier zu achten?

Ungenügende Leistungen nicht zu erwähnen ist fahrlässig. Als Führungsperson muss man sich auch schwierigen und unangenehmen Situationen stellen. Unangenehme Tatsachen einfach wegzulassen ist juristisch wie auch führungstechnisch nicht korrekt. Bei solchen Zeugnissen wird spekuliert. Wahrheit kommt vor Wohlwollen. Das ist vor allem bei signifikanten Eigenschaften wichtig.

Oft ist die Angst vor dem Arbeitsgericht sehr gross. Wieso eigentlich?

Das Arbeitsgericht verlangt lediglich, dass Schwächen moderat formuliert werden. Formulieren Sie wahr und klar und vergessen Sie nicht, dass keiner von uns nur Schwächen hat. Haben Sie Mut zum schreiben und suchen Sie immer wieder das Gespräch. Arbeitszeugnisse beschäftigen Arbeitgeber und Arbeitnehmer immer wieder. Da ein Zeugnis für den Mitarbeitenden sowie auch das Unternehmen eine grosse Bedeutung hat, ist es wichtig, beide Seiten so gut wie möglich zu berücksichtigen. Wichtige arbeitsrechtliche Antworten zu Arbeitszeugnissen gibt der „Ratgeber zum Schweizer Arbeitsrecht“ aus dem PRAXIUM Verlag.

Weshalb bzw. für welche Bereiche benötigen Ihre Kunden Ihre Hilfe vor allem? Wo liegen die Schwerpunkte Ihrer Beratung und Dienstleistung?

Wir analysieren einerseits Arbeitszeugnisse, welche bereits ausgestellt wurden und sich die Arbeitnehmer unsicher sind, ob sie sich mit den Zeugnissen problemlos bewerben können. Es tauchen Fragen betreffend ‚Codierungen‘, dem korrekten Inhalt, den rechtlichen Aspekten, fehlenden Angaben bis hin zu Rechtschreibefehler auf. Bei Bedarf überarbeiten wir die Zeugnisse auch. Andererseits erstellen wir für verschiedene Unternehmen, welche mit dem Outsourcing der Zeugnisse Kapazitäten schaffen, auf die Mitarbeitenden persönlich abgestimmte Arbeitszeugnisse.

Da ein Zeugnis auch für den Mitarbeitenden eine grosse Bedeutung hat, ist es uns wichtig beide Seiten so gut wie möglich zu berücksichtigen.

Bei topzeugnisse.ch kann man Arbeitszeugnisse zur professionellen und individuellen Erstellung von Zeugnissen übrigens auch prüfen lassen.


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