Mitarbeitereinführung als Bindungsinstrument

Der erste Arbeitstag ist der erste Eindruck, der aufmerksamen Mitarbeitern zeigt, wie es um Mitarbeiterbetreuung, Organisation, Arbeitsklima und Führungskompetenzen wirklich steht. Viele Unternehmen unterschätzen die Bedeutung des ersten Eindrucks.

Binnen der ersten drei Stunden machen sich neue Mitarbeiter vom Unternehmen ein Bild, das für die Arbeitsbeziehung erst einmal prägend sein kann. Mitarbeitereinführungen werden in der Praxis leider oft stiefmütterlich behandelt und oft mehr nach dem Zufallsprinzip angegangen als auf der Grundlage einer durchdachten Planung und Vorbereitung.

Oft werden dadurch nicht nur Top-Mitarbeiter enttäuscht und verlassen das Unternehmen schnell wieder, sondern B-Mitarbeiter verlieren Ambitionen und Motivationen oder werden gar zu schlechten Mitarbeitern. Mit solchen Unterlassungen wird vieles verspielt, z.B. der erste Eindruck für den neuen Mitarbeiter getrübt oder die Chance auf ein erfolgreiches Bestehen der Probezeit reduziert.

Die Einführung neuer Mitarbeiter

Die Einführung eines neuen Mitarbeiters (auch als Onboarding bezeichnet, das Einstellen und Integrieren, also “an Bord nehmen” neu eintretender Mitarbeiter und alle die Integration unterstützenden Massnahmen) ist eine wichtige und organisatorisch bedeutsame Aufgabe. Der neue Mitarbeiter möchte möglichst gut und rasch mit seinen Aufgaben vertraut werden, dabei aber auch menschliche Wertschätzung seitens des Vorgesetzten und der Arbeitskollegen finden.

Aus qualifizierten Bewerbern können nur dann leistungsfähige Top-Mitarbeiter werden, wenn sie bezüglich Betreuung und Organisation optimal in ihr neues Tätigkeitsfeld eingeführt werden. Dazu brauchen sie umfassende Informationen über das Unternehmen und seine Produkte, über Betriebsstruktur und Arbeitsabläufe, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen. Erst nachdem ein neuer Mitarbeiter es geschafft hat, Vertrauen aufzubauen und Kontakte zu entwickeln, fühlt er sich integriert. Die gelungene Integration, vor allem mit Gesprächen, Feedback und einer umfassenden Betreuung praktiziert, ist der beste Garant, Mitarbeiter erfolgreich einzuführen.

Instrumente des Onboardings

Zur Gestaltung des Mitarbeitereinführungsprozesses können verschiedene Instrumente zum Einsatz kommen. Konkrete bewährte und nachhaltige Möglichkeiten sind zum Beispiel:

· Personalhandbuch, Reglemente und Vademecums
· institutionalisiertes, massgeschneidertes Einführungsprogramm
· Welcome-Einführungstag mit Vorstellungsrunden
· Schulungsprogramme und Einführungsworkshops
· Probezeitgespräche und Feedbackgespräche
· Mentorenprogramm und andere Betreuer/Anlaufstellen
· Pate (Hauptbetreuer und Begleitperson während Einführung)
· Zielvereinbarungen und Aufgaben mit Erfolgsmöglichkeiten
· Informationsveranstaltungen für Gruppen Neu eintretender

Bei Mitarbeitereinführungen ist die Beachtung der Lernmethoden und vor allem mit einem abwechslungsreichen Mix von besonderer Bedeutung. Grundsätzlich sind vor allem, nebst dem genannten Patensystem, die folgenden Methoden zu empfehlen:

· Training on the Job und near the Job
· Erfahrungsaustauschgruppen und Mentoring
· Fallbasiertes Lernen und Fallbeispiele
· Unternehmensplanspiele und Mindmapping
· Weblogs und Lerntagebücher

Die Phasen einer Mitarbeitereinführung

Mitarbeitereinführungen sollten strukturiert und ganzheitlich, möglichst nach einem Zeitplan ablaufen, bei dem auch Erwartungen, Teilziele und Prioritäten kommuniziert werden:

· Material- und Informationsabgabe und Administratives
· Vorstellungsrunde und Arbeitsplatz-Einrichtung
· Bezug der Stelle und Tätigkeiten zum Unternehmen
· HR-Leistungen, Organisation und Ansprechpersonen
· Ziele und Kernaufgaben während der Probezeit
· Zeitpläne nach Arbeitswochen während der Dauer der Probezeit
· Kriterien der Erfolgskontrollen und Feedbackgespräche
· Schlussbesprechung, Probezeitbericht und Anstellungsentscheid