Workshops gestalten: Die wichtigsten Erfolgsfaktoren

Wie bei allen anderen Weiterbildungsveranstaltungen ist auch bei Workshops der Transfer in die Praxis erfolgsentscheidend. Erst das richtige Konzept, praxisnahe Workshop Ideen und die Medien und richtigen Techniken und Zielsetzungen gewährleisten den Erfolg.

Dies ist sogar noch stärker der Fall, weil Workshops vom Konzept und von der Idee her einen starken Praxisbezug haben und die Erwartungen entsprechend hoch sind, dass Workshop-Resultate sich positiv oder problemlösend auf die Arbeitspraxis jedes Einzelnen auswirken.

Es ist die Aufgabe des Moderators, schon während des Workshops permanent in der Moderation den Bezug zur Praxis herzustellen, bei Gruppenarbeiten den Sinn für die Arbeitspraxis zu erläutern und bei Ideen und Lösungsvorschlägen den Wert, den Nutzen und die Realisierbarkeit für den Arbeitsalltag zu erfragen. Begleitet dieser Geist der Umsetzungsverpflichtung den gesamten Workshop wie ein roter Faden, wird die Bedeutung des Praxistransfers permanent kommuniziert und damit allen klar gemacht und nachfolgende Massnahmen  wirken dann um so nachhaltiger und stärker:

Workshops fehlen in  beinahe keinem Personalentwicklungskonzept. Es gibt Methoden, Ideen und Vorgehensweisen, die sich in der Workshop-Praxis sehr gut bewährt haben. Einige nennen wir nachfolgend:

Workshop-Methoden und Ideen

Verpflichtungs-Flipchart

Hier halten Teilnehmer oder Teilnehmergruppen Aktivitäten und Massnahmen fest, zu denen sie sich verpflichten. Diese können aus Gruppendiskussionen entstehen, vom Moderator empfohlen oder vom entsprechenden Mitarbeiter selber initiiert bzw. entschieden werden. Solche Flipcharts sollten Personen, Verantwortlichkeiten, Ziele, den Nutzen und Termine enthalten. Wird ein solcher Chart sogar noch mit einem Foto des Mitarbeiters versehen und bekräftigt er mit seiner Unterschrift auf dem Chart seinen Umsetzungswillen, wird das Commitment symbolisch untermauert.

Vereinbarung von Folgeworkshops

Dabei wird auf Massnahmenkatalogen basierend am Ende des Workshops bereits konkret entschieden, wann man sich mit welchen Zielen wieder trifft, damit alle von den Umsetzungen erfahren und sich so entsprechend verpflichtet fühlen, Abmachungen einzuhalten. Wichtig ist dabei, dass die Erwartungen und Ziele sehr konkret, wenn möglich messbar, festgehalten werden und Termine bestehen.

Umsetzungsberichte der Teilnehmer

Bei Folgeworkshops oder internen Followup-Anlässen hat man auch damit gute Erfahrungen gemacht, dass Mitarbeiter ihre Aufgaben, Erfahrungen und Lernerfolge in einem Bericht vor den Workshop-Teilnehmern (oder auch einem erweiterten Kreis von Mitarbeitern) nach Abschluss der Umsetzungen präsentieren. Damit wird der Lernerfolg und der Verpflichtungsgrad verstärkt und das Verfassen des Berichts und die Präsentation sind zugleich weitere Lerntätigkeiten.

Führungskräfte-Coaching während der Umsetzung

Hier erhalten Vorgesetzte die konkrete Aufgabe, den Umsetzungsprozess konsequent zu begleiten. Dabei erkundigen Sie sich nach dem Stand der Umsetzungsaktivitäten, fragen per E-Mail zwischendurch nach, nehmen Kontrollen vor, bieten Hilfe und Unterstützung an und organisieren wenn möglich Aufgabenstellungen, welche die Umsetzung des Gelernten in besonderer Weise ermöglichen.

Motivierende Anwendungsimpulse

Führungskräfte müssen genau so in die Pflicht genommen werden, wie deren Mitarbeiter. Beide müssen wissen, wann und mit welchen Aufgaben und Zielen Gelerntes als erfolgeich umgesetzt gilt und wie dieser Erfolg – quantiativ und qualitativ – gemessen werden kann: Dies gehört ebenso zur Vereinbarung. Nur motivierende, anspornende, nicht aber lehrmeisterliche Führungskräfte sind in der Lage, die notwendigen Impulse und Anregungen zu vermitteln und Mitarbeitern bei Umsetzungsaufgaben auch die entsprechenden Erfolgserlebnisse zu bieten.

Tombola oder Abschlussfeier

Auch emotionale Happenings mit Symbolcharakter können als Ergänzung durchaus mithelfen, die Umsetzung voranzutreiben. So kann die Geschäftsleitung oder der Abteilungsleiter mit dem Human Resource Management zusammen eine Tombola organisieren, bei der die erfolgreichsten Umsetzungen prämiert und in Abschlussberichten vorgestellt werden. Eine Abschlussfeier, bei der Erfolge und Resultate gewürdigt werden, allenfalls mit Sketches verbunden, vermag auch einen positiven emotionalen Schlusspunkt setzen.

Die wichtigsten Erfolgskriterien

Die Erfahrung zeigt, dass Workshops unter bestimmten Umständen und Voraussetzungen erfolgreich verlaufen und die in sie gesetzten Erwartungen erfüllen. Es sind dies die folgenden Punkte:

• Vor dem Workshop wird ein Ist-Zustand definiert, den ein Unternehmen ändern bzw. verbessern möchte.
• Ein Workshop sollte mit genügend Zeitreserven geplant werden.
• Es sollten sorgfältig und nach bestimmten Kriterien ausgewählte Mitarbeiter und Führungskräfte daran teilnehmen.
• Ein Workshop muss geleitet werden, und zwar von einem externen oder internen Moderator oder von einer Führungskraft.
• Auch der Ablauf muss genau geplant werden und die Möglichkeit bieten, auf Änderungen flexibel zu reagieren.Die Ergebnisse des Workshops müssen systematisch nachbearbeitet, analysiert und in den
• Arbeitsalltag integriert werden. Dies sollte in der Zielsetzung enthalten sein und klar kommuniziert werden.