Personalgewinnung

Leistungen eines Bewerbermanagementsystems

Ein ganzheitliches und leistungsfähiges Bewerbermanagement kann eine breite Palette von Funktionen enthalten. Die folgenden Funktionalitäten können von leistungsfähigen Bewerbermanagementsystemen erwartet werden oder eine Entscheidungshilfe für Modulbezüge oder Evaluations-Checkliste sein.

Online-Bewerbermanagement-Lösungen und der digitalisierte Bewerbungsprozess überhaupt vereinfachen und beschleunigen das Datenhandling und interne Prozesse insgesamt in mehrfacher Hinsicht, was ein schnelleres Feedback auf die Bewerbung ermöglicht. Damit fühlt sich der Bewerber auch gut informiert und weiss, dass seine Bewerbung auf Interesse gestossen ist. Immer wichtiger wird auch die Bindung von talentierten und qualifizierten Kandidaten. Initiativbewerbungen oder Bewerber, die zu Vorstellungsgesprächen eingeladen wurden, aber abgelehnt werden mussten, können beispielsweise in den Talentpool aufgenommen werden.

Transparenzverbesserung und Zeit- und Kosteneinsparung

Klare Vorteile bringt ein Bewerbermanagementsystem besonders den Recruitern und Fachabteilungen auch deshalb, weil es die Transparenz der Prozesse erhöht, die Messbarkeit der Aufwände ermöglicht und Unternehmen Zeit und Geld sparen und sich stärker auf qualitative Aspekte der Personalauswahl konzentrieren lässt. Auch das Verarbeiten grösserer Volumen, beispielsweise bei sehr vielen Bewerbungseingängen, können bei der Korrespondenz mit Softwarelösungen weitgehend automatisiert werden.

Ein professionelles System dokumentiert jeweils in einer Historie automatisch auch die Bewerber-Korrespondenz, was einen schnelleren und gezielteren Zugang zu relevanten Kandidateninformationen ermöglicht. Damit weniger Interviews, dafür aber mit besser qualifizierten Kandidaten geführt werden können, kann die Vorselektion von einer Matching- und Rankingfunktion unterstützt werden. Eine Übersicht möglicher oder sinnvoller Features sind:

Verwaltung

  • Zuordnung der Bewerbungen zu entsprechenden offenen Stellen
  • Koordination und Distribution zwischen Linie und HR
  • Differenzierung von Kern- und Nebenanforderungen
  • Instrumente und Funktionen zur Bewerberbindung
  • Zeitmanagement und Terminierungsfunktionen
  • Integration am Prozess involvierter Personen
  • Dashboard mit Bearbeitungsstatus von zu besetzenden Stellen
  • Verwaltung von Recruiting-Events und –Aktivitäten
  • Skalierbar und modular nach Unternehmensgrössen
  • Abbildung Unternehmens/Personalstruktur bis auf Stellenebene
  • Suchmöglichkeiten im Bewerberpool und in CV-Datenbanken

Bewerberinformationen

  • Abgleiche mit Anforderungsprofilen/Stellenbeschreibungen
  • Automatische Erfassung von Bewerberdaten
  • Erfassung solcher Soft Skills in die digitale Bewerberakte
  • Abbildung beruflicher Werdegänge und Qualifizierungsprofile
  • Aktives Bewerber-Matching mit automatischem Profilabgleich
  • Integration von Bewerbervideos in die digitale Bewerberakte
  • Bewerberabfrage nach zielgruppenspezifischer Qualifikation
  • Bewerbungseingang per Online-Bewerbungsformular
  • Automatische Erfassung von Bewerberdaten (VC-Parsing)

Tools und Schnittstellen

  • Die Bindung von guten Kandidaten durch einen Talentpool
  • Erleichtertes, beschleunigtes und einheitliches Datenhandling
  • Aufnahme/Verwaltung bzw. Schnittstelle zu Talentpool
  • Integriertes Content Managementsystem (CMS)
  • Schnittstellen zu Drittsystemen Karriere-Website/Social Media
  • Webbasierte Systemwahl als Alternative (Cloudlösung)
  • Bündelung aller Personaldaten zu digitalen Personalakten
  • Integration des internen Stellenmarktes im Intranet

Datenschutz und Datenhandling

  • Klar und übersichtlich strukturierte Datenaufbereitung
  • Integration oder Scanning von Papierbewerbungen
  • Archivierung/Anonymisierung nach den Datenschutzrichtlinien
  • Automatische Meldungen von Löschfristen (Datenschutz)
  • Erleichtertes, beschleunigtes und einheitliches Datenhandling

Selektionen und Filter

  • Wiedererkennung von ehemaligen Bewerbern
  • Selektive Freigabe von Bewerbungen für Linienvorgesetzte
  • Vorselektion und Vergleich der Bewerbungen
  • Vorselektion durch Matching- und Rankingfunktion
  • Erfassung telefonischer Vorselektions-Interviews
  • Selektionsmöglichkeiten nach E-Assessment-Resultaten
  • Protokollierung aller Vorgänge im Bewerbungsprozess

Reports und Analysen

  • Filter- und Sortier- und Kategorisierungsmöglichkeiten
  • Grafische Abweichungsangaben in Anforderungen
  • Data Warehouse: Datenauswertung mit Diagrammen
  • Bereitstellung von Controllingzahlen (KPI)
  • Individuelle Kennzahlengenerierung
  • Transparente Kostenübersicht nach Kostenarten
  • Budget-Kontrolle Soll-Ist mit Indexangabe
  • Erstellen von regelmässigen Forecasts über Ressourcenbedarf
  • Individuell zusammenstellbare Controlling-Module

Kommunikation

  • Stellenanzeigenbaukasten für individuelle Stellenanzeigen
  • Überwachung der gesamten Bewerbungskorrespondenz
  • Automatisierte Kommunikation nach Zielgruppen/Kontakten
  • Kommunikation zwischen Linie, HR und den Bewerbenden
  • Möglichkeiten der Massenkommunikation
  • History der Kommunikation
  • Vorlagen-Bibliothek für die Bewerberkorrespondenz

Abklärungen zur Evaluation

  • Welche Services sind wirklich wichtig und haben welche Prioritäten
  • Passt das Tool in die Systemlandschaft und andere Tools
  • Gibt es Schnittstellen zu Schweizer-Jobplattformen
  • Genügt allenfalls eine Standardversion oder gar eine kostenlose wie recuitin.net
  • Wieviele Stellen sind pro Monat zu besetzen
  • Wieviele Personen und wer sollte welche Zugriffsrechte haben
  • Wie gross ist das Budget? (Tool-Kosten plus Stellenplattformen)

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1 Kommentar zu “Leistungen eines Bewerbermanagementsystems

  1. Sehr guter Artikel, mit verschiedenen Aspekten. Vielen Dank.

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