Personalgewinnung

Aufschlussreich und informativ: Fallbeispiele in Interviews

Fallstudien oder Fallbeispiele sind ein vor allem in Assessment Centers häufig eingesetztes Instrument der Personalauswahl. Sie können aber in gekürzter und vereinfachter Form mit grossen Vorteilen auch in Interviews zum Einsatz kommen.

Eine Case Study ist handlungs- und entscheidungsorientiert und vermittelt deshalb dem Interviewer in kurzer Zeit sehr authentische und wesentliche Informationen über den Kandidaten. Sie können in Interview bis zu einer Stunde und mehr dauern und das Lösen von Case Studys mit Präsentation umfassen, aber auch eher einfache Fallbeispiels-Fragen sien, in denen der Kandidat in fünf Minuten zu einem konkreten Fallbeispiel Stellung nehmen muss.

Arten von Case Studies
Eine Case Study ist häufig als thematisch spezifisch und klar definierte Einzelaufgabe angelegt, wobei man häufig zwischen kurzen und eher einfachen und komplexen und eher längeren Case Studies unterscheidet. Kurzfälle bestehen aus einigen wenigen kürzeren Problemstellungen, die nacheinander befragt werden und kurze Antworten in einigen wenigen Sätzen ermöglichen. Längere Cases können hingegen umfassendes Informationsmaterial zu einem komplexen Problem voraussetzen und auch zentrale Unternehmensbelange strategischer Art oder Zukunftsszenarien enthalten.

Die Bewertung von Case Studies
Neben Stressresistenz, Konzentrationsfähigkeit und fachlichen Qualifikationen sind Case Studies auch aufschlussreich, um zu sehen, wie Kandidaten sich in komplexe Bereiche einzuarbeiten verstehen und wie strukturiert dabei ihre Vorgehensweise ist.

Fallstudien gibt es in den unterschiedlichsten Formen, Detaillierungsgraden, Themenbereichen und Schwierigkeitsstufen. In einem einfachen und kurzen Fall kann eine Frage wie folgt lauten: Was würden Sie dem Kunden beim Problem XY empfehlen? Und warum? Ebenso kann aber bei einer Führungskraft in verantwortungsvoller und anspruchsvolle Position Thema und Erwartung auch sein, dass der Betreffende eine Viertelstunde lang ein komplexes Strategieproblem mit Alternativen schildern muss, bei dem der Statistiken, Grafiken und Fakten vorgelegt werden, die er in seine Lösungsvorschläge integrieren soll. Case Studys haben zahlreiche Vorteile. Sie geben Aufschluss über folgende wichtigen Kompetenzen und Fähigkeiten von Kandidaten:

·  Ausdrucksvermögen und Informationsstruktur
·  Prägnanz und Konkretisierungsgrad von Informationen
·  Aktualität und anforderungsgerechte Fachkompetenz
·  Methodik und Systematik von Vorgehensweisen
·  Innovations- und Problemlösungsfähigkeiten
·  Reaktion und Verhalten unter Zeit- und Bewertungsdruck
·  Analytische und intellektuelle Fähigkeiten eines Bewerbers
·  Pragmatismus und Handlungsorientierung
·  Kompatibilität mit der Unternehmens- oder Führungskultur

Es gibt also zahlreiche und sehr überzeugende Vorteile von Case Studys. Interessant ist dabei immer auch das emotionale Verhalten, die Gewichtungen und die sich zeigenden Fach- und Sozialkompetenzen.

Breite Palette möglicher Kompetenzprüfungen 
Fallstudien konfrontieren Kandidaten also mit einem überschaubaren, aber dennoch komplexen Sachverhalt, der in Kürze erfasst werden muss und ebenso schnell eine adäquate Reaktion erwartet. Je nach Aufgabentyp können professionelle Interviewer während der Lösung der Fallstudie unterschiedliche Fähigkeiten bei einem Bewerber testen. Es geht um analytische und organisatorische Kompetenzen, aber auch darum, wie gewandt der Kandidat an ein komplexes Problem herangeht, wo er die Schwerpunkte setzt, wie seine Vorschläge zu begründen versteht und wie er sich eine individuelle Lösung erarbeitet.

Wahl der Fallbeispiele ist besonders wichtig
Fallbeispiele sollten bestimmte Ziele verfolgen, welche Informationen man haben möchte und um welche Kompetenzen es geht. Die zentralen Fragen lauten stets: Welche Informationen erwarte ich, was will ich prüfen und worauf lege ich die Prioritäten? Deshalb sollten Case Studys so gestaltet sein, dass für die Stelle relevante Situationen zur Sprache kommen, die zentralen Fach- und Sozialkompetenzen geprüft werden und Fallbeispiele zu schildern sind, die für Stelle und Unternehmen typische und wichtige Elemente enthalten. Dies können auch aktuelle Probleme, Herausforderungen, Projekte oder Situationen sein, die in leicht modifizierter Form an Kandidaten herangetragen werden.

Mit Case Studys bietet sich die einmalige und unbedingt zu nutzende Chance, sehr individuell auf Anforderungen, Unternehmen und Kernkompetenzen ausrichtetet wichtige Informationen zu einem Kandidaten zu erhalten – und dies in konkreter, authentischer und praxisnaher Art und Weise. Im allgemeinen sollte man Kandidaten dabei nicht zu oft unterbrechen, aber bei wichtigen oder unklaren Aussagen sind Zwischenfragen wie die folgende durchaus sinnvoll:

·  Wie würden Sie dabei genau vorgehen?
·  Können Sie mir diese Vorgehensweise kurz begründen?
·  Was führt Sie zu dieser Annahme?
·  Könnten Sie auch noch weitere Optionen/Alternativen vorstellen?
·  Wo sähen Sie die wichtigsten Vorteile oder grössten Risiken?
·  Würden Sie dies auch in der Situation XY machen?
·  Welche Faktoren wären für Ihren Entscheid auch wichtig?
·  Welche Informationen müssten Sie zur Analyse noch haben?

Bei Fallstudien kann es um Entscheidungssituationen, Lösungsvorschläge, Probleme oder Konflikte, reine Fachfragen aber auch Sozialkompetenzen oder um unerwartete Herausforderungen oder gar Krisensituationen mit verändern Rahmenbedingungen gehen. Eine grobe Stossrichtung bzw. Hauptunterscheidung in Fach- und Sozialkompetenzen, in unternehmerische und strategische Aspekte oder in Führungssituationen sind in den meisten Fällen empfehlenswert. Ein Fallbeispiel sollten Schwerpunkte setzen und eher Informationen in die Tiefe und nicht zu sehr in die Breite erwarten dürfen.

Fallstudien: Relevante Anforderungen prüfen
Fallstudien stellen in der Regel eine komplexe Entscheidungssituation mehr oder weniger ausführlich dar. Die Entscheidungssituation kann aus allen Themenbereichen des modernen Managements und aus den unterschiedlichsten Entscheidungsfeldern in Unternehmen kommen. Die eigentliche Bearbeitung der Fallstudie besteht neben der Analyse der Entscheidungssituation darin, Alternativen zu formulieren, das Vorgehen nachvollziehbar darzulegen, eine realistische Handlungsempfehlung zu geben und zu begründen, weshalb man sich auf die eine oder andere Weise entscheidet.

Ein konkretes Fallbeispiel

Interessant ist die dabei immer auch, wo der Kandidaten die Schwerpunkte setzt – sind es Technologien oder Mitarbeiterfragen, sind es rationale oder auch emotionale Aspekte , stehen Fach- oder Sozialkompetenzen im Vordergrund und sin die Schilderungen eher detailliert oder sehen sie auf ganzheitliche Weise das „Big picture“. Case Studies können auch in Form von Präsentationen, Gruppenarbeiten, Diskussionen oder Face-to-Face-Mitarbeitegesprächen stattfinden, also auch die Form kann sehr flexibel gehandhabt werden. Es ist empfehlenswert und auch fair, den Aufgabenkreis, das Ziel des Fallbeispiels, den Zweck und die zu prüfenden Aspekte und die Rahmenbedingungen (Zeit, Unterlagen, Schwerpunkte) genau zu kommunizieren. Dazu ein konkretes Fallbeispiel eines real zu führenden Mitarbeitergespräches:

„Anschliessend kommt unsere Frau Sommerhalder von der Produktion zu uns. Sie wird sie mit einem sehr heiklen Anliegen bzw. Problem aus der Führungspraxis konfrontieren. Zeigen Sie mir doch einfach in einem zehnminütigen Gespräch, wie sie damit umgehen und wie sie dieses Gespräch führen
. Es geht mir dabei vor allem um ihre emotionale Intelligenz, ihre Empathie, die Kommunikationskompetenzen und ihre darin zum Ausdruck kommenden Problemlösungsfähigkeiten“. 

Bei Fallbeispielsfragen ist es nicht immer der primäre Zweck, perfekte und durchdachte Lösungen präsentiert zu bekommen, sondern auch zu sehen, wie strukturiert, methodisch und logisch ein Lösungsweg des Kandidaten ist, wie genau er auf die Frage einzugehen versteht und wie er sich dabei unter Stress oder in schwierigen Situationen verhält. Es kann schon die Skizzierung eines Lösungsansatzes und dessen fundierte Begründung genügen und aufschlussreich sein.

Konkrete Themen und Fragestellungen von Fallbeispielen
Aus der nachfolgenden breiten Palette von konkreten Themen, Fragestellungen, Gewichtungen und Formen von Case Study-Fragen erkennt man, wie vielfältig und auch interessant Fallbeispiels-Fragen sein und wie ergiebig und aufschlussreich je nachdem Antworten von Kandidaten ausfallen können.

Kundenverlust
Wir verlieren in einer Woche zwei Grosskunden und erleiden einen dramatischen Umsatzrückgang ohne im geringsten die Gründe zu kennen. Wie würden Sie in dieser Situation reagieren?

Fluktuation
Die Fluktuation steigt seit zwei Jahren über alle Abteilungen hinweg. Nun will die Geschäftsleitung eine gründliche Analyse, die Gründe dafür und konkrete Massnahmen. Wie würden Sie vorgehen und welche Instrumente würden Sie einsetzen?

Demotivation
Eine Mitarbeiterbefragung ergibt eine erschreckende Demotivation und einen hohen Anteil von Mitarbeitern, die innerlich gekündigt haben. Wie würden Sie in einer solchen Situation reagieren?

Neuer Internetauftritt
Man hält unseren Internetauftritt für nicht mehr zeitgemäss und wünscht sich von Ihnen einen Vorschlag inklusive Analyse, Entscheidungskriterien, Konzept, Kosten, Agenturevaluation und einen groben Zeit- und Umsetzungsplan. Wie würden sie vorgehen und wo die Prioritäten setzen?

Unternehmensstrategie
Angenommen, sie müssten der Geschäftsleitung eine Präsentation zu einer neuen, völlig anderen Unternehmensstrategie machen und diese mit einigen Kernargumenten davon überzeugen? Halten Sie doch nun gleich diese Präsentation vor mir, zehn Minuten und sehr grobe Aussagen genügen mir dabei durchaus.

Einstehen für Projekt 
Sie haben ein sehr umfangreiches und aufwändiges Projekt zu neuen und innovativen Kundenserviceleistungen gestartet, welches ein sehr positives Echo fand. Nun kommt plötzlich die Geschäftsleitung und stoppt dies alles weil sich die Kosten bei einer Nachkalkulation als viel zu hoch herausgestellt hätten. Wie würden Sie reagieren und argumentieren, um das Projekt allenfalls doch zu retten?

 

Sorgfältiger und bedachter Einsatz 
Case Studies sollten mit Bedacht gewählt werden, sowohl was deren Thema und Anspruchsniveau wie auch deren Einsatz überhaupt betrifft. Sie sind grundsätzlich eher nur für Führungskräfte des mittleren oder höheren Managements oder sehr anspruchsvolle Experten- und Fachpositionen geeignet.

Zudem ist es ein Gebot der Fairness, diese doch sehr anspruchsvolle und starkes Selbstvertrauen voraussetzende Methode bei sehr unsicheren oder sehr unerfahrenen Kandidaten nicht oder nur in sehr einfacher Form einzusetzen. Bei komplexen Fachfragen oder Führungsaufgaben sollte mit Vorteil eine Experte oder Geschäftsleitungsmitglied anwesend sein, um sich eine Art „Second Opinion“ bilden und fachliche Aspekte zusätzlich beurteilen zu können.

Nachteile und Relativierungen

Es ist jedoch auch zu bedenken, dass diese Methode – so überzeugend und zahlreich die Vorteile auch sind – dennoch auch einige Nachteile und Interpretationsrisiken aufweist. Es entsteht für Kandidaten eine sehr belastende Stresssituation, die gewonnenen Informationen haben stets Laborcharakter und rhetorisch gewandte Kandidaten können durch geschicktes Verhalten und Gewandtheit auch vieles vortäuschen.

Zeitdruck und Stress können auch dazu führen, dass weniger belastbare Kandidaten durch die entstehende Nervosität und den Druck sich nicht ins rechte und passende Licht rücken können, als sie eigentlich dazu in der Lage wären und die Kompetenzen durchaus hätten. Die Gefahr, Informationen zu sehr überzubewerten, ist zudem auf Interviewerseite ebenfalls erheblich. Man sollte Case Studies also stets relativieren und in den passenden Kontext, auch der genannten Nachteile, setzen.


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