Personalgewinnung

Wann Excel für wichtige HR-Aufgaben überfordert ist

Excel ist nach wie vor gerade bei kleineren Unternehmen beliebt, weil vertraut und bedienerfreundlich. Für einfache Aufgaben und bei kleineren Personalbeständen mag dies genügen. Doch schnell einmal ist eine Tabellenkalkulation den Anforderungen nicht mehr gewachsen. Dieser Beitrag zeigt, wo die Grenzen von Excel liegen.

Ein Gastbeitrag von personio

Auf eine digitale Human Resource Lösung anstatt auf manuelle Excel-Tabellen zu setzen, kann gerade bei schnell wachsenden Unternehmen viele Probleme lösen. Bereits ab 20 Mitarbeitern verliert man bei vielen HR-Aufgaben leicht den Überblick und verbringt unnötig viel Zeit mit „Feuerlöschen“. Das löst Frust aus, sowohl bei den Mitarbeitern als auch in der HR-Abteilung. Wie Human Resource Management Software funktioniert und welche Probleme sie löst.

Problem 1: Personaldaten in Excel verwalten

Kleine Unternehmen setzen zur Verwaltung der Mitarbeiterinformationen oft auf Excel-Tabellen, die zwar mit guten Vorsätzen erstellt, häufig aber nicht sorgfältig gepflegt werden. Eine Herausforderung hierbei ist die Tatsache, dass einerseits nicht jeder Mitarbeiter vollen Einblick in die Stammdaten anderer Mitarbeiter erhalten soll, aber die Personalabteilung und die Vorgesetzten andererseits uneingeschränkten Zugriff benötigen. Änderungen der Mitarbeiterdaten werden der Personalabteilung oft spät oder nie mitgeteilt und müssen gleich an mehreren Stellen manuell aktualisiert werden. Die monatliche Gehaltsabrechnung muss normalerweise händisch in einer weiteren Datei erstellt und per E-Mail an den Steuerberater geschickt werden. Effizientes Arbeiten sieht anders aus.

Human Resource Management Software kann dieses Problem lösen, indem Mitarbeiter selbst ihre Stammdaten aktualisieren und individuelle Zugriffsrechte erhalten können. Die Personalabteilung legt in Zusammenarbeit mit den Führungskräften fest, wer welche Daten sehen und bearbeiten darf. Auswertungen für die Lohnbuchhaltung und Geschäftsführung lassen sich mit eben diesen Daten automatisch auf Knopfdruck erstellen.

Problem 2: Fehlerhaftes Onboarding neuer Mitarbeiter

Diverse Studien zeigen, dass die ersten Tage eines neuen Mitarbeiters maßgebend für die langfristige Bindung sind. Daher sollten Team und Arbeitsplatz bestens vorbereitet sein. In der Realität des Arbeitsalltags gibt es jedoch oft keinen strukturierten Onboarding Prozess oder unklare Checklisten in Papierform. Dies führt zu missverständlichen Zuständigkeiten und schnell zu einer Frustration des neuen, motivierten Mitarbeiters. Human Resource Management Software erinnert Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt automatisch an ihre Onboarding-Aufgaben. Beispielsweise erhält die IT eine Woche vor Startdatum eine E-Mail mit der Aufforderung, einen Laptop für den Neuankömmling einzurichten. Am ersten Tag wird der neue Mitarbeiter daran erinnert, seine Stammdaten per Browser direkt in die digitale Personalakte einzutragen. Im Anschluss informiert die Software automatisch Personalabteilung und Steuerberater über die Änderungen.

Problem 3: Urlaub und Krankheitstage mit Excel erfassen

Aufwand und Komplexität der Fehlzeitenverwaltung werden oft unterschätzt. Die manuelle Pflege solcher Tabellen verlangt kontinuierliche Aufmerksamkeit einer verantwortlichen Person und bindet damit Ressourcen. Neben Urlaub, Home-Office und Mutterschutz müssen vor allem krankheitsbedingte Ausfälle samt Attest korrekt erfasst werden, um diese bei der Versicherung einreichen zu können. Dieser Prozess lässt sich nur schwer mit Excel abbilden. HR-Software ermöglicht Mitarbeitern, ihre Fehltage via Browser oder Smartphone einzutragen und Atteste, die sie mit dem Smartphone fotografiert haben, hochzuladen. Zudem berechnet sich Resturlaub gemäß des Arbeitszeitmodells automatisch und bei der Beantragung der Abwesenheit werden Urlaubsvertreter sowie Vorgesetzte nach individuell konfigurierbaren Vorgaben informiert.

Problem 4: Bewerberauswahl im E-Mail Postfach

In vielen Unternehmen ist die „jobs@“-Adresse der wichtigste oder einzige Kanal für Bewerbungen. Hunderte Bewerbungen werden nach individuellen Systemen kategorisiert und abgelegt. Die Übersichtlichkeit des Prozesses während der Bewerbungsphase lässt schwer zu wünschen übrig. Es liegt nahe, dass auch die anschließende Bewerberauswahl direkt im E-Mail Postfach durchgeführt wird. Mit steigenden Bewerberzahlen sind Fehler vorprogrammiert: Bewerbungen werden übersehen, man wartet tagelang auf Feedback vom zuständigen Abteilungsleiter und gibt den Kandidaten am Ende zu spät oder nie Rückmeldung. Nicht selten machen die Betroffenen ihrem Ärger auf Bewerberportalen wie Kununu Luft („Beworben und nie mehr was gehört – Saftladen“).

Problem 5: Keine Erfolgsmessung möglich

Durch Recruiting direkt aus dem Email-Postfach ergibt sich ein weiteres Problem. Die Erfolgsmessung von Recruiting-Kanälen und Job-Postings wird fast unmöglich. Teilweise können Bewerbungen auf Stellenausschreibungen nicht mehr nachvollzogen werden und Recruiting-Kanäle somit nicht sinnvoll bewertet werden. Stellenausschreibungen für mehrere tausend Euro bleiben somit finanzielle „Blindfluge“. Recruiting Software bündelt die gesamte Korrespondenz mit den Kandidaten an einer Stelle und visualisiert den Bewerbungsprozess. Fachbereiche können nach Bedarf in die Personalauswahl einbezogen werden. Fortgeschrittene Tools ermöglichen das Multi-Posting offener Stellen in mehreren Online-Jobportalen und erstellen automatisch Auswertungen zu Rücklauf und Kosten.

Wer diese vier Probleme in der Personalverwaltung vermeiden möchte, sollte spätestens beim Erreichen der 20 Mitarbeiter-Marke über einen Wechsel zur Arbeit mit Human Resource Management Software nachdenken. Zuverlässige, digitale Prozesse erleichtern der Personalabteilung das tägliche Arbeiten und sorgen dafür, dass mehr Zeit in wichtige strategische Themen investiert werden kann.

 

Dieser Beitrag stammt von Personio, Anbieter eines HR-Betriebssystems für kleine und mittelständische Unternehmen. Alle Personalprozesse sind mit Personio auf einer zentralen Plattform vereint, um Mitarbeiter digital zu rekrutieren, verwalten und zu entwickeln.

Der PRAXIUM Verlag ist der Fachverlag zum Personalmanagement und hrmbooks.ch die HR-Online-Fachbuchhandlung mit einem kleinen aber feinen Angebot. Viele Blog-Beiträge sind Auszüge aus den Büchern des Verlages oder Beiträge seiner Autoren.

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