Mitarbeiterführung Personalentwicklung

Nach Candidate Experience jetzt die Onboarding Experience angehen!

Mitarbeiter erfolgreich einarbeiten, sollte Anstand und Verpflichtung zugleich sein. Doch die umfassende und systematische Mitarbeitereinführung – neudeutsch Onboarding – wird leider oft nur als lästige Pflicht betrachtet. Es ist an der Zeit, der „Experience“ von neu eintretenden Mitarbeitern mehr Beachtung zu schenken.

Man geht das erste Mal an eine Party des Nachbarn oder konsultiert zum ersten Mal einen neuen Arzt. Momente, in denen wir das erste Mal in einer wichtigen Angelegenheit die ersten Eindrücke haben und die Realität des Neuen erleben, sind auch privat prägend und wichtig. Noch folgenreicher verhält es sich beim Antritt neuer Stellen. Wie nimmt man neu eintretende Mitarbeiter auf, wie gut ist man auf sie vorbereitet, wie viel Zeit nimmt man sich für sie und wie läuft der erste Tag ab – es sind ganz einfache Dinge, die den ersten Eindruck bestimmen.

Die Onboarding Experience kann viel zerstören – oder viel Positives bewirken. „Mensch, wo bin ich hier nur hingeraten“ – oder  „Hier fühl ich mich richtig wohl und willkommen“. Man kann viel dafür tun, dass es bei Neueintretenden die letztere Reaktion ist. Deshalb finden wir, ist es jetzt – nachdem sie bewerbenden Kandidaten immer mehr zuteil geworden ist :–) höchste Zeit für die Onboarding-Experience!

Der erste Eindruck entscheidet

Der erste Eindruck entscheidet, dies gilt kaum so sehr wie beim Beginn einer neuen Stelle. Und die Auswirkungen, an den ersten Tagen auf desinteressierte Kollegen zu treffen, keine oder ungenügende Hilfe zu erhalten oder einen unvollständig eingerichteten Arbeitsplatz anzutreffen, können verheerend sein. Diverse Studien zeigen immer wieder übeinstimmend, dass die ersten Tage eines neuen Mitarbeiters massgebend sind für eine langfristige Bindung und nachhaltige Motivation.

„Wer schon am ersten Tag an mir desinteressiert ist, wird es später noch mehr sein“.

Die Reaktionen können in schlimmen Fällen innere Kündigungen schon nach wenigen Tagen oder in der Probezeit sein – und möglicherweise leistungsbereite und talentierte Mitarbeiter ziehen wieder weg. Vom Schaden der durch Statements in Arbeitgeberportalen oder sozialen Medien für das Employer Branding enstehen kann, gar nicht zu reden, denn solche Austritte nach kurzer Zeit erzeugen besonders starke Frustrationen.

Wichtige Instrumente der Mitarbeitereinführung

Zur Gestaltung des Mitarbeitereinführungsprozesses können verschiedene Instrumente zum Einsatz kommen. Konkrete bewährte und nachhaltige Möglichkeiten sind zum Beispiel:

  • Institutionalisiertes, massgeschneidertes Einführungsprogramm
  • Welcome-Einführungstag mit Vorstellungsrunden
  • Schulungsprogramme und Einführungs-Workshops
  • Zielvereinbarungen und Aufgaben mit Erfolgsmöglichkeiten
  • Informationsveranstaltungen für Gruppen von Neueintretenden
  • Einführungsprogramm mit Zuständigkeiten und Terminen
  • Zugang zu Informationen inklusive Onlineressourcen
  • Hilfe bei Wohnungssuche/Arbeitsweg, evtl. mit Relocation Services

Psychologisch wichtig sind Erfolgserlebnisse, die Anerkennung der erzielten Fortschritte während des Lernprozesses und möglichst wöchentliche Standortgespräche und häufige Feedbacks.

Auf adäquate Didaktik und Lernmethoden achten

Bei Mitarbeitereinführungen ist die Beachtung der Lernmethoden und vor allem ein durchdachter und abwechslungsreicher Mix von besonderer Bedeutung. Um so besser dies gelingt, desto schneller sind neue Mitarbeiter leistungsfähig, entlasten die vorhandenen und sind mit Erfolgserlebnissen motiviert. Grundsätzlich sind vor allem, nebst dem vorgängig genannten Patensystem, die folgenden Methoden zu empfehlen:

  • Training on the Job und near the Job
  • Webinare mit spezifischen Themen anbieten
  • Erfahrungsaustauschgruppen und Mentoring
  • Workshops mit spezifischen Aufgabenstellungen
  • Erfahrene Mitarbeiter zu Inhouse-Trainern machen
  • Fallbasiertes Lernen und Fallbeispiele
  • Weblogs und Lerntagebücher

Auch das Formulieren eines persönlichen Erfolgs- und Fortschrittsplans für jeden Mitarbeiter, Erstellung von Profilen und Aktualisieren von Jobdescriptions für neue Mitarbeiter, genaue Informationen zu Kompetenzen, Qualifikationen und Erfahrungen und die effektive und relevanzbezogene Kommunikation von Verantwortlichkeiten und Anforderungen sowie klare Zielvereinbarungen und Massnahmen zur Beseitigung von Defiziten gehören zu wichtigen Massnahme und Instrumenten. Wird die Möglichkeit geboten, den Einführungsplan mitzugestalten und eigene Vorschläge und Wünsche einzubringen, signalisiert man schnell, dass die Meinung von Mitarbeitern am neuen Ort gefragt ist.

Bezugspersonen und Probezeitgespräche

Mit Paten als Bezugspersonen macht man in der Praxis durchwegs gute Erfahrungen.

Damit fühlt sich der neue Mitarbeiter gut betreut und aufgehoben, er weiss, an wen er sich wenden kann und der Vorgesetzte kommt so zu einer „Second Opinion“ über den Einführungsfortschritt und die Leistungen und Stärken des neuen Mitarbeiters. Auch ein Mentor oder Coach kann dies Aufgabe erfüllen.

Probleme, Missverständnisse und Bedürfnisse auf beiden Seiten kommen so schnell zur Sprache. Ein ständiges Feedback ist ohnehin die wichtigste Informationsquelle für neue Mitarbeiter, um zu wissen, ob ihre Leistungen den Erwartungen entsprechen. Feedback von Neueintretenden, wie sie die Einführung beurteilen (Tempo, Wissenslücken, Trainingsmöglichkeiten, Zielerreichungsprobleme usw.) zu erhalten ist ebenso wichtig.

Wichtig sind Zwischengespräche und Teilziele mit regelmässigem Feedback.

Offenheit in Kommunikation und Information

Entscheidend ist auch die Offenheit in der Kommunikation über gegenseitig allenfalls abweichende Erwartungen und Defizite aber auch die Anerkennung von Leistungen und Anfangserfolgen, da gerade neue Mitarbeiter oft unsicher sind, wie deren Leistung ankommt. Kontinuierliches Feedback ist besonders wichtig, denn es fördert die Entwicklung und den Erfolg des Neueingetretenen mit zeitnahem, spezifischem, strukturiertem und direkt anwendbarem Feedback, welches auch das Selbstvertrauen stärkt.

Welcome-Package als Sympathiebonus

Es gibt Unternehmen, die sogar wenige Tage vor dem Stellenantritt bereits „Welcome-Packages“ mit wichtigen Vorabinformationen versenden und damit den ersten Eindruck besonders positiv gestalten. Ein Welcome Package kann die folgenden Informationsunterlagen und -quellen für den Neueintretenden können Stellenbeschreibung und Organigramm, das Unternehmensleitbild und Weiterbildungsangebote, eine aktuelle Ausgabe der Mitarbeiterzeitschrift oder Pressemeldungen zum Unternehmen enthalten. So weiss der Neueintretende bereits vor dem ersten grossen Tag, dass er sich wohl auf eine gute Einführung und Betreuung freuen kann, was auch die Nervosität vermindert.

Massnahmen und Hilfestellungen zur Integration

Besonderes Augen-merk sollte auch der schnellen sozialen Integration gelten.

Ein schnelles mit Wertschätzung verbundenes Zugehörigkeitsgefühl im Team trägt viel zu einem erfolgreichen Onboarding bei und vermindert Unsicherheiten des Neuen und Unbekannten. Dazu trägt folgendes bei, um einen positiven Eindruck der Willkommenskultur erwecken:

  • Blumenstrauss am Arbeitsplatz und ersten Tag
  • Am ersten Tag ganztägige Begleitung, auch am Arbeitsplatz
  • Gemeinsames Mittagessen am ersten oder zweiten Tag
  • Begrüssung des Teamleiters, weshalb der/die Neue ein Gewinn ist
  • Früher Einbezug in Events und Veranstaltungen
  • Willkommens-Umtrunk im Team mit einem humorigen Präsent
  • Vorbereitung aller Mitarbeiter auf Neueintretende
  • Schneller Einbezug in Events und Veranstaltungen

Das Wichtigste auf einen Blick

Wenn Sie nur schon die acht untenstehenden besonders praxisrelevanten und erfolgserprobten Punkte konsequent berücksichtigen und umsetzen, können Sie auf eine wirklich überdurchschnittliche Onboarding-Experience stolz sein und neu eintretende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden es Ihnen danken!

  1. Einen Einführungsplan erstellen, wer wann wofür zuständig ist
  2. Gemeinsam Integrations-, Lern- und Leistungsziele vereinbaren
  3. Lernmethoden und Job-Informationen sorgfältig festlegen
  4. Einen Paten als den Ansprechpartner bestimmen
  5. Regelmässige Wochenbesprechungen mit Standortbestimmungen
  6. Konstruktives und regelmässiges Feedback geben und holen
  7. Ersten Tag als sympathischen Willkommenstag gestalten
  8. Probleme jeder Art sofort und offen ansprechen

 

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1 Kommentar zu “Nach Candidate Experience jetzt die Onboarding Experience angehen!

  1. Manuela Keller

    Wie meistens weiss man einiges natürlich schon. Ist auch in diesem Beitrag so. Aber die Prioritätensetzung und die Relevanz der Massnahmen finde ich gut, weil auf das Wesentliche beschränkt. Und ja, stimmt, weshalb nicht auch eine Onborading Experience ins Leben rufen, nachdem ich die Candiddate Experience bald nicht mehr hören kann… Man kann in einer so wichtigen Phase so viel kaputt machen.

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