Arbeitszeugnisse

Prozess der Zeugniserstellung: Tipps für mehr Effizienz

Individuell und rechtssicher müssen Arbeitszeugnisse sein und schnell zur Stelle sein, was oft zu Zeitdruck und Qualitätsmängeln führt. Den Prozess der Zeugniserstellung ohne Qualitätsverluste effizienter zu gestalten, ist daher besonders wichtig.

Viele Mitarbeiter kritisieren zudem oft die Dauer von der Anfrage bis zum Erhalt des Zeugnisses, – nicht selten kann dies Wochen in Anspruch nehmen kann oder sogar über das Anstellungsverhältnis hinausgehen. Hinzu kommen lückenhafte und ungenaue Tätigkeitsbeschreibungen und mangelhafte Bewertung von Leistungen, was nur allzu oft zu Streitigkeiten vor Gericht führen kann.

Für das HR sind Arbeitszeugnisse aufwändig, da Vorbereitungen, Recherchen, das Verfassen, Zeugnisbesprechungen, Klärung von Rechtsunsicherheiten und mehr zeitraubend sind.

Software für den Zeugniserstellungsprozess

Zeugnisgeneratoren bietet Unternehmen oft eine schnelle und einfache Zeugniserstellung von qualifizierten Arbeitszeugnissen jeglicher Art. Seine einfache Handhabung und benutzerfreundliche Oberfläche zeichnen leistungsfähige Zeugnisgeneratoren aus. Einen leistungsfähigen auf Schweizer Verhältnisse ausgerichteten Zeugnisgenerator bietet der WEKA-Verlag hier mit über 250 vorformulierten, rechtlich geprüften Textbausteinen an.

Auch der professionelle Einsatz von beispielsweise von Word und die Nutzung von wichtigen Funktionen wie Autotexten, Textbausteinen, Formatvorlagen und mehr können die Erstellung eines Arbeitszeugnisses wesentlich optimieren und zudem Fehler vermeiden helfen. Es gibt mittlerweile cloudbasierende Systeme , welche den Workflow zur weiteren Bearbeitung durch den Vorgesetzten inklusive Erinnerungsfunktion bieten, mit Stammdaten verknüpft sind und sogar informieren, in welchem Prozessschritt es sich wo von wem bearbeit, befindet.

Textbausteine nutzen

Textbausteine sind komfortable und effiziente Hilfsmittel zur Erstellung, Verbesserung und Vervollständigung von Arbeitszeugnissen, da sie sehr strukturiert und gezielt eingesetzt werden können. Es ist aber auch Vorsicht geboten, solche Bausteine unverändert zu übernehmen. Sie helfen aber zweifellos, Fehler zu vermeiden und Zeit zu sparen.

Textbausteinprogramme, das leistungsfähigste ist nach unseren Recherchen jenes von PhraseExpress, können den Zeitaufwand um bis zu 30 Prozent reduzieren und bei ausreichend grosser Menge und Vielfalt von  solchen Textbausteinen die Individualität von Arbeitszeugnissen dennoch sicherstellen. Die Verbindung von Datenintegration, intuitiver Nutzerfreundlichkeit und aufeinander abgestimmten Formulierungen ist bei der Evaluierung solcher Programme besonders wichtig.

Abläufe standardisieren mit klaren Verantwortlichkeiten

Bei der Erstellung eines Zeugnisses sind immer mehrere Mitarbeitende und Abteilungen involviert, was klare Abläufe und Zuständigkeiten erfordert. Umso besser und klarer diese in Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung geregelt und organisiert sind, desto effizienter und reibungsloser läuft der Prozess der Zeugniserstellung ab.

Konkret kann dies grob umrissen so organisiert sein, dass der direkte Vorgesetzte eine erste Beurteilung mit einem detaillierten Qualifikationsformular vornimmt, diese mit dem Mitarbeiter bespricht, das HR das Zeugnis verfasst, dieses bei Problemen im Team bespricht und Änderungswünsche direkt während des Gespräches definitiv gemacht werden. Mit klar strukturierten Abläufen bewahren so alle Beteiligten den Überblick, Linienvorgesetzte und Mitarbeiter werden nahtlos eingebunden und gleichzeitig interne Prozesse optimiert.

Einsatz von Hilfsmitteln

Bei Zeugnissen von langjährigen Angestellten und Führungskräften oder Mitarbeitern mit Expertenfunktionen können zahlreiche Unterlagen und Informationen vor allem in der Vorbereitungsphase helfen, Zeugnisse präziser, lückenloser und objektiver zu verfassen. Damit werden auch Konflikte vermieden, da bereits im Vorfeld die richtigen Weichen gestellt werden und zuverlässige Daten in die Erstellung einbezogen werden.

Stellenbeschreibungen
In diesen Dokumenten sind Tätigkeiten, Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen festgehalten, weshalb Stellenbeschreibungen ein wichtiges Hilfsmittel zur Erstellung von Arbeitszeugnissen sind. Die Tätigkeiten werden im Zeugnis hierarchisch geordnet (das Wichtigste zuerst, zum Schluss die weniger wichtigen Aufgaben). Unwichtige oder abwertende Tätigkeiten sollten nicht genannt werden.

Qualifikationsauswertungen
Werden in Ihrem Unternehmen Qualifikationen durchgeführt, sind hier zuverlässige und über einen längeren Zeitraum messbare Hinweise und Beurteilungen bei der Zeugniserstellung hilfreich.

Jahres- oder Zielvereinbarungsgespräche
Diese Unterlagen helfen gerade bei Zielvereinbarungsgesprächen, relevante Aussagen mit konkreten Beispielen zu machen und aus Zielvereinbarungen Fakten quantitativer und qualitativer Art zu nennen.

Der Einsatz von Working-Tools

Es gibt etliche Tools und Arbeitshilfen in Form von Formularen oder integrierten digitalen Vorlagen, welche den Workflow der Erstellung von Arbeitszeugnissen sowohl im sprachlichen wie auch im administrativen Bereich ebenfalls unterstützen. Einige Beispiele:

· Formular zum Entwurf eines Zeugnisses
· Formular als Vorlage zur Zeugniserstellung
· Formular für den Einbezug des Mitarbeiters
· Ablaufs- und Zuständigkeit in der Zeugniserstellung
· Formular für einen Zeugnisantrag
· Formular für Zeugnis-Änderungswünsche

Arbeitshilfen und Formulare wie die obigen beinhalten Buch und CD-ROM des Arbeitshandbuches für die Zeugniserstellung aus dem PRAXIUM-Verlag.

Einbezug von Mitarbeitern

Das Ausstellen fairer, wahrheitsgetreuer, vollständiger, klarer und wohlwollender Arbeitszeugnisse ist in modernen und mitarbeiterfreundlichen Unternehmen Teamarbeit, an der HR-Professionals, Mitarbeiter und Vorgesetzte mit verschiedenen Aufgaben beteiligt sind. Der Einbezug von Mitarbeitern hat nebst Effizienzsteigerungen und Zeiteinsparungen aber auch zahlreiche weitere gewichtige Vorteile:

Die Akzeptanz des Zeugnisses erhöht sich durch den Einbezug entsprechend und Widerstände und Misstrauen werden abgebaut.

Wohlwollen und Interesse: an einer weiteren beruflichen Entwicklung werden signalisiert, auch nach dem Weggang des Mitarbeiters, was eine positive Atmosphäre schafft.

Der Arbeitgeber vermeidet: Konflikte, Mehrarbeit durch Korrekturen und Missverständnisse oder gar gerichtliche Klagen, was auch Kosten und Konflikte vermeiden hilft.

Man stösst auf neue Sachverhalte: oder Sichtweisen und vermeidet so Lücken oder falsche Aussagen, die auf das Fortkommen des Mitarbeiters einen negativen Einfluss haben könnten.

Weitere genaue Informationen: aus dem Arbeitsalltag des Mitarbeitenden sind eine zusätzliche Hilfe für aussagekräftige und sich an den praktischen Aufgaben des Beurteilten orientierende Zeugnisse, vor allem was die Tätigkeitsbeschreibungen betrifft.

 


Arbeitshandbuch für die Zeugniserstellung  

Martin Tschumi – Umfang: 325 Seiten – Mit allen Arbeitszeugnissen auch auf CD-ROM
Das in der Schweiz über 11’000 mal verkaufte Buch wird von allen Buchhändlern empfohlen.

Dieses bereits in der 7. Auflage (!) erschienene Buch bietet zahlreiche Arbeitszeugnis-Muster, Zeugnis-Beispiele, Rechtsinformationen, Textbausteine, Arbeitshilfen und Formulare für mehr Sicherheit im Formulieren, Verfassen und Interpretieren von Arbeitszeugnissen.

         Mehr und Leserbewertungen bei hrmbooks.ch

[su_note]Das Buch wird von allen Schweizer Buchhandlungen empfohlen und ist zum Standartwerk geworden.[/su_note]

                          

 

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