Das Home Office hat schön längst keinen Exotenstatus mehr: Zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie nehmen flexible Arbeitszeitmodelle seit Jahren zu. Was es dabei zu beachten gilt, verrät dieser Beitrag.
Einer 2015 veröffentlichten Studie zufolge haben deutlich mehr als die Hälfte aller arbeitstätigen Schweizer die Möglichkeit, mobil oder im Home Office zu arbeiten. Oft damit verbunden ist eine Steigerung der Produktivität. Was aber führt eigentlich dazu – und wie richtet man ein Heimbüro idealer Weise ein?
Auswirkungen der Heimarbeit auf Arbeitnehmer
Die Präsenzpflicht ist zwar immer noch weit verbreitet in zahlreichen Unternehmen. Dennoch setzen zunehmend mehr Firmen auf flexible Arbeitszeitmodelle, die auch das zeitweilige oder vollständige Arbeiten im Home Office beinhalten. Die Arbeitsbedingungen passen sich damit an veränderte Realitäten und Anforderungen der Arbeitnehmer an.
Diese danken eine flexiblere Zeiteinteilung, ein Mehr an Selbstbestimmung und die Verbesserung ihrer Work-Life-Balance in der Regel mit einem höheren Maß an Zufriedenheit, Kreativität, Engagement und Produktivität. Vorausgesetzt, die Mitarbeiter, ihr Arbeitsbereich und die Unternehmenskultur eignen sich grundsätzlich dazu, Aufgaben auch außer Haus und ohne ständige Überwachung durch Vorgesetzte zu erledigen.
Einflussfaktoren für produktives Arbeiten
Damit die Arbeit im Home Office zum Erfolg wird, sollten Heimarbeiter einige Grundregeln beachten, die zum Teil mit dem Arbeitgeber abgestimmt werden müssen, zum Teil auch in Eigenregie eingeführt werden können. Zu den wichtigsten Regeln zählen:
1. Arbeit und Wohnen klar abgrenzen
Das Home Office ist ein Arbeitsplatz und sollte daher klar von Wohn- und Entspannungsbereichen abgetrennt werden. Im Idealfall steht dafür ein separater Raum mit Fenster zur Verfügung. Eine Arbeitsecke sollte eine in sich geschlossene funktionale Einheit bilden und sich auch optisch von den übrigen Einrichtungsgegenständen unterscheiden.
Ein Hilfsmittel zur optischen Abgrenzung des Arbeitsbereiches sind beispielsweise Farben, Pflanzen und Raumtrenner, die sich gleichzeitig positiv auf Konzentration und Produktivität auswirken können. In keinem Fall sinnvoll ist eine kleine Arbeitsecke in stark frequentierten Bereichen einer Wohnung wie etwa eine Nische in Küche oder Flur.
2. In professionelle Ausstattung investieren
Einer der wichtigsten Faktoren für erfolgreiches Arbeiten im Heimbüro ist eine professionelle Ausstattung. Ergonomisch gestaltete, funktionale Büromöbel optimieren die Effizienz am Arbeitsplatz, schaffen eine ruhige, professionelle Arbeitsatmosphäre und helfen dabei, Erkrankungen wie beispielsweise Rückenleiden vorzubeugen.
Kern der Büroausstattung sollte ein guter, individuell einstellbarer Bürostuhl und ein funktionaler, gut beleuchteter Schreibtisch sein. Hier auf herkömmliche Ausstattung aus Einrichtungshäusern oder gar auf ausrangierte ältere Möbel zu setzen wäre grundverkehrt. Zum einen, weil Büroausstattung ganz anderen Belastungen standhält und für intensiven Gebrauch optimiert ist, zum anderen, weil damit das Risiko von Beschwerden am Arbeitsplatz wie beispielsweise Rückenschmerzen, Kopfschmerzen und Verspannungen steigt. Herkömmliche Tische und Stühle bieten in der Regel nicht die Ergonomie und Funktionalität einer professionellen Ausstattung.
Optimal ergänzt wird das Home Office durch Regale und Schränke, welche die vielfältigen Ansprüche an Büromöbel selbstverständlich erfüllen und Aktenordnern ebenso ausreichend Platz bieten wie Hängeregistern, Arbeitsmaterial und Wertsachen. Ebenfalls von großer Bedeutung ist eine zuverlässige, sichere Bürotechnik, die in der Regel einen leistungsfähigen, stabilen Rechner mit Drucker und ein Telefon (möglichst mit eigener Rufnummer), ggf. auch ein Fax umfasst.
3. Planung ist alles
Um im Einklang mit Kollegen und produktiv arbeiten zu können, sollten Abläufe in einem Home Office sehr gut strukturiert werden. Am besten in Abstimmung mit dem Arbeitgeber und wichtigen Kollegen erfolgt eine Monats-, Wochen- und Tagesplanung, die den Arbeitsrhythmus und die Kernarbeitszeiten weitgehend vorgibt.
Die Planung beinhaltet Arbeitsziele und Milestones ebenso wie regelmäßige Meetings, Telefonkonferenzen und größere Pausenzeiten. Eine perfekte Planung bis ins Detail ist dabei in der Regel nicht notwendig. Persönliche Freiräume bleiben trotz Strukturierung der Abläufe weitgehend erhalten. Die Planung hilft dabei, auch bei kreativen Blockaden konzentriert in Blöcken zu arbeiten, was die Produktivität auch ohne Kollegenfeedback steigert.
Rituale helfen dabei, einen regelmäßigen Arbeitsrhythmus zu finden, Aufgaben zügig und fokussiert zu bearbeiten und dennoch nicht den Spaß an der Sache zu verlieren. Als eines der wichtigsten Rituale gilt dabei das Erscheinen am Arbeitsplatz in Büro- bzw. Arbeitskleidung. Mental auf Arbeit zu gehen empfiehlt sich nicht nur bei Kundenkontakt oder Videokonferenzen, es wirkt sich mental auf die Haltung zur Arbeit aus und kann erheblich zur Produktivitätssteigerung beitragen.
Wer morgens nicht auf Kaffee und die Zeitungslektüre bzw. einen schnellen Social Media Check verzichten mag, plant diese Rituale besser vor Arbeitsbeginn oder für eine Pause ein – so kann die Arbeit umgehend beginnen und wird nicht immer weiter hinausgeschoben. Wer unangenehme Termine oder Aufgaben gleich zu Beginn eines Arbeitstages erledigt, hat den Kopf frei für alle weiteren Aufgaben – und mehr Spaß an der Arbeit für den Rest des Tages.
Kleine Rituale wie das nachmittägliche Gassigehen mit dem Hund, ein kurzes Gespräch mit dem Lieblingskollegen oder eine ausgedehnte Mittagspause an der frischen Luft sorgen nicht nur für Entspannung, sie können auch die Produktivität steigern.
5. Präsenz und Kontakt
Eine der wichtigsten Regeln für die Arbeit im Heimbüro ist der intensive Kontakt zu allen wichtigen Ansprechpartnern vom Arbeitgeber über Kollegen bis hin zu Kunden. Wer im Home Office arbeitet, muss meist ein Mehr an Kommunikation leisten, um den Anschluss an den unternehmensinternen Informationsfluss nicht zu verpassen. Regelmäßige Treffen und Feedbacks mit Kollegen und Vorgesetzten erfüllen neben fachlichen auch soziale Zwecke – und helfen natürlich auch dabei, für Vorgesetzte sichtbar zu bleiben. Präsenzzeiten und Präsenztermine im Unternehmen helfen dabei, Arbeitsabläufe zu strukturieren und das Vertrauen in diese Form der Zusammenarbeit zu stärken.
Fazit
Die teilweise oder vollständige Arbeit im Home Office eignet sich sicherlich nicht für alle Positionen und Arbeitsbereiche. Sie setzt in jedem Fall viel Disziplin, Organisationsfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit und planvolles Handeln voraus.
Neben persönlichen Faktoren wird die Produktivität im Home Office aber auch von der richtigen Ausstattung und sinnvollen Verhaltensweisen stark beeinflusst. Wer sich dieser Voraussetzungen bewusst ist, kann im Rahmen seiner selbst gewählten Strukturen relativ selbstbestimmt und nach eigenem Rhythmus arbeiten, was sich in der Regel im Hinblick auf Kreativität und Produktivität auszahlt.
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