Mitarbeiterführung

Stellenbeschreibungen: Planungsschritte und Prozessablauf

Die Planungsvorbereitungen, die involvierten Mitarbeiter und der Aufwand sind weitgehend eine Frage der Unternehmensgrösse, des Stellenwertes von Stellenbeschreibungen, der Unternehmensorganisation und der Phase der Entwicklung von Stellenbeschreibungen.

Also auch, ob diese beispielsweise neu eingeführt, aktualisiert, modernisiert oder Abläufe reorganisiert werden. Üblich ist in der Praxis folgender Ablauf:

  1. Eine Auftaktveranstaltung informiert die Mitarbeiter über Einfüh-rung, bzw. Bedeutung und Nutzen von Stellenbeschreibungen und die Anforderungen an deren Mitarbeit. Die Anwesenheit eines Mitgliedes der Geschäftsleitung unterstreicht die Bedeutung zusätzlich.
  2. Das Human Resource Management übernimmt die Organisation, Information, Kommunikation und Termine und Zuständigkeiten bei Einführung und Entwicklungen von Stellenbeschreibungen.
  3. In einem Führungskräfte-Meeting möglichst aller Beteiligten werden aufeinander abgestimmte Aspekte wie Struktur, Umfänge, Vergleichbarkeit und die Abläufe koordiniert und entschieden.
  4. Vorgesetzter und Stelleninhaber analysieren eine Woche lang aus der Praxis die Tätigkeiten und Teilaufgaben, die Zeitanteile, aktuelle Anforderungen und mehr, aber auch unter Einbezug eines längeren zurückliegenden Zeithorizontes, um die Aktualität sicherzustellen.
  5. Der Erstentwurf mit Gliederungsentscheid und notwendigen Rubriken erfolgt dann durch den Vorgesetzten in Zusammenarbeit mit dem Stelleninhaber und der HR-Abteilung. Dazu ist ein Erfassungsformular hilfreich, um die Struktur sicherzustellen. Bei sprachlich weniger versierten oder kaufmännisch ungeschulten Mitarbeitern kann ein Grobentwurf auch stichwortartig erfolgen.
  6. Dann folgt das Überprüfen des Entwurfes, wiederum koordiniert und überwacht vom Human Resource Management und allenfalls den Abteilungsleitern und darauf das Verfassen der Stellenbeschreibung, allenfalls von der HR-Abteilung.
  7. Eine endgültige Fassung der Stellenbeschreibung und die Korrekturlesung und letzte Überprüfung und Festlegung von Aktualisierungs-Terminen wird ebenfalls vom Human Resource Management übernommen mit Delegation von Teilaufgaben wie Terminierungen.
  8. Die HR-Abteilung, der Vorgesetzte und der Stelleninhaber prüfen die Stellenbeschreibung gemeinsam ein letztes Mal und regeln den nächsten Termin für die Aktualisierung und folgenden Aufgaben.

 


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