Mitarbeiterführung Personalentwicklung

Einsatzbereiche von E-Mails im Personalwesen

E-Mails sind auch im Social Media Zeitalter noch immer das wichtigste und meist genutzte Instrument, bieten auch im HR viele Einsatzbereiche und attraktive Möglichkeiten. Hier Sie einige konkrete Anregungen.

Flankierende Massnahmen

E-Mails können flankierend eingesetzt werden, indem Sie auf einen wichtigen Beitrag in der Mitarbeiterzeitschrift hinweisen, Weiterbildungshinweise im Internet bieten oder die Resultate einer Besprechung nochmals zusammenfassen.

Express-Meldungen

Eine E-Mail kann in fünf Minuten an 2000 Mitarbeiter weltweit versandt werden. Diese Stärke der Schnelligkeit, der Distribution und der Einfachheit sollte öfters genutzt werden, indem man beispielsweise bei Gerüchten oder Krisen sofort reagiert und einen Sachverhalt klar stellen kann.

Bildung von Mitarbeiter-Zielgruppen

In E-Mail-Programmen lassen sich auf einfache Weise Gruppenkontakte bilden. Dies ermöglicht das einfache, automatisierte Versenden von spezifischen Mitteilungen bspw. an bestimmte Kaderstufen, Abteilungen, Filialen, Sparten oder anderen Kriterien.

E-Mails als Mitarbeiterzeitschrift

E-Mails lassen sich mit den heutigen Mitteln der Technik attraktiv gestalten, strukturieren und Inhalte hervorragend archivieren. Deshalb kann es aus Kostengründen oder taktischen Überlegungen (lieber besser und häufiger, dafür weniger aufwendig kommunizieren) durchaus angebracht sein, E-Mails als Mitarbeiterzeitschriften herauszugeben. Eine Mitarbeiterzeitschrift kann auch in Form eines PDF (Adobe-Acrobat Dokumente, die aus jedem Dokument heraus generiert werden können) erstellt und distribuiert werden.

Ergänzung zur Mitarbeiterzeitschrift

Ein wöchentlicher E-Mail-Service, der an alle Mitarbeitende geht, kann eine Ergänzung zur klassischen Mitarbeiterzeitschrift sein, zum Beispiel nur Anreisser, Hinweise und Kurzmeldungen oder Links auf Veranstaltungskalender und eine Agenda für Events und neue Informationen enthalten.

Wissens- und Erfahrungsaustausch

Durch Anreize und Themenvorgaben können Mitarbeiter auch ihre Erfahrungen, neu gewonnenes Wissen und mehr austauschen, wodurch die Kommunikation als ganzes gefördert wird. Dies wird durch die Bequemlichkeit und Einfachheit des Kommunikationskanals E-Mail insgesamt erleichtert.

Updates auf Karriere-Website 

Mitarbeiter können per E-Mail schnell und einfach auf Neuerungen aufmerksam gemacht werden. Bei Vakanzen können auch Mitarbeiter-gewinnen-Mitarbeiter-Aktionen ausgelöst werden. Pressemeldungen zum Unternehmen oder Beurteilungen auf Arbeitgeber-Bewertungsportalen – je nachdem, wie sie ausfallen – sind im Interesse der Mitarbeiterbindung und des Emplyer Brandings ebenfalls interessant.

Social Media-Rundschau

Was geschieht auf Social Media-Plattformen, was findet besondere Beachtung, was sagen Kunden zum Unternehmen, welche Fragen haben Bewerber und Kandidaten, welche Diskussionen finden mit welchen Meinungen statt, was generiert besonders viele Likes und Shares? Früher war es der Pressespiegel, heutzutage kann ein „Social Media-Spiegel“ interessante News liefern.

Kurzbefragungen und Express-Pulsnehmer

E-Mails eignen sich auch als Mini-Befragungen und Pulsnehmer zwischendurch, wenn spontan und schnell ein bis zwei Meinungen von Mitarbeitern zu einem aktuellen Thema erkundet werden sollte. So kann bei einfachen Blitzbefragungen in weniger als einer Stunde die Meinung der gesamten Belegschaft in Erfahrung gebracht werden. Bei grösseren Befragungen eigenen sie sich auch als Reminder. Es gibt spezialisierte Online-Dienstleister für Mitarbeiterbefragungen, wie zum Beispiel easy-feedback.de.

Instrument zum Micro-Learning

Tägliche oder wöchentliche Wissenshäppchen in E-Mail-Form stossen auf Aufmerksamkeit, werden eher gelesen und verarbeitet und können Aktivitäten in der Personalentwicklung begleiten oder vertiefen. Auch ein Newsletter zu neuen Fachzeitschriften, Fachbüchern und Weiterbildungen ist denkbar.

Brainstorming

Selbst zum Brainstorming können E-Mails genutzt werden, damit schnell, spontan und einfach ohne administrativen Aufwand Ideen und Vorschläge eingeholt und Mitarbeiter so aktiviert werden können.

Newsletter-Abonnements

Viele Websites, auch und vor allem Websites mit Lerninhalten, bieten kostenlose E-Mail-Newsletter an, die sich für das kontinuierliche, aktuelle und einfache Lernen hervorragend eigenen. Solche Newsletter können neue Webseiten, aktuelle Nachrichten zum Lernthema, neue Expertenkenntnisse, neue Fachforen und mehr sein. Newsletter haben den Vorteil, dass sie archiviert werden können und so immer Zugriff auf benötigtes Wissen und auch die Einbindung in vorhandene Dokumente oder Lerntagebücher und Blogs einfach und problemlos ermöglichen.

Trackingmethoden und Analysen geben auch Aufschlüsse, wie häufig E-Mails aufgerufen werden, welche Beiträge spezielle Beachtung finden und mehr.


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